Bedrijf

Rechtsvorm omzetten: wat gebeurt met uw administratie?

11 juli 2026 · 10 min lezen · DeSnipperaar

Veel ondernemers zetten op enig moment hun eenmanszaak of vof om naar een BV. Fiscaal en juridisch verandert er dan veel, maar wat gebeurt er met de administratie die u tot dan toe heeft opgebouwd? Verhuist die mee, mag hij weg of moet u hem juist apart houden? Deze gids laat zien wat er bij een omzetting met uw archief gebeurt, welke stukken u nog jaren bewaart, wat over mag naar de BV en hoe u de rest vertrouwelijk laat vernietigen.

Het snelle antwoord: de administratie van uw eenmanszaak valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar en die termijn loopt gewoon door na de omzetting. De BV is een nieuwe rechtspersoon, dus uw oude administratie gaat niet automatisch op in de nieuwe. U bewaart de oude periode apart, draagt lopende dossiers over waar dat kan en ruimt alleen de stukken zonder bewaarplicht vertrouwelijk op.

Een omzetting is geen schone lei voor uw archief

De grootste misvatting is dat de BV met een leeg archief begint en het oude verleden verdwijnt. Dat klopt niet. Fiscaal blijft u aanspreekbaar voor de periode waarin u een eenmanszaak had. De Belastingdienst kan die jaren nog controleren en vraagt dan om uw administratie van toen. Bewaart u die niet, dan staat u met lege handen. De omzetting verandert de rechtsvorm, niet de bewaarplicht over het verleden.

Voor de meeste stukken geldt de fiscale bewaarplicht van zeven jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar. Voor gegevens over onroerend goed is dat tien jaar. Meer daarover leest u in de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Die termijnen blijven aan de oude periode gekoppeld, ongeacht dat u nu via een BV verder gaat.

Wat gaat er mee naar de BV?

Bij een omzetting brengt u de onderneming in in de BV. Lopende zaken verhuizen praktisch gezien mee, zodat de BV het werk kan voortzetten. Denk aan actuele klantcontracten, lopende leveranciersafspraken, personeelsdossiers van medewerkers die in dienst blijven en dossiers die nog niet zijn afgerond. Die stukken hebben de BV nog nodig en horen daarom in het nieuwe archief.

Let op het onderscheid tussen de fysieke overdracht en de fiscale verantwoordelijkheid. Ook al gebruikt de BV dezelfde dossiers verder, de administratie over de periode voor de omzetting blijft aan u als voormalig eenmanszaakhouder gekoppeld. Houd die fiscale kern daarom herkenbaar apart, zodat bij een controle duidelijk is welke stukken bij welke periode horen.

Wat houdt u apart en bewaart u?

Een aantal onderdelen bewaart u tot de termijn is verstreken, los van de vraag of de BV ermee verder werkt. Dit is de fiscale en juridische kern van de oude onderneming.

• De jaarrekeningen, aangiften en grootboek van de eenmanszaak.
• In- en verkoopfacturen en bankafschriften uit die periode.
• De loonadministratie als u personeel had.
• De inbrengbeschrijving en akten rond de omzetting zelf.
• Gegevens over onroerend goed, tien jaar.

Bewaar deze stukken compleet en vindbaar, digitaal of op papier. De akten en de inbrengbeschrijving rond de omzetting horen daar nadrukkelijk bij, want die vormen de brug tussen de oude en de nieuwe situatie. Een overzicht per documentsoort staat in hoe lang moet u documenten bewaren.

Wat mag u opruimen?

Niet alles hoeft mee of bewaard te blijven. Werkkopieen, dubbele uitdraaien, oude offertes die nooit een opdracht werden, concepten en verouderd marketingmateriaal mag u bij de omzetting opruimen. Dat is een goed moment om schoon te beginnen, zodat de BV niet meteen de rommel van jaren meesleept.

Opruimen is hier niet hetzelfde als weggooien. Ook oude offertes en klantenlijsten bevatten persoonsgegevens en horen niet in de papierbak op straat. Verzamel ze in een afgesloten bak en laat ze vertrouwelijk vernietigen. Zo begint de BV met een geordend archief en laat u het overbodige veilig achter.

Bewaren, meenemen of vernietigen

Het volgende overzicht helpt u bij de driedeling. Reken de termijn vanaf het einde van het boekjaar.

