Autoschadeherstel: klant- en voertuiggegevens vernietigen
Een autoschadeherstelbedrijf verwerkt de gegevens van iedere klant en elk voertuig dat binnenkomt. Naam en adres, het kenteken, een schadedossier, communicatie met de verzekeraar, expertiserapporten met fotos en de facturatie. Een deel valt onder de fiscale bewaarplicht, een deel houdt u aan tot het herstel is afgewikkeld. Een deel hoort zo kort mogelijk bewaard te worden. Deze gids laat per onderdeel zien wat u bewaart, wanneer het weg mag en hoe u het vertrouwelijk laat vernietigen.
Het snelle antwoord. De facturatie valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Het schadedossier en de verzekeraarscommunicatie houdt u aan tot het herstel is afgewikkeld en een eventuele garantie of geschil is verstreken. Klant- en voertuiggegevens, expertiserapporten en schadefotos houdt u niet langer aan dan nodig. Wat weg mag, verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat.
Twee kaders voor schadeherstel
Bij een schadeherstelbedrijf lopen twee dingen door elkaar. De fiscale bewaarplicht verplicht u om de administratie zeven jaar te bewaren, met de facturen, offertes en betaalgegevens. Daarnaast geldt de AVG, die vraagt om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig. De fiscale plicht bepaalt de ondergrens voor de administratie, de AVG de bovengrens voor alles wat naar een persoon of voertuig te herleiden is.
Behandel de gegevens daarom per soort. Een factuur heeft een andere status dan een schadefoto van het interieur of een expertiserapport met een schadeberekening. Als u dat onderscheid maakt, bewaart u precies wat moet en ruimt u de rest op tijd op. Een kenteken is een persoonsgegeven zodra het herleidbaar is tot de eigenaar, dus ook uw voertuigadministratie valt onder de AVG.
Bewaartermijnen per onderdeel
De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar en de overige termijnen vanaf de afwikkeling van het herstel.
| Onderdeel | Uitgangspunt | Termijn |
|---|---|---|
| Facturatie en administratie | Fiscale bewaarplicht | 7 jaar |
| Schadedossier en verzekeraarscommunicatie | Tot afwikkeling en garantie | doelgebonden |
| Klant- en voertuiggegevens | Zo beperkt mogelijk | alleen wat nodig is |
| Kenteken en WOK-meldingen | Tot herstel en afmelding | tot afwikkeling |
| Expertiserapporten en schadefotos | Doelgebonden, opslagbeperking | zo kort mogelijk |
| Correspondentie en concepten | Geen bewaarplicht | direct opruimen |
Gebruik dit als richtlijn, niet als vervanging van uw eigen afspraken met verzekeraars en leasemaatschappijen. Bij twijfel raadpleegt u uw privacyadviseur. De fiscale kant staat in de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
Schadedossiers en communicatie met verzekeraars
Een schadedossier bundelt veel over een klant en zijn voertuig. Naam en adres, het kenteken, de schadebeschrijving, de reparatiegeschiedenis en vaak de polis of het schadenummer van de verzekeraar. Zolang het herstel loopt en er nog garantie of een mogelijk geschil speelt, heeft u een grond om het dossier te bewaren. Zodra dat voorbij is, vervalt die grond en ruimt u het dossier vertrouwelijk op.
De communicatie met verzekeraars vraagt om dezelfde discipline. U bent verwerker of medeverantwoordelijke voor gegevens die eigenlijk bij de verzekeraar horen, dus houd die stroom herkenbaar apart. Hoe een verzekeraar zelf met claim- en polisdossiers omgaat leest u in verzekeraars: claimdossiers en polissen vernietigen. Bewaar niet meer dan de afspraak vraagt en gooi na afloop niets ongecontroleerd bij het oud papier. Leg voor uzelf vast wanneer een dossier is afgewikkeld, zodat u een vast moment heeft om op te ruimen. Zonder zo'n moment blijven schadedossiers jarenlang liggen zonder dat iemand nog een grond kan noemen. Dat is precies het risico dat de AVG wil voorkomen.
Kentekens, WOK-meldingen en expertiserapporten
Zware schade leidt soms tot een WOK-melding bij de RDW, waarna het voertuig pas na herstel en herkeuring weer de weg op mag. In die dossiers staan het kenteken, de eigenaar en een gedetailleerde schadebeschrijving. Houd deze gegevens aan tot het herstel is afgemeld en de keuring rond is. Ruim ze daarna op. Uw voertuig- en kentekenadministratie is vergelijkbaar met andere sectoren die een wagenpark beheren, zoals beschreven in chauffeursgegevens en de AVG bij een wagenpark.
