Fysiotherapeuten: WGBO en dossiervernietiging
Fysiotherapie is een zorgberoep en valt daarmee onder de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Concreet betekent dit: dossiers van patiënten moeten 20 jaar bewaard worden vanaf de laatste handeling. Voor een praktijk met regelmatige patientenstroom is dat een aanzienlijke archief-opbouw. En na 20 jaar geldt: vernietigen, op de juiste manier. Dit artikel beschrijft het regime en de praktische werkwijze.
De WGBO-termijn in de praktijk
Artikel 7:454 BW (lid 3) zegt: 20 jaar vanaf laatste handeling, of zo veel langer als ‘goed hulpverlenerschap' vereist. Voor fysiotherapie betekent dit:
- Een patient die in 2006 zijn laatste consult had: dossier weg in 2026.
- Een patient die in 2010 een acute behandeling had en nooit is teruggekomen: weg in 2030.
- Een minderjarige patient: 20 jaar vanaf 18e verjaardag.
Voor de bredere context van WGBO bewaartermijnen, lees WGBO 20 jaar voor patientendossiers.
Wat zit er in een fysio-dossier?
- NAW, BSN, geboortedatum.
- Anamnese (medische geschiedenis).
- Onderzoek-bevindingen.
- Behandelplan en uitgevoerde behandelingen.
- Voortgangsnotities per consult.
- Verwijsbrief van huisarts.
- Eindverslag aan verwijzer.
- Declaratie-administratie aan zorgverzekeraar.
Wanneer mag wat weg?
| Onderdeel | Termijn |
|---|---|
| Dossier zelf (medisch) | 20 jaar na laatste handeling (WGBO) |
| Declaratie aan zorgverzekeraar | 7 jaar fiscaal, 10 jaar voor declaratiebetwistingen |
| Verwijsbrief en eindverslag | 20 jaar als onderdeel dossier |
| Toestemmingsformulieren | 20 jaar als onderdeel dossier |
| Klachtdossier | 5 jaar na afronding klachtprocedure |
De vernietigingsmoment voor een fysio-dossier is doorgaans 20 jaar na laatste consult. Niet 20 jaar na openen; de termijn loopt vanaf de meest recente activiteit.
Praktische opruim
Een gemiddelde fysiopraktijk heeft 1.500-3.500 actieve dossiers in beeld, en daarbovenop een archief van > 10 jaar oude dossiers. Aanpak:
- Inventariseer dossierjaargangen.
- Identificeer dossiers met laatste handeling > 20 jaar.
- Verwijder uit archief, plaats in afgesloten doos.
- Plan mobiele vernietiging op locatie.
Digitale dossiers
De meeste fysiopraktijken werken inmiddels met een EPD (elektronisch patiëntendossier) zoals Intramed, FysioRoadmap of Spotonmedics. Dat verandert de papier-stroom maar elimineert hem niet:
- Oude papieren dossiers van voor de digitalisering blijven.
- Verwijsbrieven van huisartsen komen vaak nog op papier.
- Toestemmingsformulieren worden soms nog op papier ondertekend.
- Back-ups van EPD op USB of HDD.
Vernietigingsmethode
- DIN P-5 of P-6 voor papier-dossiers vanwege WGBO-zorgcontext.
- DIN H-5 voor HDD's en SSD's met EPD-back-ups; lees HDD shredderen.
- Mobiele vernietiging op locatie verkort de keten in zorgcontext.
Combineren met andere zorg-praktijken
Veel fysio's zitten in een gezondheidscentrum of medisch centrum samen met huisarts, dietiste, oefentherapeut. Een gezamenlijke vernietigingsrit kan logistiek-efficient zijn:
- Per praktijk eigen aanleverpunt.
- Eigen certificaat per praktijk (zorgaanbieder is verwerkingsverantwoordelijke).
- Één mobiele truck voor het hele pand.
Documentatie
- Verwerkersregister met WGBO-termijn per categorie.
- Vernietigingscertificaat per opdracht.
- Verwerkersovereenkomst met leverancier.
- Bij KNGF-visitatie: certificaten als bewijs van zorgvuldige archiefafsluiting.
Faillissement of overdracht praktijk
Bij overdracht van een fysiopraktijk gaan dossiers mee met de praktijk-koper, niet met de oude eigenaar. AVG-grondslag: behandelovereenkomst met patient blijft via de praktijkactiviteit. Bij faillissement geldt het curator-regime, lees faillissement en archief.
Jaarlijkse vernietiging voor jouw fysiopraktijk.
Wij komen mobiel langs in heel Noord-Holland. Vernietiging op DIN P-5 met certificaat dat past in je KNGF-dossier.
Lees meer voor zorgverlenersPraktijk-opruim plannen? Mail ons via desnipperaar.nl met aantal dossiers en gewenste datum.