Logistique

Détruire les documents de transport après la conservation : CMR, lettres de voiture et tachygraphe

8 juillet 2026 · 12 min de lecture · DeSnipperaar

Un transporteur ou un commissionnaire rassemble une épaisse pile de papier à chaque trajet. Lettres de voiture CMR, listes de colisage, bons de livraison, données de tachygraphe, tickets de carburant et de péage et documents ADR. Beaucoup doivent être gardés des années, mais une fois le délai passé, tout cela doit être détruit de façon confidentielle. Ces documents portent des données personnelles de chauffeurs, de clients et de destinataires.

Vous voulez vérifier rapidement si vos archives de transport sont en ordre ? Pouvez-vous répondre oui à chacune de ces questions ?

Savez-vous, par type de document, combien de temps vous devez le garder ?
Avez-vous des cartons de lettres de voiture de plus de sept ans ?
Vos vieux documents de transport partent-ils de façon confidentielle et non dans la poubelle à papier ordinaire ?
Recevez-vous un certificat de destruction pour votre administration ?
Avez-vous un moment fixe dans l'année où vous nettoyez les archives ?

Si vous hésitez sur l'un de ces points, les sections ci-dessous montrent quels documents une entreprise de transport conserve, combien de temps chaque type doit être gardé et comment tout faire détruire de façon confidentielle après le délai.

Quels documents un transporteur ou un commissionnaire conserve-t-il ?

Le flux de papier dans le transport et la logistique est important et varié. Par expédition naissent vite plusieurs documents : une lettre de voiture CMR pour le transport routier international, une lettre de voiture nationale, une liste de colisage, un bon de livraison avec signature et parfois un bon de retour. À cela s'ajoute l'administration autour du véhicule et du chauffeur : données de tachygraphe, relevés des temps de conduite et de repos, tickets de carburant et de péage et papiers ADR. Les commissionnaires y ajoutent des documents de douane et de transit. Tous finissent dans un classeur ou un carton, où ils restent des années. Qui veut garder une vue d'ensemble regarde d'abord le cadre plus large dans logistique et transport : lettres de voiture, CMR et archives.

Pourquoi le papier de transport doit être détruit de façon confidentielle

Beaucoup d'entrepreneurs pensent que les lettres de voiture et les bons sont juste du vieux papier. C'est faux. Une CMR porte le nom et l'adresse du destinataire, souvent avec une signature pour réception. Les bons de livraison portent des signatures de clients. Les données de tachygraphe et les temps de conduite et de repos sont directement rattachables à un chauffeur individuel. Ce sont toutes des données personnelles au sens du RGPD. Ce papier n'a donc pas sa place dans la poubelle à papier ouverte posée des jours dans la rue, mais dans une chaîne de destruction fermée. Une lettre de voiture abandonnée est une fuite de données en devenir. Plus sur l'approche des données personnelles dans l'aperçu sur la destruction de données.

D'abord le délai de conservation, puis la destruction

La destruction commence par savoir ce qui peut partir. Certains documents de transport doivent justement être conservés, car ils font partie de votre administration. Le fisc exige que l'administration de base soit gardée sept ans. Une lettre de voiture est, sur le plan fiscal, la justification d'une transaction, donc elle relève de ce délai. Ce n'est qu'une fois les sept ans passés que le document peut partir. Pour d'autres types, des délais propres s'appliquent, parfois plus courts, parfois liés à un règlement. Vérifiez donc toujours par catégorie quel est le délai avant de jeter quoi que ce soit. Le contexte de la règle des sept ans figure dans l'obligation fiscale de conservation de 7 ans.

Délais de conservation par type de document

Le tableau suivant présente les délais courants. Le délai fiscal de sept ans est en pratique souvent déterminant, car c'est le plus long et le document reste donc de toute façon dans l'armoire.

