Doorstart na faillissement: welk archief neemt u mee?
Bij een doorstart koopt u activa uit een faillissement, vaak van de curator. Voorraad, machines, een merknaam en soms de klantrelaties. Wat daarbij makkelijk over het hoofd wordt gezien is de datakant: klantenbestanden, personeelsgegevens, oude dossiers en volle datadragers reizen mee. Neemt u die zonder plan over, dan erft u ook de risico's van het failliete bedrijf. Deze gids laat zien welk archief u wel en niet meeneemt, wat onder de AVG mag en hoe u de rest vertrouwelijk laat vernietigen.
Het snelle antwoord: u neemt alleen over wat in de activatransactie is afgesproken en wat u onder de AVG mag verwerken. De fiscale administratie van de failliete rechtspersoon blijft bij de curator. Persoonsgegevens overnemen vraagt om een grondslag en meestal om het informeren van de betrokkenen. Alles wat u niet nodig heeft ruimt u meteen vertrouwelijk op.
Een doorstart is geen automatische overname van alle data
De grootste denkfout is dat u met de activa vanzelf alle gegevens en dossiers erbij krijgt. Zo werkt het niet. Een doorstart is een nieuwe onderneming die bepaalde activa koopt. Wat u overneemt staat in de koopovereenkomst met de curator, en alleen dat. De administratie van de failliete rechtspersoon zelf blijft in de boedel, onder beheer van de curator. Hoe die kant werkt leest u in faillissement: archief naar curator of vernietigen.
Behandel de datakant daarom net zo zorgvuldig als de rest van de transactie. Spreek expliciet af welke bestanden, dossiers en datadragers meekomen, en in welke staat. Zonder die afspraak krijgt u bij de sleuteloverdracht een berg apparatuur en papier waarvan niemand weet wat erop staat en of u het mag gebruiken.
De AVG-kant: mag u het klantenbestand overnemen?
Klantgegevens en personeelsgegevens overnemen is een verwerking van persoonsgegevens, ook als het via een faillissement gaat. Een faillissement is geen vrijbrief om zonder regels een compleet klantenbestand in gebruik te nemen. U heeft een grondslag nodig, en u moet de betrokkenen meestal informeren over wie nu de verwerkingsverantwoordelijke is en met welk doel u de gegevens gebruikt.
Wilt u de klanten van het failliete bedrijf actief benaderen met aanbiedingen, dan is dat een eigen doel dat om een eigen afweging vraagt. Neem de klanten die u overneemt daarom op in uw eigen verwerkingsregister en beschrijf grondslag, doel en bewaartermijn. Meer daarover in verwerkingsregister, archief en vernietiging. Twijfelt u over de grens van wat mag, overleg dan met een privacyjurist.
Wat u meeneemt en wat de curator houdt
Het volgende overzicht helpt u de datakant te scheiden. Leg de afspraken vast in de activatransactie.
| Onderdeel | Meenemen of niet | Toelichting |
|---|---|---|
| Lopende klantcontracten | Meenemen indien overgedragen | met grondslag en informeren |
| Klantenbestand voor marketing | Alleen met eigen afweging | nieuw doel |
| Personeelsdossiers overgenomen medewerkers | Meenemen | per onderdeel |
| Fiscale administratie failliet bedrijf | Blijft bij curator | boedel |
| Oude dossiers zonder doel | Niet overnemen | datalast vermijden |
| Datadragers uit de boedel | Overzetten en beveiligen | rest wissen of vernietigen |
Gebruik dit als richtlijn. De precieze verdeling hangt af van de koopovereenkomst en van wat de curator meegeeft.
Neem niet de datalast van het failliete bedrijf over
Een failliet bedrijf heeft vaak een archief dat jaren niet is opgeschoond. Volle mappen, oude personeelsdossiers, verlopen klantgegevens en stapels papier waar niemand meer naar omkijkt. Als u die klakkeloos meeneemt, begint uw doorstart met een berg persoonsgegevens zonder doel. Dat is precies de last die u niet wilt erven, want u wordt er wel verantwoordelijk voor.
Beperk de overname daarom tot wat u echt nodig heeft en waarvoor u een grondslag heeft. Alles wat daarbuiten valt, neemt u bij voorkeur niet mee. Komt het toch mee, bijvoorbeeld omdat het fysiek op dezelfde locatie of dezelfde server staat, ruim het dan meteen op. Zo start u schoon in plaats van met de erfenis van een ander.
