Transport

Autocaristes : detruire les donnees des passagers

27 juillet 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Un autocariste traite les donnees de tous ceux qui voyagent : noms sur les listes de participants, donnees de reservation et de contact, donnees de paiement, donnees de course du chauffeur et parfois des besoins alimentaires ou une limitation de mobilite en transport sanitaire. Une partie releve de l'obligation fiscale, une partie a son propre delai legal, et une partie doit etre conservee le plus brievement possible. Ce guide montre, par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le detruire en confiance.

La reponse rapide : les donnees de passagers et de reservation ne se conservent pas plus longtemps que necessaire au voyage et a son reglement. La facturation releve des sept ans fiscaux, les donnees de tachygraphe et de temps de conduite ont leur propre delai. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Deux cadres : exploitation et RGPD

Chez un autocariste, deux choses se croisent. Vous avez besoin de donnees pour planifier un voyage, le conduire et le regler, et une partie de celles-ci doit etre conservee par la loi. A cote s'applique le RGPD, qui exige de ne pas conserver les donnees personnelles plus longtemps que necessaire. L'obligation de conservation fixe le plancher de ce que vous devez conserver, le RGPD le plafond de ce que vous ne pouvez pas garder trop longtemps.

Traitez donc les donnees par type. Une liste de participants d'une excursion n'a pas le meme statut qu'une facture ou un fichier de tachygraphe. En faisant cette distinction, vous conservez exactement ce qu'il faut et eliminez le reste a temps.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir de la fin de la course.

Partie	Point de depart	Delai
Facturation et comptabilite	Obligation fiscale	7 ans
Tachygraphe et temps de conduite	Delai legal propre	delai propre
Reservation et listes de participants	Jusqu'au reglement du voyage	lie a la finalite
Donnees de paiement	Jusqu'au reglement et fiscal	lie a la finalite + 7 ans
Besoins alimentaires et transport sanitaire	Sensibles, limitation	le plus brievement possible
Correspondance et brouillons	Sans obligation	eliminer aussitot

Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement des regles legales. En cas de doute, consultez votre organisation professionnelle ou votre conseil en protection des donnees. Une explication plus large par type de document est dans combien de temps conserver les documents.

Donnees de passagers et de reservation

Pour chaque course, vous notez qui voyage et comment joindre cette personne. Lors des voyages de groupe s'ajoute une liste de participants, parfois avec des particularites par personne. Cette liste a une finalite tant que le voyage se deroule et pendant le reglement, mais ensuite la base pour la conserver disparait. Eliminez donc les listes de participants des que le voyage est effectue et qu'aucune reclamation ou litige n'est en cours.

Conservez-vous la reservation parce que le client voyage plus souvent ? Notez alors seulement ce dont vous avez vraiment besoin pour cela et separez-le des listes operationnelles. Vous evitez ainsi que d'anciennes listes de participants trainent pendant des annees. La demarche ressemble a celle d'un organisateur de voyages, comme decrit dans agence de voyage : detruire les donnees clients.

Donnees des chauffeurs et de course

Outre les donnees des passagers, vous traitez des donnees sur vos chauffeurs et sur les courses elles-memes. Les donnees de tachygraphe et de temps de conduite ont leur propre delai legal de conservation et doivent etre gardees dans ce cadre. Le planning, les feuilles de route et la telematique sont des donnees personnelles de vos chauffeurs et ne se conservent pas plus longtemps que necessaire a l'exploitation et aux eventuelles reclamations. La facon de gerer chaque donnee est exposee dans donnees des chauffeurs et RGPD dans la flotte.

Les donnees de localisation et de course peuvent etre sensibles, car elles montrent ou une personne est passee. Traitez-les donc avec le meme soin qu'une entreprise de taxi applique aux donnees de course, comme explique dans entreprises de taxi : detruire les donnees de courses.

Besoins alimentaires, transport sanitaire et donnees sensibles

Lors des voyages de groupe et surtout en transport sanitaire, vous notez parfois des particularites. Un besoin alimentaire pour raisons medicales, une allergie ou une limitation de mobilite peut toucher a des donnees de sante, qui sont des donnees sensibles. Gardez cette information a part de facon reconnaissable, utilisez-la seulement pour la course concernee et eliminez-la ensuite. Conserver pour un jour servir n'est pas un motif valable.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en comptabilite, donnees de course, reservations et listes de participants.
2. Limitez la liste de participants a ce dont vous avez vraiment besoin pour la course.
3. Traitez les donnees alimentaires et de soins a part et eliminez-les apres la course.
4. Conservez les donnees de tachygraphe et de temps de conduite selon le delai legal.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les donnees des passagers sont detruites en confiance, car elles contiennent des donnees de contact, de paiement et parfois de sante. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur de reservation, un systeme de navigation ou une sauvegarde contenant des donnees des passagers en fait aussi partie.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Conserver les listes de participants indefiniment. Apres la course et son reglement, la finalite disparait.
• Traiter les donnees alimentaires et de soins comme du papier ordinaire. Elles exigent un soin particulier.
• Conserver les donnees de course sans limite. Ne les gardez pas plus longtemps que necessaire a l'exploitation.
• Jeter non broye. Une liste de participants dans la rue est une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps un autocariste peut-il conserver les donnees des passagers ?

Pas plus longtemps que necessaire au voyage et a son reglement. La facturation releve de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Les listes de participants et donnees de reservation sans autre base s'eliminent des que le voyage est effectue et qu'aucune reclamation ou litige n'est en cours.

Les besoins alimentaires et le transport sanitaire sont-ils des donnees sensibles ?

Souvent oui. Un besoin alimentaire pour raisons medicales ou une limitation de mobilite en transport sanitaire peut toucher a des donnees de sante, qui sont des donnees sensibles. Gardez-les a part, utilisez-les seulement pour le voyage et eliminez-les ensuite.

Combien de temps conserver les donnees des chauffeurs et de course ?

Les donnees de tachygraphe et de temps de conduite ont leur propre delai legal. Les autres donnees de course et de planning ne se conservent pas plus longtemps que necessaire a l'exploitation et aux eventuelles reclamations. Les donnees de paiement relevent des sept ans fiscaux.

Comment detruire les donnees des passagers conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et la destruction est notee au registre des traitements.

Conclusion

Un autocariste travaille avec des donnees de contact, de paiement et parfois de sante de chaque passager, entre une obligation de conservation et le RGPD. Conservez les donnees de tachygraphe et de temps de conduite selon le delai legal, conservez la comptabilite sept ans et eliminez les listes de participants apres la course. Les besoins alimentaires et donnees de soins meritent un soin particulier. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous respectez les deux cadres et protegez les donnees de vos passagers.

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