Type de document	Délai de conservation	Fondement
Lettre de voiture CMR	7 ans	Fiscal (1 an responsabilité CMR)
Lettre de voiture nationale	7 ans	Fiscal
Liste de colisage	7 ans	Fiscal
Bon de livraison avec signature	7 ans	Fiscal et preuve de livraison
Données de tachygraphe	1 an (UE), 2 ans pratique NL	Règlement UE 165/2014
Relevés temps de conduite et repos	2 ans	Règles du temps de travail
Tickets de carburant et de péage	7 ans	Fiscal
Documents ADR par expédition	5 ans	Règles marchandises dangereuses
Documents de douane et de transit	7 ans	Code des douanes de l'Union
Dossier chauffeur (paie)	7 ans après départ	Fiscal et administration de la paie

Les lettres de voiture CMR et le délai fiscal

La lettre de voiture CMR est le document de transport le plus connu, mais aussi le plus déroutant quant au délai. La convention CMR connaît un délai de responsabilité d'un an pour les réclamations sur une expédition. Cela ne signifie pas que vous pouvez jeter la lettre après un an. Sur le plan fiscal, la lettre de voiture est en effet une pièce justificative liée à la facture, donc elle reste soumise à la règle des sept ans. En pratique, vous gardez donc la CMR sept ans et ne la détruisez qu'ensuite. Ce qu'est exactement une lettre de voiture CMR figure dans l'explication sur la lettre de voiture CMR expliquée. Comme le destinataire avec signature figure sur la lettre, elle part de façon confidentielle après le délai.

Lettres de voiture, listes de colisage et bons de livraison

Outre la CMR, le transport national connaît la lettre de voiture ordinaire, la liste de colisage et le bon de livraison. Sur le plan fiscal, ils relèvent de la même règle des sept ans que le reste de l'administration. Le bon de livraison est particulièrement sensible, car il porte souvent une signature du destinataire comme preuve de livraison. Une signature avec un nom est une donnée personnelle. Une pile de vieux bons jetée avec le vieux papier forme donc un risque réel. Regroupez ces documents par année et remettez-les après sept ans pour une destruction confidentielle.

Données de tachygraphe et temps de conduite et de repos

Le tachygraphe enregistre quand un chauffeur conduit et se repose. Ces données sont directement rattachables à une personne, donc ce sont des données personnelles. Le règlement européen 165/2014 demande une conservation d'au moins un an. Dans la pratique néerlandaise, beaucoup d'entreprises gardent deux ans, à cause des contrôles des temps de travail et de repos. Si vous imprimez les données ou conservez des relevés sur papier, un flux naît qui doit partir de façon confidentielle après le délai. Ne jetez jamais les impressions telles quelles, car elles montrent précisément où un chauffeur était et quand.

Relevés de carburant et de péage

Les tickets de carburant, les relevés de cartes carburant et les relevés de péage relèvent de l'administration des coûts du parc et de la règle fiscale des sept ans. À première vue, ce sont des tickets neutres, mais combinés à une plaque et à un chauffeur, ils racontent où un véhicule est passé et quand. Cela les rend aussi rattachables à une personne. Après sept ans, ils peuvent partir. Comme ils se trouvent parmi les autres pièces financières, prenez-les dans le même nettoyage annuel que le reste des archives.

Documents ADR pour marchandises dangereuses

Si vous transportez des marchandises dangereuses, des documents ADR naissent par expédition, plus les instructions associées. Les règles demandent généralement une conservation de cinq ans pour l'administration des expéditions. Ces documents contiennent des données sur le chargement, l'itinéraire et le chauffeur concerné. Après cinq ans, ils peuvent partir, sauf raison fiscale de les garder plus longtemps. Gardez-les à part dans vos archives, pour voir vite au nettoyage annuel quel jeu a dépassé son délai. Ils partent aussi de façon confidentielle.

