Home › Kennisbank › KNB-audit voorbereiden
Notariaat

Notariaat en KNB-audit: klaar voor inspectie

· 8 min lezen · DeSnipperaar

Een notariskantoor staat voor een unieke archiefopgave. De originele akte blijft formeel een eeuw bewaard en gaat daarna naar het Rijksarchief. Maar rond die akte verzamelt zich een heel ecosysteem aan concepten, kladversies, correspondentie, dossiers en Wwft-stukken die elk een eigen bewaartermijn en eigen vernietigingsregime hebben. De Koninklijke Notariele Beroepsorganisatie (KNB) en het Bureau Financieel Toezicht (BFT) houden toezicht, en hun audits kijken naar de praktijk rond zowel bewaring als opruiming. Dit artikel helpt je klaar te zijn.

Doelgroep: notarissen, kandidaat-notarissen, kantoormanagers en juridisch administratie.

De akte: 100 jaar en daarna Rijksarchief

De Wet op het notarisambt (Wna) art. 7 en volgende schrijft voor dat akten 100 jaar bewaard worden in het notariele archief. Na die termijn gaan ze naar de Rijksarchiefdienst. Tijdens die 100 jaar mag een akte niet vernietigd worden, ook niet op verzoek van de belanghebbende. Het is daarom belangrijk om het ‘dossier’ scherp te onderscheiden van de ‘akte’. Het eerste kan wel weg, de tweede niet.

Het dossier rond de akte

Een dossier bij een akte bevat doorgaans:

Deze stukken hebben geen 100-jaarstermijn. Ze vallen onder kortere termijnen die per type verschillen.

Bewaartermijnen per type document

Te lang bewaren is tegenwoordig even strafbaar als te kort. De AVG maakt bewaren zonder grondslag een zelfstandige overtreding.

Concepten en kladversies: het onderschatte risico

De meeste kantoren hebben geen expliciet beleid voor concepten. Toch staan in een concept dezelfde persoonsgegevens als in de definitieve akte, soms plus eigenaardigheden die niet in de definitieve versie belandden. Aanbeveling: na 10 jaar concepten vernietigen via DIN 66399 P-5. De akte zelf blijft intact.

Meer hierover in ons artikel kladversies en intakes vernietigen. Kladnotities zijn nog risicovoller. Ze bevatten ongefilterde observaties van de notaris over de client, financiele positie, familiaire situatie. Advies: direct na het passeren van de akte vernietigen in de kantoorshredder, of maximaal 1 jaar bewaren als reflectie of leerpunt.

De KNB- en BFT-inspectie

Een KNB-inspectie kijkt naar de algemene kantoororganisatie, de dossierbeheersing en de geheimhouding. BFT kijkt primair naar de financiele zijde (derdengelden, Wwft). Wat komt aan bod bij archiefbeheer?

  1. Zijn bewaartermijnen expliciet vastgelegd in het kantoorhandboek?
  2. Wordt per dossiertype de termijn toegepast of is ‘alles lang bewaren’ het beleid?
  3. Zijn vernietigingen gedocumenteerd met certificaat?
  4. Hoe is de geheimhoudingsketting bij externe vernietiging geregeld?
  5. Is er een verwerkersovereenkomst met de vernietigingspartij?
  6. Wordt het digitale deel (DMS, e-mailarchief) op dezelfde wijze opgeruimd?

Inspecteurs stellen vaak steekproefsgewijs vragen over een dossier dat volgens de termijn al vernietigd had moeten zijn. Een certificaat kunnen tonen is de snelste weg naar een positieve beoordeling.

Klaar voor KNB- of BFT-audit?

Wij shredderen concepten, kladversies en Wwft-dossiers volgens DIN 66399 P-5 op je kantoor, met volledig certificaat voor je audit-dossier. Binnen 24 uur inzetbaar.

Vraag een offerte aan

Wwft-stukken: apart opruimen

Wwft-clientonderzoekstukken mogen na 5 jaar weg. In de praktijk zitten ze verweven in het dossier. Tip: leg bij opening van elk dossier een apart Wwft-tabblad aan, zowel fysiek als digitaal. Dat maakt later scheiden makkelijk. Na 5 jaar kun je het tabblad verwijderen en vernietigen, zonder de rest van het dossier te raken.

Digitale archieven en het DMS

Moderne kantoren werken met ENNU, Diginotar-opvolgers, of een algemeen DMS. De digitale akte is inmiddels de norm (elektronische authentieke akte via centraal digitaal depot). Dat verandert niets aan de bewaartermijn, maar wel aan de vernietigingsmethode. Voor digitale dossiers geldt:

Overname en praktijkoverdracht

Bij overname van een notariskantoor gaan akten (100-jaarsdepot) naar de opvolger of centraal depot. Dossiers worden per geval beoordeeld: overdragen, archiveren of vernietigen. Veel overnames gaan gepaard met een grote vernietigingsronde, want bij een overnemer is het onwenselijk om oude dossiers mee te slepen die geen beroepsnut meer hebben.

Sleutel-stukken en handtekeningkaarten

Vaak vergeten: oude handtekeningkaarten van clienten, kopieen van paspoorten en rijbewijzen voor identificatie. Deze hebben dezelfde 5-jaarstermijn als Wwft-stukken. Vernietiging via P-5 is standaard, extra voorzichtig zijn met kopieen ID omdat die identiteitsfraude mogelijk maken bij lekken.

Verwerkersovereenkomst specifiek voor notariaat

Verwijs expliciet naar Wna art. 22 (geheimhoudingsplicht van de notaris), niet alleen naar AVG. Vraag bij de externe vernietigingspartij om een overeenkomst waarin:

Zie onze complete checklist voor verwerkersovereenkomsten.

Voorbereiding op een audit of jaarlijkse opruiming? Bel ons of vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. We kennen de notariele praktijk en hebben een standaard verwerkersovereenkomst klaarliggen met verwijzing naar Wna art. 22.