Expertiserapporten en schadefotos zijn gevoeliger dan ze lijken. Een foto van het interieur kan persoonlijke spullen, een kenteken of zelfs een inzittende tonen. Een rapport bevat een volledige schadeberekening. Behandel deze beelden en rapporten als onderdeel van het schadedossier, bewaar ze alleen zolang het doel loopt en ruim ze daarna vertrouwelijk op. Vraagt u ook een kopie van een identiteitsbewijs of rijbewijs, wees daar terughoudend mee, net als in autobedrijven: klantdossiers en id-kopieen vernietigen.
Zo pakt u het aan in 6 stappen
- Splits de gegevens in administratie, schadedossier, voertuiggegevens en correspondentie.
- Beperk klant- en voertuiggegevens tot wat het herstel en de afwikkeling vragen.
- Behandel schadefotos en expertiserapporten apart en ruim ze op na de garantietermijn.
- Houd de administratie aan gedurende de fiscale zeven jaar.
- Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
- Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.
Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat
Klant- en voertuiggegevens laat u vertrouwelijk vernietigen, omdat ze identiteits-, kenteken- en schadegegevens bevatten. Het papier en eventuele datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is. Ook een oude werkplaatscomputer, een back-up of een geheugenkaart met schadefotos hoort erbij. Denk daarnaast aan uitdraaien van calculatiesoftware, verzekeringsformulieren en werkorders die in de werkplaats blijven rondslingeren. Door alles wat weg mag op een vaste plek te verzamelen, houdt u overzicht en voorkomt u dat gevoelige stukken alsnog los in de container belanden.
Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG dat u zorgvuldig heeft gehandeld. Noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.
Klant- en voertuiggegevens laten vernietigen?
Geef door wat u heeft en u krijgt een vaste prijs. Wij halen het verzegeld op, vernietigen op het juiste DIN-niveau en u ontvangt een certificaat voor uw AVG-dossier. Geen voorrijkosten binnen 20 km van Amsterdam.
Vraag een offerte aanVeelgemaakte fouten
- Schadedossiers eindeloos bewaren. Na afwikkeling en de garantietermijn vervalt het doel.
- Schadefotos op losse geheugenkaarten laten staan. Ook beelden zijn persoonsgegevens.
- Kopie-ID of rijbewijs standaard bewaren. Noteer alleen wat u echt nodig heeft.
- Onversnipperd weggooien. Een schadedossier op straat is een meldplichtig datalek.
- Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet een schadeherstelbedrijf klant- en voertuiggegevens bewaren?
De facturatie valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Het schadedossier en de verzekeraarscommunicatie houdt u aan tot het herstel is afgewikkeld en een eventuele garantie of geschil is verstreken. Overige klant- en voertuiggegevens houdt u niet langer aan dan nodig.
Mag ik schadefotos en expertiserapporten onbeperkt bewaren?
Nee. Schadefotos en expertiserapporten horen bij het schadedossier en zijn doelgebonden. Zodra het herstel is afgewikkeld en de garantietermijn is verstreken vervalt de grond en ruimt u ze vertrouwelijk op.
Hoe lang bewaar ik facturen en verzekeraarscommunicatie?
Facturen vallen onder de fiscale administratie van zeven jaar. Verzekeraarscommunicatie zonder verdere grond ruimt u op zodra de claim is afgewikkeld en er geen klacht of geschil meer speelt.
Hoe vernietig ik klant- en voertuiggegevens AVG-conform?
Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee en de vernietiging wordt genoteerd in het verwerkingsregister.
Conclusie
Een schadeherstelbedrijf werkt met identiteits-, kenteken- en schadegegevens van elke klant, tussen de fiscale bewaarplicht en de AVG in. Bewaar de administratie zeven jaar, houd het schadedossier aan tot het herstel is afgewikkeld en wees terughoudend met kopie-ID en losse schadefotos. Expertiserapporten en beelden ruimt u op na de garantietermijn. Wat weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen met een certificaat als bewijs. Zo voldoet u aan beide kaders en beschermt u de gegevens van uw klanten.
Lees ook: koeriersdiensten: bezorggegevens vernietigen, touringcarbedrijven: passagiersgegevens vernietigen, tankstations: klantgegevens vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.
Klant- en voertuiggegevens laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.