Documents de douane et de transit

Les commissionnaires et transporteurs internationaux ont une couche de papier supplémentaire : déclarations en douane, documents de transit et certificats d'origine. Sous le Code des douanes de l'Union, un délai de conservation de sept ans s'applique aux documents douaniers. Ces documents contiennent des données d'entreprise et personnelles de l'expéditeur et du destinataire. Gardez-les dans un dossier séparé, car le parcours est distinct de l'administration de fret ordinaire. Comment conserver et nettoyer cette catégorie après le délai figure dans l'article sur les documents de douane et de transit. Après sept ans, ils partent dans le même enlèvement confidentiel que le reste.

Données personnelles des chauffeurs sur les documents

Un fil rouge à travers tous ces documents est le chauffeur. Son nom figure sur les lettres de voiture, sa signature sur les bons de livraison, ses temps de conduite et de repos dans le tachygraphe et parfois une copie de son permis dans le dossier du personnel. Une copie de permis peut contenir un numéro d'identité, particulièrement sensible. De ce fait, toutes les archives de transport sont imprégnées de données personnelles, même quand il s'agit à première vue de tickets arides. Cela fait de la destruction confidentielle après le délai non un luxe mais une obligation. Comment vous traitez ces données dans le parc figure dans l'article sur les données des chauffeurs et le RGPD dans la flotte.

Comment faire détruire les documents de transport de façon confidentielle ?

Une fois le délai passé, le papier part dans une chaîne fermée. Nous l'enlevons scellé à votre terminal ou à votre bureau et le détruisons au bon niveau DIN. La chaîne de l'enlèvement à la destruction reste fermée, pour qu'il n'y ait aucun moment où une lettre de voiture s'égare. L'enlèvement a lieu dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de déplacement. Au-delà, nous travaillons à l'échelle nationale avec des tournées d'enlèvement groupées à prix fixe, pour qu'une entreprise de transport plus éloignée puisse aussi être servie. Nous venons uniquement sur rendez-vous et n'avons pas d'accueil sans rendez-vous. Vous êtes ainsi sûr que vos archives n'atterrissent pas dans un conteneur ouvert mais dans une destruction maîtrisée.

Le bon niveau DIN pour le papier de transport

La finesse du broyage est fixée par la norme DIN 66399. Pour les documents de transport avec données personnelles, le P-4 est le point de départ. S'il y a un numéro d'identité sur une copie de permis ou s'il s'agit de données particulières, le P-5 est adapté.

Niveau	Taille des particules	Adapté à
P-2	Bandes	Imprimés généraux sans données
P-4	Petites particules	Lettres de voiture, bons et impressions de tachygraphe
P-5	Très petites particules	Numéros d'identité sur copies de permis et données particulières

Le niveau appliqué figure sur le certificat, pour que vous puissiez montrer qu'il était adapté à la sensibilité des documents.

Le certificat comme preuve

Après la destruction, vous recevez un certificat de destruction. Y figurent la date, la quantité et le niveau DIN appliqué. Ce document est votre preuve que l'administration de transport a été nettoyée proprement après le délai de conservation. Lors d'un contrôle fiscal ou d'une question d'un client, vous pouvez montrer aussitôt ce qui s'est passé. Conservez le certificat en numérique avec votre registre des traitements, pour le retrouver vite. Ce qui doit figurer exactement sur un tel certificat figure dans l'explication sur le certificat de destruction. Détruire une lettre de voiture sans preuve laisse un trou dans votre administration.

Combien coûte la destruction d'archives de transport ?

Vous payez un prix fixe par carton ou roll conteneur, à partir d'environ 30 euros pour le premier carton. Le certificat est compris. Si vous avez des supports de données comme de vieux ordinateurs de bord ou un serveur amorti du système de gestion du transport, nous les réglons à la pièce, avec enregistrement des numéros de série. Dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam, il n'y a pas de frais de déplacement. La composition complète du prix et un exemple chiffré pour des archives plus grandes figurent dans l'article sur le coût de la destruction d'archives. Pour une entreprise de transport avec des années de lettres de voiture, le coût d'un nettoyage reste clair.

