Bedrijf

Bedrijf beeindigen: wat doet u met het archief?

11 juli 2026 · 10 min lezen · DeSnipperaar

Wie stopt met ondernemen, denkt aan de laatste factuur, de opzegging van contracten en de uitschrijving bij de KvK. Het archief blijft dan vaak liggen. Toch is dat het onderdeel met de langste staart: een deel van de administratie moet u na de opheffing nog jaren bewaren, een ander deel mag direct weg en niets hoort bij het oud papier. Deze gids laat per onderdeel zien wat blijft, wat weg mag en hoe u de rest vertrouwelijk laat vernietigen.

Het snelle antwoord: uw bedrijf bestaat na uitschrijving niet meer, maar de bewaarplicht wel. De fiscale administratie bewaart u zeven jaar, gegevens over onroerend goed tien jaar. Alles daarbuiten ruimt u op, vertrouwelijk en met bewijs. Wie dat nu goed regelt, heeft over zeven jaar geen doos vol persoonsgegevens meer in de garage staan.

De bewaarplicht stopt niet bij de KvK

De grootste misvatting bij het beeindigen van een bedrijf is dat alles met de uitschrijving voorbij is. Dat klopt voor de inschrijving, maar niet voor de administratie. De Belastingdienst kan tot zeven jaar na dato een controle uitvoeren over een periode waarin u nog ondernemer was. Die bewaarplicht verhuist met u mee naar uw situatie als oud-ondernemer. Bewaart u de stukken niet, dan kunt u een correctie of boete niet weerleggen.

Voor de meeste stukken geldt de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken is dat tien jaar, denk aan de aankoop van een bedrijfspand. Reken de termijn vanaf het einde van het boekjaar waarop de stukken betrekking hebben. Meer achtergrond leest u in de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

Wat u na de opheffing moet bewaren

Een aantal onderdelen houdt u aan tot de termijn is verstreken, omdat een wet dat eist. Het gaat om de kern van uw administratie. Bewaar deze stukken compleet en vindbaar, digitaal of op papier, zodat u bij een naheffing of een geschil alles kunt tonen.

• De grootboekadministratie, jaarrekeningen en aangiften.
• In- en verkoopfacturen en bankafschriften.
• Loonadministratie en gegevens over personeel dat in dienst was.
• Contracten met lopende gevolgen, zoals garanties of nazorg.
• Gegevens over onroerend goed, tien jaar.

Twijfelt u of een stuk onder de bewaarplicht valt, dan bewaart u het liever een jaar te lang dan te kort. Overleg bij twijfel met uw boekhouder of accountant. Een overzicht per documentsoort staat in hoe lang moet u documenten bewaren.

Wat u direct mag opruimen

Niet alles kent een bewaarplicht. Werkkopieen, dubbele uitdraaien, oude offertes die nooit een opdracht werden, concepten en marketingmateriaal mag u bij het stoppen direct opruimen. Hetzelfde geldt voor stukken waarvan het doel allang is vervallen. Door dit meteen te doen houdt u alleen de kern over die u echt moet bewaren.

Let op het verschil tussen opruimen en weggooien. Ook oude offertes en klantenlijsten bevatten vaak persoonsgegevens. Ze horen niet in de papierbak op straat, maar in een afgesloten bak die vertrouwelijk wordt vernietigd. Dat geldt zeker voor alles met een naam, adres, BSN of financieel gegeven erop.

Bewaren of vernietigen per onderdeel

Het volgende overzicht helpt u bij het scheiden. Reken de termijn telkens vanaf het einde van het boekjaar.

Onderdeel	Bewaren of vernietigen	Termijn
Grootboek, jaarrekening, aangiften	Bewaren	7 jaar
In- en verkoopfacturen, bankafschriften	Bewaren	7 jaar
Loonadministratie	Bewaren	7 jaar
Gegevens onroerend goed	Bewaren	10 jaar
Personeelsdossiers na uitdiensttreding	Deels bewaren	per onderdeel
Oude offertes, concepten, dubbele kopieen	Vertrouwelijk vernietigen	geen bewaarplicht
Klantenlijsten en marketingbestanden	Vertrouwelijk vernietigen	doel vervallen
Datadragers (laptops, servers, back-ups)	Wissen of vernietigen	bij afvoer

Gebruik dit als richtlijn, niet als juridisch eindoordeel. Voor personeelsdossiers gelden aparte termijnen per onderdeel, die vindt u in de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

Wie bewaart het archief na uitschrijving?

