Commerce

Stations-service : detruire les donnees clients

27 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Une station-service traite plus de donnees personnelles qu'une pompe et une caisse ne le laissent croire. Numeros de carte carburant et de carte client, programmes de fidelite et d'epargne, tickets sur papier thermique, images de videosurveillance aux pompes, donnees de paiement et de transaction et dossiers de votre personnel passent tous par l'administration. Une partie releve de l'obligation fiscale, une partie doit etre conservee le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.

La reponse rapide : les donnees de transaction et de paiement relevent des sept ans fiscaux. Les donnees de fidelite et de carte client se conservent tant que le programme dure. Les images de videosurveillance se conservent environ quatre semaines. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat comme preuve.

Quelles donnees passent par une station-service

A premiere vue, une station-service est un lieu de carburant et une boutique, mais derriere le comptoir se trouve un ensemble de donnees personnelles. Pour le client professionnel, il s'agit de cartes carburant et de cartes client liees a une plaque, un salarie ou une entreprise. Pour le particulier, il s'agit de donnees de paiement, de points d'epargne et de tickets. Autour du site, des cameras enregistrent plaques et visages. En interne, vous detenez des dossiers du personnel avec tout ce qu'un employeur conserve.

Traitez donc ces volumes separement. Un releve de transaction que vous devez conserver a des fins fiscales n'a pas le meme statut qu'une ancienne demande de carte client ou une pile de tickets. En faisant cette distinction, vous conservez exactement ce qu'il faut et eliminez le reste a temps.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de la fin du contrat ou de la transaction.

Partie	Point de depart	Delai
Donnees de transaction et de paiement	Obligation fiscale	7 ans
Donnees de carte carburant et de facturation	Contrat et fiscal	duree + 7 ans
Programme de fidelite et d'epargne	Lie a la finalite	tant que l'adhesion dure
Tickets sur papier thermique	Sans obligation propre	eliminer apres reglement
Images de videosurveillance aux pompes	Limitation de conservation	environ 4 semaines
Donnees du personnel	Delais RGPD propres	selon la partie

Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement de votre situation. En cas de doute, consultez votre comptable ou votre conseil en protection des donnees. Un apercu complet par type de document est dans l'aide-memoire des delais de conservation RGPD et pour la maison dans combien de temps conserver des documents.

Donnees de carte carburant et de carte client

Une carte carburant relie un plein a une entreprise, un salarie ou une plaque. Cela construit une image riche de ou et quand une personne fait le plein. Tant que le contrat dure et que vous devez pouvoir justifier la facturation, vous conservez ces donnees. Une fois le contrat de carte carburant termine et le delai fiscal ecoule, la base disparait et vous eliminez les formulaires de demande, les mandats et les anciens releves. Ne conservez pas des piles d'anciennes cartes et de formulaires parce qu'ils pourraient un jour servir, car ce n'est pas une base valable.

Programmes de fidelite et d'epargne

Les programmes de fidelite et d'epargne enregistrent le comportement d'achat, lie a un nom, une adresse e-mail ou un numero de carte. C'est precieux pour votre marketing, mais cela reste des donnees personnelles avec une finalite. Conservez les donnees tant que l'adhesion est active et que la finalite existe. Des qu'un membre arrete ou que le programme s'endort, la base disparait et vous eliminez les donnees. Un ancien formulaire papier avec nom et signature va avec le papier confidentiel, pas dans le bac a papier.

Tickets et papier thermique

Les tickets paraissent anodins, mais une partie de votre propre comptabilite et parfois des donnees clients y figurent. Le papier thermique demande en outre de l'attention car il n'a pas sa place dans tous les flux de papier. Un simple ticket sans fonction fiscale s'elimine apres reglement. Les copies de tickets de transaction qui appartiennent a votre comptabilite de caisse se conservent dans le delai fiscal. La facon de gerer tickets et papier thermique est dans papier thermique, tickets de caisse et cartes d'embarquement.

Images de videosurveillance aux pompes

Presque chaque station-service a des cameras aux pompes, a la boutique et a la caisse. Ces images sont des donnees personnelles, car elles enregistrent plaques et visages. Le RGPD demande un delai de conservation court, en pratique environ quatre semaines, sauf si un incident ou une enquete pour fraude au carburant justifie une conservation plus longue. Ensuite les images sont ecrasees ou effacees. Lorsqu'un ancien enregistreur ou un disque dur sort du placard, il doit etre physiquement detruit et non depose avec les encombrants. Plus a ce sujet dans images de videosurveillance : conservation et destruction.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en transactions, cartes carburant, fidelite, tickets, images et personnel.
2. Conservez la comptabilite fiscale pendant les sept ans.
3. Eliminez les donnees de carte carburant et de fidelite des que le contrat ou le programme s'arrete.
4. Reglez les images de videosurveillance sur un delai court et effacez-les ensuite.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les donnees clients d'une station-service sont detruites en confiance, car elles contiennent des donnees de paiement, de plaque et parfois d'identite. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur de caisse, un enregistreur ou une sauvegarde contenant des donnees de transaction en fait aussi partie. La facon dont une boutique en ligne ou un commerce gere cela est comparable a ce que vous lisez dans boutique en ligne : detruire les donnees clients.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Conserver d'anciens formulaires de carte carburant. Apres le contrat et le delai fiscal, la finalite disparait.
• Garder les donnees de fidelite indefiniment. Sans adhesion active, il n'y a pas de base.
• Jeter les tickets avec les dechets ordinaires de la boutique. Donnees de paiement et clients vont a part.
• Conserver les images de videosurveillance trop longtemps. Un delai court est la norme, pas des mois.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps une station-service conserve-t-elle les donnees de carte carburant et de transaction ?

Les donnees de transaction et de paiement relevent de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Les donnees de carte carburant necessaires a la facturation se conservent aussi longtemps. Les autres donnees clients ne se conservent pas plus longtemps que necessaire au reglement et au contrat.

Puis-je conserver les donnees de fidelite et de carte client indefiniment ?

Non. Les donnees de fidelite et d'epargne se conservent tant que l'adhesion dure et que la finalite est active. Des que le client arrete ou que le programme est inactif, la base disparait et vous eliminez les donnees.

Combien de temps conserver les images de videosurveillance aux pompes ?

Les images de securite ordinaires se conservent environ quatre semaines, sauf si un incident ou une enquete justifie une conservation plus longue. Ensuite les images sont ecrasees ou effacees et le disque dur physiquement detruit lors de la mise au rebut.

Comment detruire les donnees clients d'une station-service conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.

Conclusion

Une station-service travaille avec des donnees de paiement, de plaque et de client, des cartes carburant et programmes de fidelite aux tickets et images de videosurveillance. Conservez la comptabilite fiscale sept ans, eliminez les donnees de carte carburant et de fidelite des que la finalite disparait et ne conservez les images de videosurveillance que brievement. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous protegez les donnees de vos clients et de votre personnel et respectez le RGPD.

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