Logistique et transport : lettres de voiture, CMR et destruction d'archives
Un transporteur produit un flux de papier par voyage. Lettres de voiture CMR, bons de palette, bons de retour, documents douaniers, manifestes de chargement. À cela s'ajoutent les dossiers de chauffeurs, les contrats de leasing des camions, les permis ADR, les données de tachygraphe. Le régime est un mélange de fiscal, de droit civil, de CMR et de RGPD. Cet article expose les délais de conservation.
Les régimes pertinents
- AWR / fiscal : 7 ans pour l'administration.
- CMR (convention de transport routier) : 1 an pour les réclamations sur un envoi, prolongé à 3 ans en cas de faute lourde.
- Conventions douanières : 7 ans pour les documents douaniers (DGV/AGS).
- ADR (marchandises dangereuses) : 5 ans pour les comptes rendus d'incident.
- Données de tachygraphe : au moins 1 an (règlement UE 165/2014), la pratique néerlandaise souvent 2 ans.
- RGPD : dossiers de chauffeurs et fichiers clients selon les délais généraux.
Délais de conservation par catégorie
| Catégorie | Délai |
|---|---|
| Lettre de voiture CMR | 1 an (CMR), 7 ans (fiscal) |
| Bon de livraison et de retour | 5 ans |
| Déclaration en douane (T1, T2, EUR.1) | 7 ans |
| Permis ADR par envoi | 5 ans |
| Données de tachygraphe | 1 an (UE), 2 ans (pratique NL) |
| Dossier de chauffeur (heures de conduite) | 2 ans |
| Fichiers clients et commandes | 7 ans (fiscal) |
| Contrats de leasing des camions | 7 ans après la fin du leasing |
| Images des caméras de chargement/déchargement | 4 semaines |
Le délai fiscal le plus long (7 ans) détermine en général la conservation des archives papier. Le délai de responsabilité CMR d'1 an sert rarement à lui seul à raccourcir quoi que ce soit.
Points d'attention spécifiques
Données personnelles des chauffeurs
- Copie du permis de conduire et BSN. Nécessaires à la paie, donc conservation 5 ans après la fin du contrat.
- Les données de tachygraphe sont des données personnelles. Un dossier par chauffeur.
- Réclamations concernant un chauffeur : 2 ans après traitement.
Données clients (expéditeur et destinataire)
- Le nom et l'adresse du destinataire sur la CMR sont des données personnelles.
- La conservation suit la règle fiscale des 7 ans.
- Ensuite, supprimez activement.
Documents douaniers
Circuit distinct, souvent organisé dans un classeur dédié. Conservation de 7 ans requise au titre du CDU (code des douanes de l'Union).
Le nettoyage pratique
- Inventaire par année civile. Combien d'armoires, combien de cartons.
- Repérez les documents de plus de 7 ans. Tout ce qui relève des règles fiscales.
- Repérez les documents de plus de 5 ans pour l'ADR et les bons de livraison.
- Planifiez la destruction mobile sur site.
- Détruisez en DIN P-4 ou P-5.
Pour un déroulé de nettoyage plus large, lisez comment organiser une journée de nettoyage des archives.
Le matériel dans le transport
- Ordinateurs de bord et systèmes GPS : données sur les itinéraires et le chauffeur. À détruire au remplacement.
- Tablettes en cabine : applications avec correspondance client et données d'itinéraire. Lisez détruire smartphones et tablettes.
- Systèmes centraux : serveurs TMS (Transport Management System) au remplacement.
- Images de caméras des camions ou des cours de chargement : lisez la conservation des images de caméras.
Pour les commissionnaires et prestataires logistiques
Les commissionnaires ont un flux de papier plus large à cause de la variété des documents de transport et de douane. Bonne pratique. Un nettoyage annuel après la clôture de l'exercice, en phase avec la revue des factures.
Destruction mobile sur le site de transport.
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