Bouw

Keuringsrapporten, RI&E en bouwtekeningen veilig afvoeren

10 december 2025 · 6 min lezen · DeSnipperaar

Een bouwbedrijf produceert stapels documenten die op het eerste gezicht technisch en onopvallend ogen. Plattegronden met kluislocaties. Elektra-tekeningen met toegangsroutes. Keuringsrapporten van liften en kranen. RI&E's met risicoanalyses per werkplek. Individueel lijken het droge stukken, maar samen vormen ze een handleiding voor wie het pand of de installaties van je opdrachtgever kent. Achterlaten in de papierbak van het projectkantoor is daarom geen optie. Dit artikel laat zien waarom en hoe je het anders aanpakt.

Doelgroep: projectleiders, KAM-coördinatoren en bedrijfsleiders in de bouw- en installatiesector.

Waarom bouwtekeningen gevoelig zijn

Een klassieke kwetsbaarheid in de bouwketen: oude tekeningen van kantoorpanden, banken, datacenters of winkels die met restafval op straat belanden. Wat er op staat:

• Kluis- en serverruimtelocaties, inclusief constructie en afmetingen.
• Alarm- en cameraposities, routes van bekabeling.
• Toegangspaden, nooduitgangen, technische ruimtes.
• Soms gebruikersnamen of codes op annotaties.

Voor criminelen die een locatie willen verkennen, zijn dit de exacte documenten die anders veel inspanning kosten om te verzamelen. De papiercontainer achter het projectkantoor is daarvoor soms een gemakkelijke bron.

Een enkele achtergelaten bouwtekening kan een gerichte inbraak bij de opdrachtgever faciliteren. De verantwoordelijkheid van het bouwbedrijf stopt niet bij oplevering.

RI&E en Arbowet

Een RI&E (Risico-Inventarisatie en Evaluatie) is op grond van art. 5 Arbowet verplicht. Actuele RI&E's horen op de werkvloer beschikbaar te zijn. Oude versies moeten bewaard worden zolang ze functioneel of juridisch relevant zijn, maar daarna horen ze weg. Een RI&E bevat:

• Risicobeschrijvingen per werkplek, soms met foto's.
• Namen van medewerkers en hun blootstellingsprofiel.
• Maatregelen, verantwoordelijken en tijdlijnen.
• Soms medische gegevens bij een PAGO of vergelijkbaar onderzoek.

Zodra een oudere versie niet meer nodig is en geen fiscale of juridische bewaarplicht meer geldt, gaat de AVG-opslagbeperking gelden. Dan is vernietiging niet optioneel.

Keuringsrapporten: lift, kraan, elektra

Keuringsrapporten (NEN 3140, NEN-EN 81 voor liften, TCVT voor hijswerktuigen) kennen per object een minimale bewaartermijn zolang het object in gebruik is, plus meestal enkele jaren daarna ter onderbouwing van aansprakelijkheid. Wanneer het object buiten gebruik is en termijnen zijn verstreken, moet het rapport weg. Redenen:

• Gedetailleerde beschrijving van de installatie, vaak met serienummers en configuratie.
• Namen en kwalificaties van monteurs, soms BIG- of certificaatnummers.
• Commerciële aanwijzingen over de opdrachtgever (waar welke apparatuur staat).

Onderaannemers, ZZP-dossiers, loonstaten

Bouwprojecten gaan gepaard met veel personele documentatie: kopieën identiteitsbewijzen (met BSN), VCA-certificaten, toolbox-registraties, PBM-uitgifte-overzichten, ketenaansprakelijkheids-dossiers. Deze stukken bevatten persoonsgegevens en soms bijzondere gegevens. Na afloop van het project en de wettelijke bewaartermijn moeten ze weg volgens AVG-norm, niet als gewoon oud papier.

Ophalen op de bouwlocatie

Voor bouwbedrijven past een ophaalservice bijzonder goed. De archiefdoos met stukken van een afgerond project gaat onder registratie mee en wordt op onze eigen vestiging vernietigd, doorgaans binnen 24 uur. Elk collo staat op de bon, dus de keten blijft aantoonbaar. Pluspunten voor deze sector:

• Ruime toegang en parkeerruimte op de meeste aannemersterreinen.
• Archief vaak al aan rand van het terrein of in de loods.
• Gecombineerde vernietiging van papier en datadragers in ëën sessie mogelijk.
• Directe afgifte certificaat voor KAM-dossier en kwaliteitssysteem.

De afweging tussen mobiel en offsite werken we uit in ons artikel Mobiele shredding versus offsite.

Norm en certificaat

Voor bouwtekeningen, keuringsrapporten en RI&E's is DIN 66399 P-5 het aangewezen niveau: partikels klein genoeg om samenhang onmogelijk te maken, ook voor gestructureerde documenten zoals tekeningen op groot formaat. Voor aangetroffen datadragers (oude laptops van het projectkantoor, USB-sticks met revisietekeningen) is H-4 of E-4 de norm. Het certificaat vermeldt methode, volume en datum, en past direct in het projectdossier of het KAM-systeem.

Achtergrond over onze dienstverlening voor bouwbedrijven staat op de branchepagina voor bouwbedrijven. Lees ook over UAV-GC dossiers na oplevering.

---

Samenvatting: bouwtekeningen, RI&E's en keuringsrapporten horen niet in de algemene papierstroom. Ophalen en zelf vernietigen houdt de keten kort, combineert Arbo-, AVG- en bedrijfsveiligheidseisen en geeft je een certificaat voor het dossier.

Ook interessant: Ingenieursbureaus: projectdossiers vernietigen.