Vertaalbureaus: vertrouwelijke documenten vernietigen
Een vertaalbureau of beedigd vertaler krijgt de meest vertrouwelijke documenten van klanten onder ogen: contracten, medische verslagen, juridische stukken, diploma's en persoonlijke akten. Vaak met een geheimhoudingsplicht en vaak vol bijzondere persoonsgegevens. Wat gebeurt er met die brondocumenten en vertalingen als de opdracht klaar is? Deze gids laat zien hoe lang u ze bewaart, wat de geheimhouding betekent en hoe u ze vertrouwelijk laat vernietigen.
Het snelle antwoord: de administratie bewaart u zeven jaar voor de fiscale bewaarplicht. Brondocumenten en vertalingen houdt u aan zolang er een doel is, zoals levering, revisie of een afgesproken termijn, en ruimt u daarna op. Omdat de stukken vaak vertrouwelijk zijn en bijzondere gegevens bevatten, vernietigt u ze op een fijn niveau, met een certificaat als bewijs.
Waarom vertaaldocumenten vertrouwelijk zijn
Een vertaalbureau ziet inhoud die de klant zelden met anderen deelt. Een echtscheidingsconvenant, een medisch dossier voor een behandeling in het buitenland, een juridisch contract of een strafdossier passeert de revue. Vaak geldt er een geheimhoudingsplicht, contractueel of beroepsmatig, en vaak bevatten de stukken bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheid, geloof of strafrechtelijke informatie. Dat maakt het brondocument gevoeliger dan een gewone tekst.
De AVG vraagt om opslagbeperking en om een passend beveiligingsniveau. Bewaar de documenten niet langer dan nodig voor de opdracht en de eventuele revisie, en vernietig ze daarna zo dat niets reconstrueerbaar achterblijft. De geheimhouding die tijdens de opdracht geldt, geldt ook bij het opruimen.
Bewaartermijnen per onderdeel
De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar en de overige termijnen vanaf de levering van de vertaling.
| Onderdeel | Uitgangspunt | Termijn |
|---|---|---|
| Administratie en facturatie | Fiscale bewaarplicht | 7 jaar |
| Brondocumenten van de klant | Zolang er een doel is | afgesproken termijn |
| Geleverde vertaling | Levering en revisie | doelgebonden |
| Beedigde vertaling | Eigen afspraken en beroepsregels | volgens afspraak |
| Bijzondere gegevens in een document | Extra bescherming | fijn vernietigen |
| Werkbestanden en concepten | Geen zelfstandig doel | opruimen na levering |
Gebruik dit als richtlijn, niet als juridisch eindoordeel. Leg de bewaartermijn en de geheimhouding vast in uw afspraken met de klant. De fiscale kant staat in de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
Geheimhouding en bijzondere gegevens
Waar een document gezondheids-, geloofs- of strafrechtelijke informatie bevat, gaat het om bijzondere persoonsgegevens met strengere regels. Houd die stukken herkenbaar apart, beperk de toegang tot wie de vertaling maakt en controleert, en vernietig ze op een fijn niveau zodra hun doel is gediend. De geheimhoudingsplicht betekent dat u ook bij het opruimen zorgvuldig te werk gaat en niets bij het gewone oud papier laat belanden.
Denk ook aan werkkopieen die tijdens het vertalen ontstaan: uitdraaien, aantekeningen en tussenversies. Die bevatten dezelfde vertrouwelijke inhoud en horen na levering vertrouwelijk vernietigd te worden.
Opdrachtgevers en de verwerkersrol
Vertaalbureaus werken vaak in opdracht van bedrijven, advocaten of instellingen. De brondocumenten zijn dan van die opdrachtgever, en de afspraken over bewaren en vernietigen legt u vast in een verwerkersovereenkomst. Stem uw termijnen af op die afspraken. Werkt u voor een advocaat of notaris, dan gelden aan hun kant vaak eigen regels, zoals u leest in advocaten: einde zaak, dossier vernietigen.
Zo pakt u het aan in 6 stappen
- Splits de gegevens in administratie, brondocumenten, vertalingen en werkbestanden.
- Behandel bijzondere gegevens apart en op een fijn vernietigniveau.
- Beoordeel per opdracht of levering en revisie zijn afgerond.
- Ruim werkkopieen en concepten zonder bewaarplicht direct vertrouwelijk op.
- Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
- Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.
Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat
Brondocumenten, vertalingen en werkkopieen laat u vertrouwelijk vernietigen op een fijn niveau, omdat ze vaak vertrouwelijke en bijzondere gegevens bevatten. Het papier en eventuele datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is. Ook een oude computer of back-up met vertaalbestanden hoort erbij.
Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG en uw opdrachtgever dat u de geheimhouding tot het einde heeft nageleefd. Noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.
Vertrouwelijke vertaaldocumenten laten vernietigen?
Geef door wat u heeft en u krijgt een vaste prijs. Wij halen het verzegeld op, vernietigen op een fijn DIN-niveau en u ontvangt een certificaat voor uw AVG-dossier. Geen voorrijkosten binnen 20 km van Amsterdam.
Vraag een offerte aanVeelgemaakte fouten
- Brondocumenten voor de zekerheid bewaren. Na levering en revisie vervalt het doel meestal.
- Bijzondere gegevens als gewone tekst behandelen. Gezondheids- en strafrechtelijke data vragen een fijn niveau.
- Werkkopieen laten slingeren. Uitdraaien en aantekeningen bevatten dezelfde vertrouwelijke inhoud.
- Onversnipperd weggooien. Een vertrouwelijk document op straat is een datalek en een schending van de geheimhouding.
- Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang bewaart een vertaalbureau brondocumenten?
De administratie valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Brondocumenten en vertalingen houdt u aan zolang er een doel is, zoals levering, revisie of een afgesproken termijn, en ruimt u daarna op, tenzij de klant anders afspreekt.
Zijn brondocumenten van een klant vertrouwelijk?
Vaak wel. Een vertaalbureau ziet contracten, medische verslagen, juridische stukken en persoonlijke documenten. Vaak geldt een geheimhoudingsplicht en bevatten de stukken bijzondere persoonsgegevens die om een fijn vernietigniveau vragen.
Gelden voor beedigde vertalingen andere regels?
Een beedigd vertaler heeft een eigen verantwoordelijkheid en soms afspraken over het bewaren van vertalingen. Houd u aan die afspraken en aan uw geheimhoudingsplicht, en vernietig brondocumenten vertrouwelijk zodra het doel is gediend.
Hoe vernietig ik vertaaldocumenten AVG-conform?
Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee en de vernietiging wordt genoteerd in het verwerkingsregister.
Conclusie
Een vertaalbureau werkt met de meest vertrouwelijke documenten die er zijn, vaak onder geheimhouding en vol bijzondere gegevens. Bewaar de administratie zeven jaar, houd brondocumenten en vertalingen aan zolang er een doel is en ruim ze daarna op, en behandel bijzondere gegevens apart. Wat weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen op een fijn niveau, met een certificaat als bewijs. Zo respecteert u de geheimhouding van uw klanten tot het einde.
Lees ook: fotografen: klantfoto's en portretten vernietigen, rijscholen: leerlinggegevens vernietigen, mediators: scheidingsdossiers vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.
Vertaaldocumenten laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.