Beveiligingsbedrijven: screening en rapporten vernietigen
Een particulier beveiligingsbedrijf of recherchebureau verwerkt gegevens die om vertrouwen draaien: screeningsdocumenten van personeel, incidentrapporten, toegangslogs, camerabeelden en soms onderzoeksdossiers. Juist een organisatie die de veiligheid van anderen bewaakt, hoort haar eigen gegevenshuishouding op orde te hebben. Deze gids laat per soort gegeven zien wat u bewaart, wanneer het weg mag en hoe u het vertrouwelijk laat vernietigen.
Het snelle antwoord: de administratie bewaart u zeven jaar voor de fiscale bewaarplicht. Screeningsgegevens en camerabeelden bewaart u zo kort mogelijk, camerabeelden in beginsel maximaal vier weken. Incidentrapporten houdt u aan tot ze zijn afgehandeld en de verjaring is verstreken. Wat weg mag, verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat.
Waarom een beveiliger het goede voorbeeld hoort te geven
Een beveiligingsbedrijf werkt onder de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus. Medewerkers zijn gescreend en het bedrijf krijgt toegang tot gevoelige plekken en situaties. Dat schept een verhoogde verwachting: een organisatie die veiligheid verkoopt, hoort haar eigen dossiers voorbeeldig te beheren en te vernietigen. Een oud screeningsdossier of incidentrapport dat op straat belandt, is voor juist deze branche extra schadelijk.
Daarbij zit in beveiligingsdossiers vaak informatie over derden: bezoekers, verdachten van een incident, betrokkenen op camerabeelden. Die mensen hebben de gegevens niet zelf afgestaan, wat de zorgvuldigheid nog belangrijker maakt. Bewaar daarom niet langer dan nodig en vernietig op het juiste niveau.
Bewaartermijnen per soort gegeven
De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar en de overige termijnen vanaf de afronding of het einde van het dienstverband.
| Soort gegeven | Uitgangspunt | Termijn |
|---|---|---|
| Administratie en facturatie | Fiscale bewaarplicht | 7 jaar |
| Screeningsdocumenten (VOG, ID) | Zo kort mogelijk, doelgebonden | na screening opruimen |
| Personeelsdossiers | Eigen termijnen per onderdeel | zie HR-regels |
| Incidentrapporten | Tot afhandeling en verjaring | doelgebonden |
| Camerabeelden | Bewaartermijn beperkt | in beginsel 4 weken |
| Toegangslogs | Zo kort mogelijk | doelgebonden |
Gebruik dit als richtlijn, niet als juridisch eindoordeel. Bij twijfel over een specifiek dossier overlegt u met uw privacyfunctionaris of juridisch adviseur. De fiscale kant staat in de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
Screeningsgegevens en de VOG
Voor het screenen van personeel verwerkt u documenten zoals een Verklaring Omtrent het Gedrag en een kopie van het identiteitsbewijs. Deze gegevens zijn gevoelig en horen zo kort mogelijk bewaard te worden. Zodra de screening is afgerond en het doel is gediend, ruimt u ze op, tenzij een wettelijke grond langer bewaren vraagt. Bewaren voor de zekerheid is geen geldige grond.
Houd screeningsgegevens herkenbaar apart van de rest van het personeelsdossier. Zo kunt u ze gericht opruimen zonder dat het hele dossier eronder lijdt. De kopie van het identiteitsbewijs kent daarnaast eigen fiscale regels, zoals beschreven in onze bredere uitleg over bewaartermijnen.
Camerabeelden en incidentrapporten
Camerabeelden vormen een aparte categorie met een korte bewaartermijn. In beginsel bewaart u beelden maximaal vier weken, en langer alleen als er een concreet incident op staat dat nog wordt afgehandeld. Daarna worden de beelden gewist of, als het om fysieke opnamedragers gaat, vernietigd. Meer daarover leest u in hoe lang camerabeelden bewaren.
Incidentrapporten bewaart u tot het incident volledig is afgehandeld en een eventuele verjaringstermijn is verstreken. Zo'n rapport bevat vaak gegevens van derden en soms een beschrijving van gedrag, wat het gevoelig maakt. Zodra het doel vervalt, ruimt u het vertrouwelijk op, niet bij het oud papier.
Zo pakt u het aan in 6 stappen
- Splits het dossier in administratie, screening, personeel en incidenten.
- Ruim screeningsgegevens op zodra de screening is afgerond.
- Wis camerabeelden na de bewaartermijn of vernietig de dragers.
- Beoordeel incidentrapporten op afhandeling en verjaring.
- Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
- Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.
Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat
Beveiligingsdossiers laat u vertrouwelijk vernietigen, omdat ze screeningsgegevens, gegevens van derden en soms gevoelige rapportages bevatten. Het papier en de datadragers, inclusief oude opnamedragers en harde schijven van camerasystemen, gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is.
Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG en past bij het voorbeeldgedrag dat van een beveiliger verwacht mag worden. Noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.
Beveiligingsdossiers laten vernietigen?
Geef door wat u heeft en u krijgt een vaste prijs. Wij halen het verzegeld op, vernietigen op het juiste DIN-niveau en u ontvangt een certificaat voor uw AVG-dossier. Geen voorrijkosten binnen 20 km van Amsterdam.
Vraag een offerte aanVeelgemaakte fouten
- Screeningsgegevens te lang bewaren. Een VOG en ID-kopie horen zo kort mogelijk bewaard.
- Camerabeelden onbeperkt houden. De bewaartermijn is in beginsel vier weken.
- Incidentrapporten voor de zekerheid bewaren. Na afhandeling en verjaring vervalt het doel.
- Opnamedragers vergeten. Oude harde schijven van camerasystemen bevatten nog beelden.
- Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang bewaart een beveiligingsbedrijf screeningsgegevens?
Screeningsgegevens zoals een VOG bewaart u zo kort mogelijk en gekoppeld aan het doel. Na afronding van de screening of het einde van het dienstverband ruimt u ze op, tenzij een wettelijke grond langer bewaren vraagt.
Hoe lang mag ik camerabeelden bewaren?
Camerabeelden bewaart u in beginsel maximaal vier weken, langer alleen bij een concreet incident dat nog wordt afgehandeld. Daarna worden ze gewist of de dragers vernietigd.
Hoe lang bewaar ik incidentrapporten?
Tot het incident volledig is afgehandeld en een eventuele verjaringstermijn is verstreken. Daarna vervalt het doel en ruimt u het rapport vertrouwelijk op.
Hoe vernietig ik beveiligingsdossiers AVG-conform?
Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee en de vernietiging wordt genoteerd in het verwerkingsregister.
Conclusie
Een beveiligingsbedrijf hoort haar eigen gegevenshuishouding op orde te hebben, juist omdat het vertrouwen verkoopt. Bewaar de administratie zeven jaar, ruim screeningsgegevens op zodra de screening is afgerond, wis camerabeelden na de korte bewaartermijn en handel incidentrapporten af. Wat weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen met een certificaat als bewijs. Zo geeft u het voorbeeld dat bij de branche past en staat u bij een controle met bewijs in handen.
Lees ook: energiebedrijven: klant- en metergegevens vernietigen, uitvaartondernemers: dossiers vertrouwelijk vernietigen, hoe lang camerabeelden bewaren en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.
Beveiligingsdossiers laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.