Het antwoord hangt af van uw rechtsvorm. Bij een eenmanszaak of vof blijft u als eigenaar persoonlijk verantwoordelijk voor de administratie, ook nadat u bent uitgeschreven. U bewaart de stukken thuis of digitaal en zorgt dat ze bij een controle beschikbaar zijn.

Bij een BV die wordt ontbonden ligt het anders. De wet wijst een bewaarder van boeken en bescheiden aan, meestal de laatste bestuurder. Die persoon bewaart de administratie zeven jaar en is aanspreekbaar als de Belastingdienst of een schuldeiser er nog naar vraagt. Leg vast wie die bewaarder is, zodat het na de ontbinding niet in de lucht blijft hangen. Gaat het om een ontbinding via een faillissement, lees dan faillissement: archief naar curator of toch vernietigen.

Vergeet de datadragers niet

Bij het beeindigen van een bedrijf verdwijnen ook de apparaten. Laptops, telefoons, een server, externe schijven en oude back-uptapes bevatten vaak jaren aan bedrijfs- en klantgegevens. Een bestand verwijderen en de prullenbak legen is niet genoeg, want de data blijft dan op de schijf staan en is met eenvoudige software terug te halen.

Wordt een apparaat verkocht of hergebruikt, laat het dan grondig wissen. Wordt het afgevoerd, dan is fysieke vernietiging van de datadrager de veiligste keuze. Geef die datadragers gerust mee in dezelfde ophaal als het papier, elk vernietigd op het juiste niveau, en u regelt het in een keer.

Zo pakt u het aan in 6 stappen

1. Inventariseer het volledige archief, papier en digitaal, en de datadragers.
2. Scheid de kern die onder de bewaarplicht valt van de rest.
3. Wijs een bewaarder aan voor de stukken die zeven of tien jaar moeten blijven.
4. Verzamel de rest in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
5. Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat als bewijs.
6. Noteer de einddata zodat u weet wanneer de bewaarde stukken alsnog weg mogen.

Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat

De stukken zonder bewaarplicht en de datadragers laat u vertrouwelijk vernietigen. Voor een bedrijfsarchief met persoonsgegevens is een fijne versnippering het uitgangspunt, omdat er vaak klant- en personeelsgegevens tussen zitten. Het materiaal gaat verzegeld mee en blijft dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is.

Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG dat u de gegevens zorgvuldig heeft laten verdwijnen. Bewaar het bij uw laatste administratie. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.

Veelgemaakte fouten

• Alles weggooien bij de uitschrijving. De bewaarplicht loopt gewoon door, ook zonder inschrijving.
• Geen bewaarder aanwijzen bij een BV. Dan is niemand aanspreekbaar bij een controle.
• Onversnipperd bij het oud papier. Een oud klantenbestand op straat is een meldplichtig datalek.
• Datadragers vergeten. Een oude server of laptop met klantgegevens is een open eind.
• Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging later niet aantonen.

Veelgestelde vragen

Moet ik mijn administratie bewaren als mijn bedrijf stopt?

Ja. De fiscale bewaarplicht van zeven jaar blijft gelden nadat u bent uitgeschreven bij de KvK. U bewaart de administratie als oud-ondernemer, ook al bestaat de onderneming niet meer.

Hoe lang moet ik de administratie na opheffing bewaren?

De basisadministratie zeven jaar en gegevens over onroerend goed tien jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar. Pas daarna mag alles vertrouwelijk worden vernietigd.

Wie is verantwoordelijk voor het archief na uitschrijving bij de KvK?

Bij een eenmanszaak of vof blijft u als oud-eigenaar verantwoordelijk. Bij een ontbonden BV bewaart de bewaarder van boeken en bescheiden de administratie, meestal de laatste bestuurder.

Mag ik oude klantgegevens meteen weggooien als ik stop?

Gegevens zonder bewaarplicht mag u opruimen, maar niet bij het oud papier. Persoonsgegevens van klanten en personeel horen vertrouwelijk vernietigd, met een certificaat als bewijs voor de AVG.

Conclusie

Een bedrijf beeindigen is niet klaar bij de KvK. Bewaar de fiscale kern zeven jaar en de gegevens over onroerend goed tien jaar, wijs een bewaarder aan en ruim de rest vertrouwelijk op. Vergeet de datadragers niet en sluit elke vernietiging af met een certificaat. Zo bewaart u precies wat moet, verdwijnt de rest veilig en heeft u over jaren geen berg oude persoonsgegevens meer die niemand meer beheert.

Lees ook: faillissement: archief naar curator of vernietigen, bedrijfsovername en archief due diligence, rechtsvorm omzetten en uw administratie en doorstart na faillissement: welk archief neemt u mee.

---

Uw laatste archief laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.