Pratique

Comment organiser une journée de tri des archives au bureau ?

23 mai 2026 · 7 min de lecture · DeSnipperaar

Une journée de tri des archives est une corvée interne très prisée et, en même temps, un moment redouté. Tout le monde veut participer, personne ne sait quoi jeter, le chaos s'installe en moins d'une heure et, en fin de journée, il reste un tas de cartons au statut flou. Voici comment l'aborder autrement. De façon structurée, efficace, avec une preuve de clôture à la fin.

Deux semaines avant la journée de tri

Étape 1 : définir le périmètre

• Quels services, quelles armoires, quelle année de dossiers ?
• Objectif. Uniquement les archives de plus de 7 ans, ou aussi les armoires de travail des projets en cours ?
• Avec le matériel (HDD, clés USB, vieux téléphones) ou du papier seulement ?

Étape 2 : les délais de conservation sur la table

Imprimez la fiche pratique des délais de conservation RGPD et affichez-la dans la salle de travail. Pour la plupart des documents :

• Fiscal et comptabilité : 7 ans.
• Dossier RH général : 2 ans après le départ.
• Administration des salaires : 5 ans.
• Correspondance client sans portée fiscale : 2 à 3 ans.

Pour les délais propres à un secteur, voyez la fiche pratique ou nos articles sectoriels.

Étape 3 : demander un devis

Estimez grossièrement. Nombre d'armoires, de cartons ou de mètres linéaires. Lisez combien de papier contient une armoire de classeurs pour les conversions. Nous facturons ensuite sur le poids réel. L'estimation sert au devis.

Étape 4 : réserver une date

Pour la destruction mobile, réservez deux semaines à l'avance. De préférence un vendredi ou le dernier jour du mois, car vous combinez alors avec des moments de clôture naturels.

Une semaine avant la journée de tri

Étape 5 : communiquer à l'équipe

Envoyez un seul e-mail clair aux personnes concernées :

• Ce que nous allons ranger, et ce que nous ne rangeons pas.
• Quels délais de conservation font foi.
• Ce que chaque collaborateur doit faire ce matin-là.
• Le point de collecte central pour le matériel à détruire.
• Ce qui ne fait PAS partie du tri. Dossiers en cours, éléments au statut inconnu, documents dignes d'archivage.

Étape 6 : préparer le point de collecte

• Une salle de travail ou un couloir avec assez d'espace au sol.
• Disposez des cartons de déménagement ou des cartons scellés (nous pouvons les livrer sur demande).
• Chariot ou diable pour les classeurs lourds.
• Sac ou carton distinct pour le matériel (USB, HDD, optique).
• Sac distinct pour les piles.

Étape 7 : passer en revue la pile des doutes

Demandez aux collaborateurs de mettre de côté les documents dont ils ne sont pas sûrs. Une personne (responsable archives ou conformité) passe cette pile en revue la veille du tri. Lisez ce sujet dans la clôture des archives prête pour l'audit.

La journée de tri elle-même

Étape 8 : matinée (08:30-12:00)

• Chaque équipe travaille sur ses propres armoires.
• Les classeurs sont vidés. Le papier dans le carton, la couverture du classeur à part.
• Le matériel à part dans un sac ou un carton marqué.
• Fermez les cartons et déposez-les au point de collecte.

Étape 9 : après-midi (12:00-15:00)

• Le camion mobile arrive.
• L'opérateur se présente et montre comment fonctionne la déchiqueteuse.
• Les cartons sont basculés un à un dans la trémie, avec confirmation visuelle.
• Le flux de matériel à part dans la déchiqueteuse E.

Étape 10 : clôture (15:00-16:00)

• L'opérateur remet le certificat.
• Un bref tour du bureau pour récupérer les cartons oubliés.
• Le camion repart avec un compacteur scellé.

Après la journée de tri

Étape 11 : documentation

• Scannez le certificat dans les archives de conformité.
• Mettez à jour le registre des traitements. Délais de conservation appliqués à cette date.
• Communiquez le succès à l'équipe (bilan final. X kg, Y cartons, Z matériels).

Étape 12 : planifier la suivante

Un tri ponctuel, c'est bien. Un rythme, c'est mieux. Planifiez le prochain tri 12 mois plus tard, après la clôture de l'exercice. Le comptable aura alors terminé son travail et vous pourrez laisser partir l'année la plus ancienne sans risque fiscal.

Les organisations les mieux organisées ont une journée de tri par an dans l'agenda, pas une tous les trois ans dans la panique.

Erreurs fréquentes

1. Aucun périmètre défini à l'avance. Chacun sait ce qu'il jette, personne ne sait ce que jettent les voisins.
2. Trop de monde dans une même salle. Les petites équipes travaillent plus efficacement.
3. Le matériel mélangé au papier. Les clés USB finissent alors dans le destructeur de papier où elles ne sont pas correctement traitées. Lisez ce qui n'a pas sa place dans le conteneur à papier.
4. Aucun certificat demandé. Sans preuve, il n'y a pas de destruction.
5. Du matériel digne d'archivage jeté trop vite. Gardez la pile des doutes à part.

Conseils pour les grandes organisations

Pour plus de 100 collaborateurs, un tri échelonné fonctionne mieux qu'une seule grande journée :

• Par service, une matinée à lui dans la même semaine.
• Dépôt central dans une salle scellée.
• Camion mobile le dernier vendredi pour évacuer l'accumulation de la semaine.

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