Onderdeel	Actie	Toelichting
Jaarrekening, aangiften, grootboek eenmanszaak	Apart bewaren	7 jaar
Facturen en bankafschriften oude periode	Apart bewaren	7 jaar
Akten en inbrengbeschrijving omzetting	Bewaren	langdurig
Lopende klant- en leverancierscontracten	Meenemen naar BV	voortzetting
Personeelsdossiers medewerkers in dienst	Meenemen naar BV	per onderdeel
Oude offertes, concepten, dubbele kopieen	Vertrouwelijk vernietigen	geen bewaarplicht
Datadragers die worden vervangen	Wissen of vernietigen	na overzetten

Gebruik dit als richtlijn, niet als juridisch eindoordeel. Overleg bij twijfel met uw boekhouder, accountant of de notaris die de omzetting begeleidt.

Vergeet de datadragers niet

Een omzetting is vaak ook het moment om over te stappen op nieuwe systemen, een nieuwe boekhoudomgeving of nieuwe apparatuur op naam van de BV. De oude laptop, telefoon of externe schijf van de eenmanszaak blijft dan achter, vol met jaren aan bedrijfs- en klantgegevens. Een bestand verwijderen en de prullenbak legen is niet genoeg, want de data blijft op de schijf staan.

Zet eerst de gegevens over die u nog nodig heeft, bijvoorbeeld naar de nieuwe omgeving van de BV. Wordt een apparaat verkocht of hergebruikt, laat het dan grondig wissen. Wordt het afgevoerd, dan is fysieke vernietiging van de datadrager de veiligste keuze. Geef die datadragers gerust mee in dezelfde ophaal als het papier.

Zo pakt u het aan in 6 stappen

1. Inventariseer de volledige administratie van de eenmanszaak, papier en digitaal.
2. Scheid de fiscale kern van de oude periode en houd die herkenbaar apart.
3. Draag lopende dossiers over naar het archief van de BV.
4. Bewaar de akten en de inbrengbeschrijving rond de omzetting.
5. Verzamel de rest in afgesloten bakken en laat vertrouwelijk vernietigen.
6. Regel de datadragers door over te zetten en daarna te wissen of vernietigen.

Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat

De stukken zonder bewaarplicht en de oude datadragers laat u vertrouwelijk vernietigen. Voor een bedrijfsarchief met klant- en personeelsgegevens is een fijne versnippering het uitgangspunt. Het materiaal gaat verzegeld mee en blijft dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is.

Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG dat de opschoning bij de omzetting zorgvuldig is gebeurd. Bewaar het bij de akten van de omzetting. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.

Veelgemaakte fouten

• De oude administratie weggooien bij de omzetting. De bewaarplicht over die periode loopt door.
• Oud en nieuw door elkaar bewaren. Bij een controle is dan niet duidelijk wat bij welke periode hoort.
• De akten kwijtraken. De inbrengbeschrijving is de brug tussen eenmanszaak en BV.
• Datadragers vergeten over te zetten. Dan verdwijnt data die de BV nog nodig had.
• Onversnipperd weggooien. Een oud klantenbestand op straat is een meldplichtig datalek.

Veelgestelde vragen

Moet ik de administratie van mijn eenmanszaak bewaren na omzetting naar een BV?

Ja. De administratie van de eenmanszaak valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Die termijn loopt door, ook nadat u bent omgezet naar een BV. U bewaart de oude administratie apart van de nieuwe.

Gaat mijn oude archief automatisch over naar de BV?

Niet automatisch. De BV is een nieuwe rechtspersoon. Vaak worden lopende contracten en dossiers overgedragen, maar de fiscale administratie van de eenmanszaak blijft aan die periode gekoppeld en bewaart u afzonderlijk.

Mag ik oude stukken vernietigen bij de omzetting?

Alleen stukken zonder bewaarplicht en dubbele kopieen. De fiscale kern en gegevens met een lopende termijn bewaart u. De rest laat u vertrouwelijk vernietigen, niet bij het oud papier.

Blijf ik persoonlijk verantwoordelijk voor de periode als eenmanszaak?

Ja. Voor de periode voor de omzetting blijft u aanspreekbaar, ook fiscaal. Daarom bewaart u die administratie compleet tot de termijn is verstreken, gescheiden van de administratie van de BV.

Conclusie

Een rechtsvorm omzetten verandert veel, maar niet de bewaarplicht over uw verleden als eenmanszaak. Houd de fiscale kern van de oude periode herkenbaar apart, draag lopende dossiers over naar de BV en bewaar de akten van de omzetting als brug tussen beide. De stukken zonder bewaarplicht ruimt u vertrouwelijk op, zodat de BV schoon begint. Sluit die opschoning af met een certificaat en u weet zeker dat u niets te vroeg heeft weggegooid en niets te lang bewaart.

Lees ook: bedrijf beeindigen: wat doet u met het archief, fusie: twee archieven samenvoegen, bedrijfsovername en archief due diligence en doorstart na faillissement: welk archief neemt u mee.

---

Oude administratie laten ophalen bij de omzetting? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.