Agences de publicité : déchiqueter les campagnes clients, les briefings et les archives
Une agence de publicité, quelle que soit sa taille, accumule en dix ans des armoires pleines de pitchs, de briefings, de présentations de concepts, d'épreuves et d'évaluations internes de campagnes. Une grande partie contient des informations confidentielles du client : stratégie de marché, lancements de produits, prix, parfois des données d'entreprise sensibles issues de pitchs clients qui ne sont même jamais devenus un brief. Comment l'éliminer sans rompre la confiance ni endommager la marque ?
Qu'y a-t-il dans les archives ?
- Pitchs et briefings : correspondance client et apports stratégiques pour les propositions.
- Présentations de concepts : concepts de design, y compris ceux de propositions rejetées.
- Dossiers de production : assets finaux de campagne, contrats fournisseurs.
- Contrats clients et NDA : généralement conservés 7 ans.
- Matériel photo et autorisations de mannequins : données personnelles sur les mannequins et les talents.
- Épreuves et premières variantes : matériel créatif inutilisé.
- Coupures de presse et retombées médias : pour le portfolio et les études de cas.
Délais de conservation pour les agences de publicité
| Catégorie | Délai |
|---|---|
| Contrats clients et factures | 7 ans (fiscal) |
| Pitchs n'ayant pas abouti à un brief | 1 à 2 ans |
| Présentations de concepts | 2 à 3 ans (pertinence portfolio) ou fin de campagne |
| Autorisations de mannequins et droits des talents | Durée de la licence plus 2 ans |
| Correspondance de production | 2 à 3 ans après la fin de la campagne |
| NDA | Durée plus 5 ans (souvent fixé dans le NDA lui-même) |
| Données marketing du client | Selon la base RGPD, souvent fin de l'accord plus 2 ans |
Règle générale : les pitchs n'ayant pas abouti à un brief doivent être éliminés le plus vite possible. Ils contiennent une stratégie confidentielle du client et n'ont aucune valeur contractuelle.
Pitchs perdus et matériel de pitch
Un risque sous-estimé. Les pitchs pour des clients qui n'ont pas donné suite contiennent souvent des informations plus sensibles que les briefs aboutis. Le client a partagé sa stratégie de marché, ses lancements de produits ou ses avantages concurrentiels avec l'agence dans l'espoir d'être choisie. Lorsque l'agence n'est pas retenue, ce matériel ne devrait pas traîner pendant des années.
Approche recommandée.
- Conservez la présentation de pitch finale en qualité portfolio (scannée, vue d'ensemble).
- Détruisez la correspondance de travail et les documents stratégiques internes dans l'année suivant le rejet.
- Les obligations du NDA continuent de s'appliquer après la destruction.
La confiance du client comme argument commercial
Les agences de publicité qui cultivent activement la confiance des clients peuvent positionner la destruction comme un plus.
- « Nous détruisons le matériel de pitch dans les 12 mois suivant le rejet. »
- « Notre politique d'archivage limite l'exposition de votre stratégie à une fenêtre fixe. »
- Mention dans la clause NDA.
- Certificat sur demande pour chaque élimination par client.
Matériel promotionnel et ancienne identité de marque
Outre les campagnes clients, il y a aussi le matériel promotionnel interne : ancienne identité de marque, cartes de visite d'anciens collègues, banderoles d'événements. Pour une approche de ce matériel, lisez détruire le matériel promotionnel et les cartes de visite.
Flux numérique
- Fichiers de travail cloud dans Adobe CC, Figma, Frame.io : archivez ou supprimez par projet.
- Matériel contenant des données clients : ordinateurs portables au remplacement, lisez le déchiquetage de disque dur.
- Clés USB avec livrables, lisez l'élimination des clés USB.
- Postes de travail externes chez les freelances : clause contractuelle sur la suppression des données.
Méthode de destruction
- DIN P-4 en standard pour le papier (confidentiel client).
- P-5 pour les pitchs avec des données particulièrement stratégiques.
- Destruction mobile sur site pour la tranquillité d'esprit du client.
Rythme recommandé
- Élimination semestrielle des pitchs et briefings archivés.
- Élimination annuelle des dossiers clients de plus de 7 ans.
- En fin de projet : retrait ciblé des fichiers de travail.
- Tournée de fin d'année pour le matériel de marque issu de campagnes closes.
Destruction discrète sur site pour les agences de publicité.
Nous desservons les agences créatives à Amsterdam avec un camion mobile. Destruction au niveau P-5 pour le matériel de pitch, certificat comme preuve de conformité au NDA client.
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