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Agences RP : detruire les donnees de contacts medias

2 aout 2026 · 10 min de lecture · DeSnipperaar

Une agence de RP ou de communication vit de ses contacts. Listes de journalistes, bases de donnees medias, listes d'invites pour des lancements, mailings vers les redactions et les donnees personnelles qui vont avec. A cote se trouvent les campagnes clients, les pieces sous embargo et les anciennes archives de projet avec tout ce qu'une marque ne veut pas voir dans la rue. Une partie releve de l'obligation fiscale de conservation, la plus grande partie doit etre conservee le plus brievement possible. Ce guide montre, partie par partie, ce que vous conservez, quand cela peut partir et comment le faire detruire en confiance.

La reponse rapide : les contacts medias et les listes de journalistes, vous les gardez a jour et pas plus longtemps que la relation ne dure. Les donnees personnelles dans les mailings et les listes d'invites, vous les eliminez des que la finalite a disparu. La facturation et l'administration de projet relevent des sept ans fiscaux. Ce qui peut partir disparait en confiance et avec un certificat.

Deux cadres : contacts a jour et RGPD

Dans une agence de communication, deux interets se croisent. Vous voulez garder vos contacts medias a jour et complets, car une liste de journalistes perimee vous coute de la portee. En meme temps, le RGPD demande de ne pas conserver les donnees personnelles plus longtemps que necessaire et d'avoir une base valable pour chaque traitement. Un nom, une redaction, un numero de telephone et une preference pour un sujet sont des donnees personnelles, meme lorsqu'elles sont professionnelles.

Traitez donc les donnees par type. Un contact media en cours n'a pas le meme statut qu'une liste d'invites pour un evenement deja passe, ou qu'un projet de communique qui n'est jamais sorti. En faisant cette distinction, vous suivez precisement ce qui a de la valeur et eliminez le reste a temps.

Delais de conservation par partie

Le delai varie selon le type de donnee. L'apercu ci-dessous donne la ligne principale. Comptez le delai fiscal a partir de la fin de l'exercice et les autres delais a partir du moment ou la finalite disparait.

Partie	Point de depart	Delai
Facturation et administration de projet	Obligation fiscale	7 ans
Contacts medias et listes de journalistes	Limitation de finalite, tenir a jour	tant que la relation dure
Mailings et listes d'invites	Consentement ou interet legitime	jusqu'a disparition de la finalite
Pieces sous embargo et brouillons	Confidentiel, sans obligation	jusqu'a publication ou peremption
Anciennes archives de projet	Apres cloture et fiscal	lie a la finalite + 7 ans
Correspondance et brouillons	Sans obligation	eliminer aussitot

Utilisez ce tableau comme repere, pas en remplacement de votre propre appreciation par mission. En cas de doute, consultez votre conseil en protection des donnees. Le volet fiscal figure dans l'aide-memoire des delais de conservation RGPD.

Tenir a jour listes de journalistes et mailings

Une base de donnees medias vieillit vite. Les journalistes changent de redaction, des titres disparaissent et des contacts indiquent qu'ils ne suivent plus un sujet. Une liste que vous laissez inchangee pendant des annees est pleine de donnees qui ne servent plus aucune finalite et que vous n'auriez donc pas du conserver. Nettoyez donc la liste periodiquement. Supprimez les contacts qui ne sont plus exacts et respectez une demande de ne pas etre sollicite.

Les listes d'invites pour un lancement ou un point presse ont une duree de vie encore plus courte. Apres l'evenement, la finalite a disparu. Si vous voulez solliciter les memes personnes pour une prochaine campagne, il vous faut une base valable, pas une liste conservee de l'an dernier. Ce que vous avez eu sur papier, des listes d'adresses imprimees aux badges nominatifs, ne va pas au vieux papier mais se detruit en confiance. Cela vaut aussi pour les exports que vous avez un jour imprimes. La facon de gerer le materiel promotionnel est expliquee dans detruire le materiel promotionnel et les cartes de visite.

Pieces sous embargo et anciennes archives de projet

Une agence de RP travaille avec des informations qui ne peuvent sortir qu'a un moment convenu. Pieces sous embargo, projets de communique, documents de strategie et chiffres d'un client valent de l'or pour qui les obtient trop tot. Tant qu'une campagne est en cours, vous les conservez avec soin, mais des qu'elles sont publiees ou perimees, les brouillons perdent leur valeur. Ne les laissez pas trainer dans un tiroir ou sur un vieux disque.

