Mediation

Mediators: scheidingsdossiers vernietigen

15 juli 2026 · 10 min lezen · DeSnipperaar

Een mediator werkt met mensen op een kwetsbaar moment: een scheiding, een familieconflict, een arbeidsgeschil of een zakelijke ruzie. In die dossiers staat wat partijen nergens anders delen: de gezinssituatie, financien, gegevens over kinderen en soms gezondheid. Bovendien geldt er een sterke geheimhouding. Deze gids laat zien hoe lang u een mediationdossier bewaart, wat de geheimhouding betekent en hoe u het vertrouwelijk laat vernietigen.

Het snelle antwoord: de administratie bewaart u zeven jaar voor de fiscale bewaarplicht. Het inhoudelijke mediationdossier houdt u aan tot een vastgestelde termijn na afronding, gebaseerd op uw beroepsregels en de aard van de zaak. Omdat de dossiers zeer gevoelig zijn en onder geheimhouding vallen, vernietigt u ze op een fijn niveau, met een certificaat als bewijs.

Geheimhouding tot in de vernietiging

Mediation staat of valt met vertrouwelijkheid. Partijen delen open wat er speelt, in de wetenschap dat het binnen de mediation blijft. Die geheimhouding is vaak vastgelegd in de mediationovereenkomst en hoort bij de beroepsregels. Wat tijdens de gesprekken op tafel komt, blijft vertrouwelijk, en dat werkt door tot in het opruimen en vernietigen van het dossier. Een mediationdossier hoort dus nooit bij het gewone oud papier.

De AVG vraagt daarnaast om opslagbeperking en om een passend beveiligingsniveau. Bewaar het dossier niet langer dan nodig en vernietig het zo dat niets reconstrueerbaar achterblijft. De vertrouwelijkheid die tijdens het traject gold, geldt onverkort bij het einde ervan.

Bewaartermijnen per onderdeel

De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar en de overige termijnen vanaf de afronding van de mediation.

Onderdeel	Uitgangspunt	Termijn
Administratie en facturatie	Fiscale bewaarplicht	7 jaar
Mediationovereenkomst	Bewijs van afspraken	doelgebonden
Inhoudelijk dossier en verslagen	Beroepsregels en aard zaak	termijn na afronding
Financiele en gezinsgegevens	Zeer gevoelig	fijn vernietigen
Gegevens over kinderen	Extra bescherming	fijn vernietigen
Werkaantekeningen en concepten	Geen bewaarplicht	direct opruimen

Gebruik dit als richtlijn, niet als juridisch eindoordeel. Leg de bewaartermijn vast in uw eigen beleid, passend bij uw beroepsregels. De fiscale kant staat in de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

Gevoelige gezins- en financiele gegevens

Een scheidingsdossier bevat bijna alles wat privacy raakt: inkomens en vermogens, een woning, een pensioen, afspraken over kinderen en soms informatie over gezondheid of verslaving. Die laatste categorie is een bijzonder persoonsgegeven met strengere regels. Houd de gevoelige onderdelen herkenbaar apart en vernietig ze op een fijn niveau zodra de termijn is verstreken. Zeker gegevens over kinderen verdienen die extra zorg.

Beoordeel per dossier of er na afronding nog een reden is om iets te bewaren, bijvoorbeeld een lopend geschil of een nageleverde afspraak. Is dat niet zo en is de termijn verstreken, dan hoort ook dit dossier vertrouwelijk vernietigd te worden.

Mediation en de juridische keten

Mediation zit vaak in een keten met advocaten, notarissen en soms de rechtbank. Een deel van de stukken kan bij die partijen liggen, elk met een eigen verantwoordelijkheid en eigen bewaarregels. Houd uw eigen dossier gescheiden en stem uw termijn af op uw beroepsregels. Hoe advocaten en notarissen met hun dossiers omgaan leest u in advocaten: einde zaak, dossier vernietigen en notarissen: minuten, grossen, wat mag weg.

Zo pakt u het aan in 6 stappen

1. Splits het dossier in administratie, overeenkomst, inhoudelijk dossier en gevoelige data.
2. Ruim werkaantekeningen en concepten zonder bewaarplicht direct vertrouwelijk op.
3. Behandel financiele, gezins- en kindgegevens apart en op een fijn vernietigniveau.
4. Beoordeel per dossier of de mediation is afgerond en de termijn is verstreken.
5. Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
6. Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.

Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat

Mediationdossiers laat u vertrouwelijk vernietigen op een fijn niveau, omdat ze zeer gevoelige gezins-, financiele en soms medische gegevens bevatten. Het papier en eventuele datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is. Ook een oude computer of back-up met dossiers hoort erbij.

Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG dat u de geheimhouding tot het einde heeft nageleefd. Noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.

Veelgemaakte fouten

• Het dossier voor de zekerheid bewaren. Na afronding en het verstrijken van de termijn vervalt het doel.
• Financiele en kindgegevens als gewoon papier behandelen. Dat zijn zeer gevoelige gegevens.
• De geheimhouding vergeten bij het opruimen. Vertrouwelijkheid geldt tot in de vernietiging.
• Onversnipperd weggooien. Een scheidingsdossier op straat is een ernstig datalek.
• Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang bewaart een mediator een scheidingsdossier?

De administratie valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Het inhoudelijke mediationdossier houdt u aan tot een vastgestelde termijn na afronding, gebaseerd op uw beroepsregels en de aard van de zaak, en ruimt u daarna op.

Geldt voor mediation een geheimhoudingsplicht?

Ja. Mediation kent een sterke geheimhouding: wat in de gesprekken wordt gedeeld, blijft vertrouwelijk. Die geheimhouding werkt door tot in het opruimen en vernietigen van het dossier.

Zijn scheidingsdossiers bijzondere persoonsgegevens?

Ze bevatten vaak zeer gevoelige gegevens over de gezinssituatie, financien, kinderen en soms gezondheid. Behandel het dossier daarom met extra zorg en vernietig het op een fijn niveau.

Hoe vernietig ik mediationdossiers AVG-conform?

Vertrouwelijk en op een fijn niveau, met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee en de vernietiging wordt genoteerd in het verwerkingsregister.

Conclusie

Een mediator werkt met dossiers vol van het meest persoonlijke wat mensen hebben, onder een sterke geheimhouding. Bewaar de administratie zeven jaar, houd het inhoudelijke dossier aan tot de termijn uit uw beroepsregels is verstreken en behandel financiele, gezins- en kindgegevens apart. Wat weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen op een fijn niveau, met een certificaat als bewijs. Zo houdt u de vertrouwelijkheid die mediation kenmerkt vast tot het einde.

Lees ook: fotografen: klantfoto's en portretten vernietigen, rijscholen: leerlinggegevens vernietigen, vertaalbureaus: vertrouwelijke documenten vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

---

Mediationdossiers laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.