Welke documenten mag u na 7 jaar vernietigen? 12 voorbeelden
De meeste bedrijfsadministratie valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Zodra die termijn is verstreken, mag u een flink deel van uw archief vernietigen. Maar niet alles. Sommige categorieen kennen een langere termijn en persoonsgegevens hebben hun eigen AVG-regels. Dit zijn twaalf concrete voorbeelden van documenten die na zeven jaar weg mogen, met de nuances die u moet kennen voordat u de shredder aanzet.
Het snelle antwoord. De basisadministratie van uw onderneming bewaart u zeven jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar. Daarna mag het overgrote deel weg. De belangrijkste uitzondering betreft onroerend goed, dat u minimaal negen jaar bewaart. Alles wat weg mag, verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat. Meer over de wettelijke basis leest u in de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
1. Inkoop- en verkoopfacturen
Facturen vormen de kern van uw administratie en vallen daarmee volledig onder de zevenjaarstermijn. Zowel de facturen die u zelf verstuurde als die u ontving, mag u na afloop van die termijn vernietigen. Let alleen op facturen die samenhangen met een investering in onroerend goed, want daarvoor geldt de langere termijn verderop in dit artikel.
2. Bankafschriften en betaalbewijzen
Bankafschriften onderbouwen uw boekingen en horen bij de fiscale administratie. Na zeven jaar mag u ze vernietigen, samen met bijbehorende betaalbewijzen en incassoverantwoordingen. Omdat afschriften rekeningnummers en saldi bevatten, gaan ze vertrouwelijk weg en niet los bij het oud papier. Voor de particuliere kant staat de aanpak in bankafschriften vernietigen.
3. Grootboek en jaarrekeningen
Het grootboek, de kolommenbalans en de onderliggende journaalposten zijn de ruggengraat van uw boekhouding. Ze vallen onder dezelfde zevenjaarstermijn en mogen daarna weg. Veel ondernemers bewaren de definitieve jaarrekening zelf wat langer om historische redenen, maar verplicht is dat na zeven jaar niet meer voor de fiscus.
4. Salaris- en loonstroken
Loonstroken en de bijbehorende salarisadministratie vallen onder de bewaarplicht, maar hier zit een nuance. Een deel van de basisgegevens van de loonadministratie kent een termijn van vijf jaar, terwijl de loonstroken zelf binnen de fiscale zeven jaar passen. Toets dit onderdeel apart voordat u het vernietigt. De volledige uitleg staat in loonadministratie bewaren en vernietigen.
5. Offertes en orderbevestigingen
Offertes en orderbevestigingen die tot een opdracht leidden, horen bij de administratie van die opdracht en volgen de zevenjaarstermijn. Offertes die nooit tot iets leidden, kennen geen fiscale bewaarplicht en mag u eerder opruimen. Bevatten ze persoonsgegevens van een prospect, houd ze dan niet langer aan dan nodig.
6. Afgelopen contracten en overeenkomsten
Een verlopen contract of overeenkomst mag u na zeven jaar in beginsel vernietigen. Let hier wel op de verjaringstermijn. Voor sommige verplichtingen loopt die langer dan zeven jaar en bij een lopend of dreigend geschil bewaart u het stuk tot dat is afgewikkeld. Bewaar in twijfelgevallen de overeenkomst zelf en vernietig de rondslingerende kopieen.
7. Kwitanties en kassabonnen
Kwitanties, kassabonnen en andere kleine betaalbewijzen horen bij uw administratie en mogen na zeven jaar weg. Ze bevatten zelden gevoelige persoonsgegevens, maar samen met de rest van de administratie vernietigt u ze het best in een keer als vertrouwelijke stroom, zodat u niets over het hoofd ziet. Bewaar bij een kasadministratie ook de onderliggende dagstaten en tellijsten even lang als de facturen waar ze bij horen, zodat uw administratie een sluitend geheel blijft.
8. Debiteuren- en crediteurenadministratie
De overzichten van openstaande en betaalde posten, aanmaningen en betalingsregelingen vallen onder de zevenjaarstermijn. Na afloop mag u ze vernietigen. Omdat deze administratie namen, bedragen en soms betalingsgedrag van klanten bevat, gaat ze vertrouwelijk weg. Een openstaande vordering die nog loopt, bewaart u uiteraard tot die is afgehandeld.
9. Voorraad- en inkoopadministratie
De voorraadadministratie, inkooporders en ontvangstbonnen onderbouwen uw jaarcijfers en vallen daarmee onder de fiscale bewaarplicht. Na zeven jaar mag deze administratie weg. Digitale voorraadsystemen tellen hierbij mee, dus ruim ook oude exports en back-ups op volgens dezelfde termijn.