Un nettoyage annuel fixe

Cela fonctionne le mieux si vous liez le nettoyage à un moment fixe de l'année, par exemple après la clôture annuelle. Vous évaluez alors quels cartons ont dépassé leur délai, les remettez dans un enlèvement et archivez le certificat. Ainsi, année après année, vous construisez une ligne de preuves propre et les archives ne grandissent pas sans fin. Pour un commissionnaire avec beaucoup de papier douanier, il vaut la peine de faire coïncider cela avec le contrôle des déclarations. Une tournée fixe évite que de vieilles lettres de voiture restent des années dans un grenier ou dans un conteneur maritime sur le terrain.

Conseils pratiques

Regroupez par année civile pour voir d'un coup d'œil quels cartons ont dépassé leur délai.
Gardez le papier douanier à part de l'administration de fret ordinaire.
Ne jetez jamais les impressions de tachygraphe en vrac, car ce sont des données personnelles.
Demandez toujours un certificat avec date et niveau DIN.
Planifiez une tournée annuelle fixe après la clôture annuelle.

Nettoyer vos archives de transport en 4 étapes

Inventoriez par année combien de cartons et quels types de documents vous avez.
Déterminez le délai par catégorie et mettez à part ce qui a plus de sept ans.
Faites enlever scellé et détruire au DIN P-4 ou P-5.
Conservez le certificat avec votre registre des traitements.

Erreurs fréquentes

Jeter la CMR après un an. Sur le plan fiscal, la lettre de voiture reste soumise à l'obligation de sept ans.
Des bons dans la poubelle à papier ouverte. Avec signatures et noms, c'est une fuite de données en devenir.
Pas de preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas montrer que les archives ont été nettoyées.
Conserver sans fin. Garder plus longtemps que nécessaire est contraire à la limitation de la conservation.

Faire détruire vos archives de transport avec certificat ?

Indiquez ce que vous avez et vous obtenez un prix fixe. Nous l'enlevons scellé, le détruisons au bon niveau DIN et vous recevez un certificat adapté à votre administration fiscale et CMR. Pas de frais de déplacement dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam.

Demander un devis

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il conserver les lettres de voiture CMR ?

Le délai de responsabilité CMR est de 1 an, mais sur le plan fiscal la lettre de voiture relève de l'obligation de conservation de 7 ans. Gardez-la donc 7 ans et détruisez-la ensuite de façon confidentielle.

Les documents de transport peuvent-ils aller dans la poubelle à papier ordinaire ?

Non. Les CMR, bons de livraison et données de tachygraphe portent des données personnelles de chauffeurs et de destinataires, donc une destruction confidentielle est nécessaire plutôt que la poubelle à papier ouverte.

À quel niveau DIN les documents de transport sont-ils détruits ?

Les documents avec données personnelles sont détruits au DIN P-4. Pour un numéro d'identité sur une copie de permis ou des données particulières, le P-5 est adapté.

Est-ce que je reçois un certificat de destruction ?

Oui. Par enlèvement, vous recevez un certificat avec la date, la quantité et le niveau DIN, adapté à votre administration fiscale et CMR.

Conclusion

Une entreprise de transport fonctionne sur du papier rempli de données personnelles, des lettres de voiture et bons de livraison aux impressions de tachygraphe et déclarations en douane. La plupart des documents restent sept ans en raison de l'obligation fiscale, tandis que les données de tachygraphe et les papiers ADR ont leurs propres délais. Une fois le délai passé, le papier ne va pas dans la poubelle ouverte mais dans une chaîne de destruction fermée, au DIN P-4 ou P-5, avec un certificat comme preuve. Liez le nettoyage à un moment fixe de l'année et vous gardez vos archives réduites et votre administration démontrable en ordre.

Archives de transport à nettoyer ? Demandez un devis via desnipperaar.nl. Vous recevez un certificat comme preuve.

Guides sectoriels associes : Entreprises de taxi : detruire les donnees de courses.

Guides connexes : Services de coursier : detruire les donnees de livraison.