Bouw

UAV-GC dossiers na oplevering: bewaren of vernietigen?

11 februari 2026 · 7 min lezen · DeSnipperaar

Na oplevering is een bouwproject nog niet voorbij. De garantieperiodes gaan dan pas lopen, de onderhoudsfase begint en eventuele geschillen over meerwerk of gebreken kunnen jaren later nog boven water komen. Toch groeit het bouwdossier niet oneindig mee: op enig moment moet het papieren archief (en de digitale back-up daarvan) weg. Dit artikel zet de bewaartermijnen en vernietigingsmomenten op een rij voor UAV-GC 2005-projecten en vergelijkbare bouwcontracten.

Doelgroep: projectadministrateurs, werkvoorbereiders en bedrijfsjuristen bij hoofd- en nevenaannemers.

Het opleveringsdossier: wat zit erin?

Een UAV-GC-opleveringsdossier is typisch een verzameling van contractstukken, tekeningen, correspondentie en uitvoeringsregistraties. De bulk bestaat uit:

• Aanneemovereenkomst, basiseis- en vraagspecificatie, bijlagen.
• Meer- en minderwerkstaten, vastgestelde termijnstaten.
• Revisietekeningen (as-built), berekeningen, certificaten van toegepaste materialen.
• Inspectie- en keuringsrapporten uit de uitvoeringsfase.
• Proces-verbaal van oplevering, restpuntenlijst en afronding daarvan.
• Correspondentie met opdrachtgever, adviseurs en onderaannemers.
• Ureniegistraties en intern projectdossier.

Een deel daarvan is fiscaal relevant, een deel juridisch, en een deel puur operationeel. De bewaartermijn volgt de zwaarste eis per stuk.

Garantieperiodes: 5 jaar, 10 jaar, soms langer

De UAV-GC 2005 kent een onderhoudstermijn en een aansprakelijkheidstermijn voor gebreken. De gebruikelijke kaders:

• Onderhoudstermijn: typisch 6 of 12 maanden na oplevering, contractueel bepaald.
• Aansprakelijkheid voor gebreken: na de onderhoudstermijn is de opdrachtnemer nog aansprakelijk voor aan hem toe te rekenen ernstige gebreken. Art. 7:761 BW kent voor verborgen gebreken een specifieke verjaring, met een uiterste termijn van 20 jaar bij gevaar voor personen of zaken.
• Verborgen gebreken algemeen: in de praktijk wordt vaak met 10 jaar gerekend voor verborgen gebreken buiten de directe gevaarsetting.
• Woningbouw (Wkb): sinds de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen geldt aanvullende documentatieplicht (dossier bevoegd gezag, consumentendossier).

Concreet betekent dit: bouwdossiers mogen pas weg als de aansprakelijkheidsklok is uitgelopen, plus eventueel de fiscale zeven-jaarstermijn voor administratief gedeelte.

Fiscale bewaarplicht: 7 jaar als bodem

Voor het administratief deel van het dossier (termijnstaten, facturatie, urenregistratie, btw-stukken) geldt art. 52 AWR met zeven jaar bewaarplicht. Voor onroerend-goed-gerelateerde btw-stukken soms negen jaar (herzieningstermijn). Zie ons artikel Fiscale bewaarplicht 7 jaar voor de details.

In de praktijk zijn het zelden de facturen die het langst bewaard moeten blijven, maar de uitvoeringstechnische stukken. De fiscale termijn loopt vaak eerder af dan de aansprakelijkheidstermijn.

Wanneer mag het bouwarchief weg?

Een werkbare vuistregel voor UAV-GC-dossiers van afgeronde projecten:

1. Wacht tot onderhouds- en garantieperiodes zijn verstreken.
2. Check of de 10-jaarstermijn voor verborgen gebreken is verlopen (of langer indien personenrisico).
3. Toets of de fiscale 7-jaarstermijn voor administratief deel is afgerond.
4. Controleer of er geen lopende claims, geschillen of procedures zijn.
5. Als al deze checks groen zijn: dossier mag weg.

Voor veel bouwbedrijven betekent dat een archiefronde van projecten die 10 tot 12 jaar geleden zijn opgeleverd. Administratieve archiefdozen worden vaak eerder apart gezet, zodra de fiscale termijn voorbij is en er geen technische koppeling meer nodig is.

Wat moet sowieso niet in de papierbak?

• Personeelsgerelateerde stukken van uitvoering (presentielijsten, toolbox-formulieren met namen).
• Vertrouwelijke bouwtekeningen (beveiliging, toegang, kluizen, camera-opstelling).
• Opdrachtgevercontracten met financiële of juridische gevoeligheid.
• RI&E's en keuringsrapporten waarin installaties worden beschreven.
• Back-up media (oude HDD's, USB's, laptops) uit projectkantoren.

De directe route naar de papiercontainer of de algemene afvalstroom brengt onnodige AVG- en bedrijfsrisico's mee. Voor een overzicht van risico's bij kantoorverhuizingen, zie Kantoorverhuizing: wat vernietigen?.

Praktijk: vernietigen op locatie

Voor bouwbedrijven met een eigen vestiging in Amsterdam-Noord of omgeving is mobiele vernietiging de praktische route. De dozen uit het bedrijfsarchief hoeven niet op transport naar een centrale inrichting; de shredder komt naar de parkeerplaats. DIN 66399 P-5 voor papier en tekeningen, H-4 of E-4 voor datadragers.

Voordeel voor bouwadministraties: een archiefruimte zit vaak aan de rand van het terrein of op de begane grond bij de projectkantoren. Aanrijden met een shredderwagen is doorgaans makkelijker te plannen dan bij binnenstedelijke advocaten- of accountantskantoren.

Certificaat als afsluiting van het projectdossier

Een vernietigingscertificaat is het sluitstuk van het dossier. Het bewijst dat de bewaartermijn is afgelopen en dat het archief is opgeruimd. Archiveer het certificaat in het centrale kwaliteitssysteem van het bouwbedrijf, met projectnummer en vernietigingsdatum. Zo blijft er ook na vernietiging traceerbaarheid.

Meer informatie over onze dienstverlening voor de bouwsector staat op de branchepagina voor bouwbedrijven.

---

Samenvatting: UAV-GC-dossiers mogen pas weg als zowel de garantieperiodes als de fiscale termijn zijn verstreken. Dat is in de praktijk 10 jaar of meer na oplevering. Mobiele vernietiging op locatie combineert AVG-opslagbeperking, bedrijfsvertrouwelijkheid en praktische uitvoerbaarheid in een sessie.