Agencias de publicidad: destruir campañas de clientes, briefings y archivo
Una agencia de publicidad de cierto tamaño acumula en diez años armarios llenos de pitches, briefings, presentaciones de concepto, pruebas de imprenta y evaluaciones internas de campañas. Buena parte contiene información confidencial del cliente. Estrategia de mercado, lanzamientos de producto, fijación de precios, a veces datos sensibles de empresa procedentes de pitches que ni siquiera llegaron a convertirse en encargo. ¿Cómo se ordena eso sin romper la confianza ni dañar la marca?
¿Qué hay en el archivo?
- Pitches y briefings: correspondencia con el cliente e información estratégica para presupuestos.
- Presentaciones de concepto: conceptos de diseño, también de propuestas rechazadas.
- Expedientes de producción: piezas finales de campaña, contratos con proveedores.
- Contratos de cliente y NDA: normalmente conservados 7 años.
- Material fotográfico y cesiones de modelos: datos personales de modelos y talentos.
- Pruebas de imprenta y primeras variantes: material creativo sin uso.
- Recortes de prensa y medios: para portfolio y casos de estudio.
Plazos de conservación para agencias de publicidad
| Categoría | Plazo |
|---|---|
| Contratos de cliente y facturas | 7 años fiscal |
| Pitches que no derivaron en encargo | 1-2 años |
| Presentaciones de concepto | 2-3 años (relevancia para portfolio) o fin de campaña |
| Cesiones de modelos y derechos de talento | Vigencia de la licencia + 2 años |
| Correspondencia de producción | 2-3 años tras finalizar la campaña |
| NDA | Vigencia más 5 años (a menudo fijado en el propio NDA) |
| Datos de marketing del cliente | Según la base del RGPD, a menudo fin del acuerdo más 2 años |
La regla general. Los pitches que no derivaron en encargo deben desaparecer cuanto antes. Contienen estrategia confidencial del cliente y no tienen valor contractual.
Material de pitch perdido
Un riesgo poco visible. Los pitches para clientes que no siguieron adelante suelen contener más información sensible que los encargos que sí prosperaron. El cliente compartió estrategia de mercado, lanzamientos de producto o ventajas competitivas con la agencia, con la esperanza de que la eligieran. Si no resulta seleccionada, este material no debería quedarse años en un cajón.
Método recomendado:
- Conserva la presentación final del pitch a nivel de portfolio (escaneada, alta calidad).
- Destruye la correspondencia de trabajo y los documentos internos de estrategia en el plazo de 1 año tras el rechazo.
- Las obligaciones del NDA siguen vigentes incluso después de la destrucción.
La confianza del cliente como argumento de venta
Las agencias que cuidan activamente la confianza del cliente pueden presentar la destrucción como un plus:
- «Destruimos el material de pitch en los 12 meses siguientes a un rechazo.»
- «Nuestra política de archivo limita la exposición de su estrategia a una ventana fija.»
- Mención en una cláusula del NDA.
- Certificado por limpieza de cliente a petición.
Material promocional y antigua identidad corporativa
Además de las campañas de clientes, está el propio material promocional. Antigua identidad corporativa, tarjetas de visita de compañeros que se fueron, banderolas de eventos. Para el enfoque sobre eso, lee destruir material promocional y tarjetas de visita.
Flujo digital
- Archivos de trabajo en la nube en Adobe CC, Figma, Frame.io. Archivar o eliminar por proyecto.
- Hardware con material de clientes. Portátiles al sustituirlos, lee triturar discos duros.
- Memorias USB con entregables. Lee eliminar memorias USB.
- Estaciones de trabajo externas de freelancers. Cláusula contractual sobre eliminación de datos.
Método de destrucción
- DIN P-4 estándar para papel (confidencial del cliente).
- P-5 para pitches con datos estratégicos especiales.
- Destrucción móvil in situ para tranquilidad del cliente.
Ritmo recomendado
- Limpieza semestral de pitches y briefings archivados.
- Limpieza anual de expedientes de cliente de más de 7 años.
- Al finalizar cada proyecto. Eliminación selectiva de archivos de trabajo.
- Ronda de fin de año para material de marca de campañas cerradas.
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