Kladversies en intakes bij de notaris: vernietigen zonder tuchtrisico
De meest onderschatte stapel in veel notariskantoren is niet het minutenarchief, maar de kast met werkmateriaal. Kladversies van akten, intakeformulieren, gekopieerde uittreksels en identiteitsbewijzen: stukken die bij elke passering ontstaan en daarna blijven liggen. Vaak veel langer dan mag. Dit artikel gaat over de praktische vernietiging van die stapels, zonder dat u in conflict komt met uw geheimhoudingsplicht of met de tuchtrechter.
Wat zijn ‘bijkomende stukken’?
Onder bijkomende stukken verstaan we alles wat ontstaat rondom een akte maar geen onderdeel is van het protocol. Denk aan:
- Intakeformulieren met NAW, BSN, burgerlijke staat.
- Kopieën van identiteitsbewijzen (vaak nog BSN zichtbaar).
- Uittreksels BRP, KvK en kadaster afgedrukt voor controle.
- Kladversies en tussenversies van akten en volmachten.
- Huwelijkse voorwaarden-concepten die niet zijn gepasseerd.
- Bankafschriften en factuuroverzichten bij nalatenschappen.
- E-mailcorrespondentie met cliënten, op papier uitgeprint.
Deze stukken vallen allemaal onder uw geheimhoudingsplicht (art. 22 Wna). Ze mogen niet zomaar bij het oud papier.
De AVG-opslagbeperking
De AVG verplicht tot het niet langer bewaren van persoonsgegevens dan nodig (art. 5 lid 1 sub e). ‘Nodig’ is voor notarissen gekoppeld aan:
- De Wwft-termijn van vijf jaar voor cliëntonderzoek.
- De verjaringstermijn voor aansprakelijkheid (veelal 20 jaar bij aktegebonden schade).
- Fiscale bewaarplicht zeven jaar voor financiële administratie.
Voor werkmateriaal zonder direct aanknopingspunt bij een van deze termijnen, bijvoorbeeld intakeformulieren van cliënten die uiteindelijk niet kwamen passeren, geldt dat u niet tot vijf of zeven jaar hoeft te wachten. Na afloop van de zaakgrond mag het weg. Zie onze uitleg bij Wwft-bewaring: welke stukken vallen onder de vijf jaar?.
BSN-houdende uittreksels: bijzondere aandacht
Het BSN is een wettelijk beschermd identificatienummer. Uittreksels BRP, kopieën identiteitsbewijs en BSN-houdende correspondentie vereisen minimaal DIN 66399 P-5 bij vernietiging. Lagere niveaus (P-3 of P-4) zijn onvoldoende; reconstructie uit de snippers is dan theoretisch nog mogelijk. Bij reguliere kantoorshredders (strookmodel) bent u feitelijk altijd te laag.
Een kantoorshredder voor BSN-stukken is als een regenjas van papier: hij voelt goed, maar houdt niets tegen dat er echt toe doet.
Waarom een mobiele shredder past
Bij notarissen is het dossier tot het laatste moment vertrouwelijk. Zelfs in een verzegelde transportcontainer blijft de vraag: kan de cliënt bij een tuchtklacht aantonen dat het pand veilig was? Mobiele documentvernietiging neemt die vraag weg. De shredderwagen staat voor uw deur, uw medewerker brengt de doos naar de trechter, het vernietigingsproces is zichtbaar door het zijraam, en binnen het uur krijgt u een certificaat met datum, gewicht en methode.
Praktische kenmerken die voor notariaat gebruikelijk zijn:
- De wagen komt op afgesproken tijd. Buiten pieken of in avonduren kan op verzoek.
- Eigen medewerker begeleidt de overdracht; externe operator raakt de stukken niet aan voor ze in de trechter zitten.
- Certificaat wordt ter plekke afgegeven; u kunt dit direct in het dossier archiveren als bewijs van AVG-compliance.
- Geen minimumafname, geen contract: een halve kubieke meter is ook prima.
Klaar voor de eerstvolgende vernietigingsronde?
Mobiele vernietiging aan huis of op kantoor in Amsterdam-Noord en omgeving. P-5 voor papier, H-4 voor datadragers, certificaat direct na afloop.
Vraag een offerte aanTuchtrisico: hoe voorkomt u het?
Tuchtklachten over omgang met cliëntgegevens komen voor. Ze gaan meestal niet over wat u hebt vernietigd, maar over wat u onvoldoende hebt beschermd: dossiers die buiten de muren kwamen, gegevens die terecht zijn gekomen bij derden, of stukken die langer bleven liggen dan verantwoord. Drie vuistregels beperken uw blootstelling:
- Documenteer uw cyclus. Wanneer licht u dossiers, welke termijnen hanteert u, wie tekent af?
- Bewaar vernietigingscertificaten. Minstens zeven jaar, in uw kantoorarchief.
- Kies een methode zonder keten. Mobiele vernietiging elimineert transportrisico.
Wat mag zonder meer weg?
- Kladversies en tussenversies van akten na passering.
- Intakeformulieren van niet-doorgezette zaken, zodra redelijke termijn is verlopen.
- Oude BRP-uittreksels die alleen voor controle dienden en niet aan de minuut zijn gehecht.
- Printouts van cliëntcorrespondentie die digitaal ook is vastgelegd.
Zie voor de branche-aanpak onze pagina Documentvernietiging voor notarissen. Lees ook welke stukken uit het notarisprotocol weg mogen en hoe u zich voorbereidt op een KNB-audit. Heeft u een specifieke situatie waar u over twijfelt? Wij denken graag mee voordat er iets in de container verdwijnt dat eigenlijk bewaard had moeten blijven.