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Services de coursier : detruire les donnees de livraison

27 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Un service de coursier traite les donnees de chaque destinataire et expediteur. Nom et adresse sur l'etiquette colis, un numero de telephone pour le rendez-vous de livraison, une signature sur la preuve de livraison, adresses de retour, listes de tournee et donnees de trajet de vos coursiers. Une petite partie releve de l'obligation fiscale, la plus grande partie doit etre conservee le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.

La reponse courte est la suivante. Les donnees de livraison et d'adresse ne se conservent pas plus longtemps que necessaire a la livraison et a son reglement. La facturation releve a part des sept ans fiscaux. Les preuves de livraison servent de preuve jusqu'au reglement de la mission. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Deux cadres, preuve de livraison et RGPD

Dans un service de coursier, deux interets se croisent. Vous voulez pouvoir demontrer qu'un colis a ete livre, donc vous conservez une preuve de livraison avec signature ou photo. En meme temps s'applique le RGPD, qui exige de ne pas conserver les donnees personnelles plus longtemps que necessaire. L'interet probatoire fixe la duree pendant laquelle vous conservez raisonnablement une preuve de livraison, le RGPD impose de ne pas laisser trainer le reste indefiniment.

Traitez donc les donnees par type. Une etiquette colis avec nom et adresse n'a pas le meme statut qu'une facture ou une liste de tournee d'un coursier. En faisant cette distinction, vous conservez exactement le necessaire et eliminez le reste a temps. Vous gardez ainsi petite la montagne de donnees d'adresse que vous accumuleriez sans le remarquer.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir du moment ou la livraison est reglee.

Partie	Point de depart	Delai
Facturation et comptabilite	Obligation fiscale	7 ans
Preuves de livraison et signatures	Preuve de la remise	jusqu'au reglement
Donnees de livraison et d'adresse	Le plus limite possible	parties apres reglement
Etiquettes colis et adresses de retour	Lie a la finalite	juste apres traitement
Donnees de trajet et de tournee	Lie a la finalite, en partie fiscal	le plus brievement possible
Correspondance et brouillons	Sans obligation	eliminer aussitot

Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement de vos accords avec les donneurs d'ordre. En cas de doute, consultez votre conseil en protection des donnees. Le volet fiscal est dans combien de temps conserver les documents et la liste complete par type dans l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

Preuves de livraison et signatures

Une preuve de livraison avec signature ou photo est votre preuve qu'un colis a ete remis. Cette preuve a de la valeur jusqu'a ce que la mission soit reglee et que le delai de reclamation soit passe. Tant qu'un destinataire peut affirmer qu'un colis n'est pas arrive, vous voulez pouvoir montrer la preuve. Ensuite la finalite disparait et la preuve de livraison rejoint les donnees qui peuvent partir.

Attention au lien avec la comptabilite. Si une preuve de livraison est jointe a une facture ou fait partie de la comptabilite, elle suit le delai fiscal de sept ans. Si elle est isolee, le reglement de la mission est determinant. Ne conservez jamais une signature ou une photo de remise plus longtemps que l'une de ces bases ne le justifie.

Limiter les donnees de livraison, d'adresse et de retour

Les etiquettes colis, autocollants de retour et listes de tournee contiennent le nom, l'adresse et souvent un numero de telephone ou de commande du destinataire. Ce sont des donnees personnelles, meme s'il ne s'agit que d'un autocollant. Un defaut d'impression, une etiquette annulee ou une adresse de retour que vous imprimez ne va donc pas au bac a papier mais dans le volume confidentiel. Une seule etiquette parait anodine, mais un bac plein forme un fichier d'adresses qui, dans la rue, est une violation de donnees.

Rassemblez les etiquettes isolees, listes d'impression et documents de retour dans un conteneur ferme, a l'ecart des dechets ordinaires. Eliminez-les des que la livraison est reglee. Vous evitez ainsi de gerer un stock de donnees d'adresse dont vous n'avez plus de finalite.

Donnees de trajet et de tournee de vos coursiers

Au-dela des donnees des destinataires, vous traitez aussi des donnees sur vos propres coursiers. Listes de tournee, donnees d'itineraire, donnees GPS et telematiques et donnees de scan par arret sont des donnees personnelles du chauffeur. Elles relevent de la gestion de l'entreprise, mais la limitation de conservation s'applique ici aussi. Conservez-les tant que vous en avez besoin pour la planification, le controle ou une base fiscale, puis eliminez-les de facon structuree. La maniere de gerer ces donnees de flotte est expliquee dans donnees des chauffeurs et RGPD dans votre flotte.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en comptabilite, preuves de livraison, donnees d'adresse et donnees de coursier.
2. Limitez les donnees d'adresse a ce dont vous avez besoin pour la livraison.
3. Conservez les preuves de livraison jusqu'au reglement de la mission ou au delai fiscal.
4. Eliminez etiquettes et documents de retour des que la livraison est faite.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les donnees de livraison sont detruites en confiance, car elles contiennent le nom, l'adresse et les coordonnees de vos destinataires. Le papier, les etiquettes et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien scanner, un terminal portable ou une sauvegarde contenant des donnees de livraison en fait aussi partie. Les documents a caractere CMR ou de transport suivent la meme ligne, comme decrit dans detruire les documents de transport apres la conservation et l'apercu plus large logistique et transport, lettres de voiture et CMR.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Conserver les donnees d'adresse indefiniment. Apres le reglement, la base disparait.
• Jeter etiquettes et autocollants de retour au bac a papier. Ils vont dans le volume confidentiel.
• Conserver les preuves de livraison trop longtemps. Apres le delai de reclamation, elles n'ont plus de finalite.
• Oublier les donnees de coursier. Les donnees de trajet et de tournee relevent aussi du RGPD.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps un service de coursier peut-il conserver les donnees de livraison et d'adresse ?

Pas plus longtemps que necessaire a la livraison et a son reglement. Des que le colis est livre et qu'aucune reclamation ou question de suivi n'est en cours, la base disparait et vous eliminez les donnees d'adresse. La facturation releve a part de l'obligation fiscale de conservation de sept ans.

Combien de temps conserver les preuves de livraison et les signatures ?

Une preuve de livraison avec signature sert de preuve de la remise et se conserve jusqu'a ce que la mission soit reglee et que le delai de reclamation soit passe. Si la preuve est jointe a la facture, le delai fiscal s'applique. Ensuite elle n'a plus de finalite.

Les etiquettes colis et adresses de retour relevent-elles du RGPD ?

Oui. Une etiquette colis contient le nom, l'adresse et souvent un numero de telephone ou de commande du destinataire, et ce sont des donnees personnelles. Les etiquettes isolees, autocollants de retour et defauts d'impression ne vont pas au bac a papier mais dans le volume confidentiel.

Comment detruire les donnees de livraison conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Papier, etiquettes et supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.

Conclusion

Un service de coursier travaille avec les donnees d'adresse, de contact et de preuve de chaque destinataire, entre un interet probatoire et le RGPD. Conservez les preuves de livraison jusqu'au reglement, conservez la comptabilite sept ans et limitez les donnees d'adresse a ce que la livraison exige. Etiquettes, documents de retour et donnees de coursier s'eliminent des que la finalite est passee. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez les deux interets et protegez les donnees de vos destinataires.

A lire aussi : autocaristes : detruire les donnees des passagers, carrosseries : detruire les donnees clients, stations-service : detruire les donnees clients et l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

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