10. Verzekeringspolissen na afloop
Een verzekeringspolis bewaart u zolang de dekking loopt en zolang er nog een claim of geschil uit kan voortvloeien. Is de polis afgelopen en zijn alle claims afgewikkeld, dan mag de documentatie na de bewaartermijn weg. Loopt er nog een schadedossier, bewaar dan het volledige dossier tot dat definitief is gesloten.
11. Correspondentie zonder bewaarplicht
Gewone zakelijke correspondentie zonder fiscaal of juridisch belang kent geen wettelijke bewaarplicht. Brieven, uitdraaien van e-mails en interne memo's zonder bewijswaarde mag u opruimen zodra u ze niet meer nodig heeft. Bevatten ze persoonsgegevens, ruim ze dan juist niet te laat op, want de AVG vraagt om opslagbeperking.
12. Kladversies en dubbele exemplaren
Concepten, kladversies en dubbele afdrukken van stukken die u elders al bewaart, hebben geen zelfstandige bewaarwaarde. Zodra het definitieve stuk is vastgelegd, mag de kladstroom weg. Juist deze losse kopieen blijven vaak onbeheerd rondslingeren, dus neem ze standaard mee in uw vertrouwelijke stroom.
Let op: deze categorieen bewaart u langer. Gegevens over onroerend goed bewaart u minimaal negen jaar en voor de btw-herziening loopt die termijn op tot tien jaar. De basisgegevens van de loonadministratie kennen deels een termijn van vijf jaar. Een personeelsdossier heeft eigen AVG-termijnen per onderdeel, zoals beschreven in personeelsdossier bewaartermijn AVG. Toets elke categorie altijd apart voordat u vernietigt. Bij twijfel raadpleegt u uw accountant of de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.
Zo pakt u het op in 5 stappen
- Sorteer per boekjaar en zoek de dozen op waarvan de zevenjaarstermijn is verstreken.
- Zet onroerend goed apart en houd die stukken minimaal negen jaar aan.
- Toets loon en personeel aan de eigen termijnen voordat u ze vernietigt.
- Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
- Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.
Twijfelt u over een specifieke categorie, kijk dan in het praktische overzicht hoe lang moet u documenten bewaren.
Oude administratie laten vernietigen?
Geef door wat u heeft en u krijgt een vaste prijs. Wij halen verzegeld op, vernietigen op het juiste DIN-niveau en u ontvangt een certificaat voor uw AVG-dossier. Geen voorrijkosten binnen 20 km van Amsterdam.
Vraag een offerte aanVeelgestelde vragen
Welke documenten mag ik na 7 jaar vernietigen?
De basisadministratie waarvoor de fiscale bewaarplicht geldt, zoals inkoop- en verkoopfacturen, bankafschriften, het grootboek, jaarrekeningen, kwitanties en de debiteuren- en crediteurenadministratie. U mag deze vernietigen zodra zeven jaar zijn verstreken en er geen langere termijn of lopend geschil geldt.
Zijn er documenten die ik langer dan 7 jaar moet bewaren?
Ja. Gegevens over onroerend goed bewaart u minimaal negen jaar en voor de btw-herziening zelfs tot tien jaar. Een personeelsdossier kent eigen AVG-termijnen per onderdeel. Toets die categorieen altijd apart voordat u iets vernietigt.
Vanaf wanneer telt de bewaartermijn van 7 jaar?
De fiscale termijn rekent u vanaf het einde van het boekjaar waarin een stuk zijn actuele belang verloor. Een factuur uit 2018 mag u dus in de praktijk pas na afloop van 2025 vernietigen. Tel altijd vanaf het einde van het boekjaar, niet vanaf de datum op het document.
Hoe vernietig ik documenten na 7 jaar veilig?
Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Verzamel het papier in afgesloten bakken, laat het verzegeld ophalen en op het juiste DIN-niveau vernietigen en noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister.
Conclusie
Na zeven jaar mag het overgrote deel van uw bedrijfsadministratie weg, van facturen en bankafschriften tot het grootboek, kwitanties en de debiteuren- en crediteurenadministratie. Houd wel de uitzonderingen scherp. Onroerend goed bewaart u negen tot tien jaar, de loonadministratie kent deels vijf jaar en een personeelsdossier heeft eigen AVG-termijnen. Toets elke categorie voordat u vernietigt, ruim niet te vroeg en niet te laat op. Laat wat weg mag vertrouwelijk vernietigen met een certificaat als bewijs.
Lees ook: 7 fouten bij het vernietigen van bedrijfsdocumenten, 10 momenten om bedrijfsdocumenten te vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.
Oude administratie laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.