Sector

Autobedrijven: klantdossiers en kopieen identiteitsbewijzen vernietigen

13 juni 2026 · 7 min lezen · DeSnipperaar

Een autobedrijf is een bijzondere combinatie: handel, garage, financiering, soms verzekering, allemaal onder één dak. Voor elk van die activiteiten worden persoonsgegevens vastgelegd, en voor sommige geldt een wettelijke kopie-ID-plicht. Het archief loopt van uitnodigingen tot proefritten tot de complete leasedossiers van zakelijke wagenparken. Dit artikel zet de bewaartermijnen en vernietigingsroutes op een rij.

Welke gegevens verzamelt een autobedrijf?

Verkoopdossiers: NAW, contactgegevens, financieringsdetails, kopie ID.
Leaseovereenkomsten: bedrijfsgegevens, persoonlijke borg, kredietcheck.
Garage-administratie: kentekenkoppeling, onderhoudshistorie, klantnaam.
Verzekering en kentekenregistratie: RDW-koppelingen, BSN soms.
Marketing- en CRM-data: proefritten, leadlijsten, e-mailcampagnes.
Camerabeelden: showroom, werkplaats, parkeerterrein. Lees camerabeelden bewaartermijn.

Wettelijke grondslagen voor kopie ID

Een autobedrijf heeft niet automatisch een kopie-ID-grondslag voor elke transactie. Wat wel mag:

Wwft-grondslag bij autodealers en handelaren: bij contante betaling > €10.000 verplicht (Wwft art. 23 e.v.). Lees over Wwft cliëntonderzoek.
Leasing/financiering: kredietverstrekker (vaak achter het bedrijf) heeft Wft-grondslag.
Verhuur (lange termijn): grondslag uit verhuurovereenkomst plus mogelijk Wwft.
Garage-werkzaamheden: geen automatische kopie-ID-grondslag; alleen NAW + kenteken.

Voor de bredere context van BSN-bewaring, lees BSN in oude administratie.

Bewaartermijnen per categorie

Verkoopfacturen, leaseovereenkomsten: 7 jaar fiscaal (AWR art. 52).
Wwft-cliëntonderzoek: 5 jaar na einde zakelijke relatie.
Garage-werkbon en onderhoudshistorie: 5-7 jaar voor service-bewijs en eventuele claimprocedure.
Marketing- en lead-lijsten: 2 jaar inactief, of bij intrekking toestemming.
Personeelsdossiers: 2 jaar na einde dienstverband (algemeen), 5 jaar (kopie ID en loonadministratie).
Camerabeelden: 4 weken (AP-richtlijn).

Specifieke risico-aandachtspunten

Kopie ID's buiten Wwft-grondslag

Een veelvoorkomende fout: bij een proefritregistratie wordt een kopie ID gemaakt ‘voor de zekerheid'. Niet AVG-conform. Voor proefritregistratie volstaat NAW plus kentekenpasje en een korte registratie van geboorte-jaar (voor leeftijdscontrole rijbewijs).

Leasingdossiers met persoonlijke borg

Bij zakelijke leases met persoonlijke borg liggen vaak persoonsgegevens van de borgsteller in dossier. Bewaar 7 jaar plus 2 jaar buffer.

RDW-koppelingen en kenteken

Kenteken plus naam is een persoonsgegeven; behandeling als CRM-data, dus AVG-bewaartermijn-toets.

De grootste compliance-zorg in autobedrijven is overbewaring. Ondernemers houden ‘voor de zekerheid' alles 10-15 jaar; AVG vereist actieve termijnen-toets.

De jaarlijkse opruim

Inventariseer fysiek archief (verkoopdossiers, leasedossiers, garage-administratie).
Splits per jaar.
Toets oudste jaar tegen bewaartermijnen.
Plan mobiele vernietiging op locatie. Lees hoe organiseer je een archief-opruimdag.
Combineer met digitale opruim van CRM en garage-systeem.

Specifieke documenten om aandacht aan te besteden

Garage-werkbonnen met kentekens van klanten van > 7 jaar geleden: weg.
Oude leasedossiers van beëindigde overeenkomsten: 7 jaar na einde, dan weg.
Proefrit-registers: 1-2 jaar, dan weg.
Verzekeringscorrespondentie: 7 jaar na einde polis.
Marketingdata van inactive klanten: 2 jaar inactief, dan weg.

Hardware in autobedrijven

Vergeet niet de digitale kant:

Oude diagnose-laptops met klantdata; lees HDD shredderen.
USB-sticks voor software-updates aan voertuigen; lees USB-sticks afvoeren.
Toegangsbadges van vertrokken medewerkers; lees pasjes en badges.
Camerasystemen bij vervanging.

Praktische tips

Plaats afgesloten consoles in de showroom-archiefruimte.
Train verkoopmedewerkers in het correcte ID-kopie-beleid (alleen Wwft-relevant).
Plan jaarlijkse opruim na de jaarafsluiting in maart-april.
Combineer papier-vernietiging met hardware-vernietiging in één rit.
Documenteer in verwerkersregister.

Eenmalige opruim of jaarlijks ritme?

Wij bedienen autodealers in heel Noord-Holland met mobiele vernietiging. Combineer papier en hardware in dezelfde rit, met certificaat per type drager.

Vraag een offerte aan

Klaar om je archief op te ruimen? Mail ons via desnipperaar.nl met aantal kasten en eventuele hardware-batch.