Minuten en grossen: wat mag echt weg uit het notarisprotocol?
Een notariskantoor produceert veel papier, maar lang niet alles valt onder het protocol. Waar de minuut tot in lengte van dagen bewaard moet blijven, mag kladwerk en ingetrokken concept na afronding juist weg. Het scheiden van die stromen is de kern van AVG-compliance én KNB-bestendig dossierbeheer. Dit artikel zet op een rij welke stukken waar thuishoren en wat daadwerkelijk vernietigd mag worden.
Het protocol: wat valt eronder?
De Wet op het notarisambt (Wna) regelt dat de notaris een protocol bijhoudt. Het protocol bestaat kort gezegd uit de minuten: de originele, door de notaris ondertekende akten. Deze minuten blijven het leven lang binnen de praktijk en worden bij neerlegging van het ambt overgedragen aan een opvolger of aan de Bewaarder van het centraal archief (BRP/KCN). Vernietigen is niet aan de orde.
Naast de minuten horen tot het protocol:
- Repertoria (registers van akten).
- Volmachten die aan akten zijn gehecht.
- Door de wet aangewezen bijbehorende stukken.
Deze stukken zijn geen kandidaat voor documentvernietiging, punt.
Grossen en afschriften: geen protocol
De grosse en het afschrift zijn uitgiften van de minuut aan partijen. De minuut blijft op kantoor, de grosse gaat naar de cliënt. Bij terugkomst van een onbestelbare of vervallen grosse, of bij interne kopieën die niet meer nodig zijn, mag het papier wel vernietigd worden, mits de minuut intact blijft en het repertorium klopt. Dat laatste is een inhoudelijke check: een grosse verdwijnt, de registratie blijft.
Wat mag wel weg?
Buiten het protocol is er een brede categorie die na afronding van het dossier juist vernietigd moet worden op grond van de AVG-opslagbeperking (art. 5 lid 1 sub e):
- Kladversies en ingetrokken concepten van akten.
- Interne werknotities en checklists met cliëntnamen.
- Print-outs van KvK, kadaster en BRP die bij de akte hoorden.
- Kopieën van identiteitsbewijzen na afloop van de Wwft-termijn.
- Intakeformulieren van cliënten die uiteindelijk niet tot een akte hebben geleid.
Voor Wwft-documentatie geldt een eigen termijn: vijf jaar na beëindiging van de zakelijke relatie of na de transactie. Deze stukken mogen dus niet meteen weg, maar wel structureel zodra de termijn is verstreken. Meer hierover in ons artikel over Wwft cliëntenonderzoek en de vijfjaarstermijn.
De kern: protocol is heilig, al het omringend werkmateriaal is vernietigingsplichtig zodra de zaakgrond wegvalt.
Praktijk van scheiden
Op een gemiddeld notariskantoor lopen protocolstukken en werkmappen fysiek door elkaar. Het dossier zoals dat bij de passering in de kast belandt, bevat zowel de minuut (blijven) als het volledige werkdossier (weg na termijn). De praktische scheiding gaat meestal zo:
- Minuten gaan naar het minutenarchief (vaak brandvrije kluis).
- Werkdossiers blijven in het zaaksarchief met een vervaldatum.
- Jaarlijks wordt het zaaksarchief gelopen en worden vervallen dossiers gelicht.
- De vervallen dossiers gaan als batch naar vernietiging.
Waarom mobiele vernietiging past
Voor notarissen is beroepsgeheim absoluut. Het uitgangspunt is simpel: dossiers mogen het pand niet in originele staat verlaten. Mobiele documentvernietiging lost dat op: de shredder komt naar u toe, u kijkt mee, vernietiging gebeurt op uw eigen terrein. De KNB ziet in audits graag dat de keten zo kort mogelijk is. Met een mobiele wagen bedraagt die keten enkele meters tussen archiefkast en trechter.
Tijd voor de jaarlijkse vernietigingsronde?
Mobiele vernietiging op uw kantoor in Amsterdam-Noord of omgeving. DIN 66399 P-5, certificaat direct na afloop, geen document verlaat uw pand intact.
Vraag een offerte aanKNB-audit: wees voorbereid
De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie kijkt bij audits ook naar hoe uw archief is ingericht en hoe u vernietigt. Een certificaat per vernietigingsronde, met datum, gewicht en methode, is eenvoudig bewijsmateriaal. Hoe u zich praktisch voorbereidt op zo'n toetsing leest u in KNB-audit: zo bereidt u zich voor.
Checklist: wat hoort waar?
- Minuten, repertoria, gehechte volmachten: protocol, niet vernietigen.
- Grossen bij kantoor: uitgifteregistratie bijhouden; ingeleverde grossen kunnen vernietigd worden.
- Werkdossier na afronding: vernietigen na afloop van de Wwft-termijn of eerdere verantwoordingsgrond.
- Ingetrokken concepten, kladwerk, intakes zonder passering: vernietigen zodra zaakgrond wegvalt.
- Datadragers (harde schijven, back-ups): H-4 of hoger bij afvoer.
Zie voor de branche-aanpak onze pagina Documentvernietiging voor notarissen. Twijfelt u over een specifieke categorie? Bel of mail ons; we denken graag mee voordat er iets wegraakt dat bewaard moest blijven.