Overgenomen datadragers en systemen
Bij een doorstart komen vaak servers, laptops, telefoons en externe schijven mee. Daar staat meestal een mix op van gegevens die u nodig heeft en gegevens die u niet mag of wilt gebruiken. Zet eerst zorgvuldig over wat binnen de transactie valt naar uw eigen omgeving. Beveilig die omgeving meteen goed, zodat de overgenomen data vanaf dag een op orde is.
Voor de datadragers met gegevens die u niet overneemt geldt hetzelfde principe als bij een gewone afvoer. Een bestand verwijderen is niet genoeg, want de data blijft op de schijf staan. Laat die dragers wissen of vernietigen, zodat er geen oude persoonsgegevens onbeheerd achterblijven op apparatuur die nu van u is. Hoe dat werkt leest u in harde schijf laten shredden.
Zo pakt u het aan in 6 stappen
- Leg vast welke bestanden, dossiers en datadragers de doorstart overneemt.
- Toets de grondslag voor het overnemen van klant- en personeelsgegevens.
- Informeer de betrokkenen over de nieuwe verantwoordelijke en het doel.
- Zet over wat u nodig heeft naar een goed beveiligde eigen omgeving.
- Ruim de rest op die u niet overneemt, vertrouwelijk en niet bij het oud papier.
- Wis of vernietig de datadragers met gegevens die niet meegaan.
Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat
De dossiers en datadragers die u niet overneemt laat u vertrouwelijk vernietigen. Voor materiaal met klant- en personeelsgegevens is een fijne versnippering het uitgangspunt. Het gaat verzegeld mee en blijft dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is en er onderweg niets kan uitlekken.
Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat toont aan dat u de niet overgenomen gegevens zorgvuldig heeft laten verdwijnen, en dat u dus niet de datalast van het failliete bedrijf blijft meedragen. Stem bij het opruimen van boedelmateriaal wel af met de curator over wat mag. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.
Bij de doorstart een berg oude data over?
Geef door wat u wilt opruimen en u krijgt een vaste prijs. Wij halen het verzegeld op, vernietigen op het juiste DIN-niveau en u ontvangt een certificaat. Geen voorrijkosten binnen 20 km van Amsterdam.
Vraag een offerte aanVeelgemaakte fouten
- Denken dat een faillissement een vrijbrief is. De AVG geldt onverkort bij het overnemen van gegevens.
- Het hele klantenbestand overnemen zonder grondslag. Actief benaderen vraagt om een eigen afweging.
- De betrokkenen niet informeren. Klanten en personeel horen te weten wie hun gegevens nu beheert.
- De datalast meeslepen. Oude dossiers zonder doel worden uw verantwoordelijkheid.
- Datadragers ongewist hergebruiken. Dan draait u met de data van een ander in uw systemen.
Veelgestelde vragen
Mag ik bij een doorstart zomaar het klantenbestand overnemen?
Niet zonder meer. Een klantenbestand overnemen is een verwerking van persoonsgegevens. U heeft een grondslag nodig en moet de betrokkenen meestal informeren over de nieuwe verwerkingsverantwoordelijke en het doel.
Wie blijft verantwoordelijk voor de administratie van het failliete bedrijf?
De curator beheert de boedel en de administratie van de failliete rechtspersoon. Die fiscale administratie gaat niet mee in de doorstart. U neemt alleen over wat in de activatransactie is afgesproken.
Wat doe ik met overgenomen data die ik niet nodig heb?
Gegevens zonder doel of grondslag bewaart u niet. Ruim ze op zodra ze binnen zijn, vertrouwelijk en met een certificaat, zodat u niet de datalast van het failliete bedrijf overneemt.
Moet ik overgenomen datadragers laten wissen of vernietigen?
Zet over wat u nodig heeft en beveilig de rest. Datadragers met gegevens die u niet overneemt, laat u wissen of vernietigen, zodat er geen oude persoonsgegevens onbeheerd achterblijven.
Conclusie
Een doorstart na faillissement is een kans om schoon te beginnen, maar alleen als u de datakant net zo zorgvuldig behandelt als de rest van de transactie. Neem alleen over wat is afgesproken en wat u onder de AVG mag verwerken, informeer de betrokkenen en laat de administratie van het failliete bedrijf bij de curator. Wat u niet nodig heeft ruimt u meteen vertrouwelijk op, in overleg met de curator, en sluit u af met een certificaat. Zo erft u de kansen van de doorstart zonder de datalast van het faillissement.
Lees ook: faillissement: archief naar curator of vernietigen, bedrijfsovername en archief due diligence, bedrijf beeindigen: wat doet u met het archief en fusie: twee archieven samenvoegen.
Bij de doorstart oude data laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.