Apres la cloture d'une mission, il reste souvent une archive de projet avec des briefings, des epreuves, du materiel photo et des donnees clients. Conservez l'administration pendant le delai fiscal et eliminez le materiel creatif des que la reddition de comptes est bouclee. Ainsi vous gardez une archive d'agence de publicite maniable, comme decrit dans agences de publicite : campagnes clients et archives. Si vous travaillez avec des donnees de repondants ou d'etude pour une campagne, les points d'attention de instituts d'etudes de marche : detruire les donnees des repondants s'appliquent.

Comment proceder en 6 etapes

1. Divisez les donnees en administration, contacts medias, mailings et archive de projet.
2. Nettoyez les listes de journalistes et supprimez les contacts perimes ou non souhaites.
3. Eliminez les listes d'invites des que l'evenement est passe et qu'il n'y a plus de base.
4. Limitez les pieces sous embargo a la duree de la campagne.
5. Rassemblez ce qui peut partir dans des conteneurs fermes, pas dans le bac a papier.
6. Faites detruire en confiance avec un certificat et notez-le dans votre registre.

Detruire en confiance avec un certificat

Les pieces de campagne et les donnees medias se font detruire en confiance, car elles contiennent des donnees personnelles, des secrets de clients et des informations sous embargo. Le papier et les eventuels supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction, de sorte que la chaine est fermee. Un ancien ordinateur portable, un telephone ou une sauvegarde contenant une base de donnees medias ou une presentation client en fait tout autant partie. Vous trouverez plus de contexte dans detruire des documents confidentiels.

Ensuite vous recevez un certificat de destruction avec la date, la quantite et le niveau. Ce certificat est votre preuve, au regard du RGPD et de votre client, que vous avez agi avec soin. Notez la destruction dans votre registre des traitements. Nous collectons dans un rayon de 20 km autour d'Amsterdam sans frais de deplacement, travaillons a l'echelle nationale via des tournees groupees et facturons un prix fixe par carton ou par conteneur roulant. Le depot sur place n'est pas possible, cela fonctionne sur rendez-vous par enlevement.

Erreurs frequentes

• Laisser les listes de journalistes inchangees pendant des annees. Une liste perimee ne sert plus aucune finalite.
• Reutiliser les listes d'invites sans base. Apres l'evenement, la finalite a disparu.
• Laisser trainer les pieces sous embargo. Une information divulguee trop tot nuit au client.
• Jeter sans broyer. Une presentation client dans la rue est une violation de donnees a notifier.
• Ne garder aucune preuve. Sans certificat, vous ne pouvez pas demontrer la destruction.

Questions frequentes

Combien de temps une agence de RP conserve-t-elle contacts medias et listes de journalistes ?

Tant que la relation dure et que les donnees sont a jour. Un contact media est une donnee personnelle, vous tenez donc la liste propre et supprimez les journalistes qui ont change de fonction ou ont indique ne pas vouloir etre sollicites. Il n'y a pas de delai fixe, mais l'obligation de ne pas conserver plus longtemps que necessaire.

Pouvons-nous conserver les donnees personnelles des mailings et listes d'invites pour des campagnes ulterieures ?

Seulement avec une base valable. Une liste d'invites pour un evenement ponctuel n'a plus de finalite une fois passe. La reutiliser pour une campagne suivante exige un consentement ou un interet legitime demontrable. Sans base, vous eliminez la liste.

Combien de temps conservons-nous les donnees de facturation et de projet des campagnes clients ?

La facturation et l'administration de projet relevent de l'obligation fiscale de conservation de sept ans. Le materiel creatif et sous embargo d'une archive de projet ne se conserve pas plus longtemps que necessaire pour la cloture et la reddition de comptes de la mission.

Comment detruire des pieces de campagne confidentielles conformement au RGPD ?

En confiance et avec un certificat de destruction. Le papier et les supports voyagent scelles et le restent jusqu'a la destruction. Vous notez l'operation dans votre registre des traitements comme preuve.

Conclusion

Une agence de RP ou de communication travaille avec des contacts medias, des secrets de clients et des pieces sous embargo, entre gestion active de la relation et RGPD. Tenez les listes de journalistes propres et a jour, eliminez les listes d'invites des que la finalite disparait et conservez l'administration sept ans. Les pieces sous embargo et les anciennes archives de projet perdent leur valeur apres publication. Ce qui peut partir, vous le faites detruire en confiance avec un certificat comme preuve. Ainsi vous protegez vos clients, vos contacts et votre reputation.

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