Editoriales: destruir datos de suscriptores y autores
Una editorial trata los datos de todos los que giran en torno a sus titulos. Suscriptores y lectores, autores con contratos y acuerdos de regalias, fuentes editoriales que exigen confidencialidad, y datos de pago y de cobro. Una parte entra en la obligacion fiscal de conservacion, otra en el RGPD y otra debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, por elemento, que conserva, cuando puede irse y como hacerlo destruir de forma confidencial.
La respuesta rapida. La administracion de suscripciones y de cobro entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Los contratos de autor se conservan mientras de ellos deriven derechos u obligaciones de regalias. Los datos de lectores, de fuentes y las direcciones antiguas no se conservan mas tiempo del necesario. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Dos marcos que se unen
En una editorial se cruzan dos cosas. La obligacion fiscal de conservacion le obliga a conservar la contabilidad siete anos, piense en facturas, pagos de suscripcion y liquidaciones de regalias. Junto a ella rige el RGPD, que exige no conservar los datos personales mas tiempo del necesario. La obligacion de conservacion fija el minimo de lo que debe conservar, el RGPD el maximo de lo que no puede guardar demasiado tiempo.
Trate por tanto los datos por tipo. Un fichero de suscriptores no tiene el mismo estatus que un contrato de autor o una lista de contactos editoriales. Al hacer esa distincion, conserva exactamente lo que debe y depura el resto a tiempo. Si quiere ver los distintos plazos uno al lado del otro, le ayuda nuestro resumen sobre cuanto tiempo debe conservar los documentos.
Plazos de conservacion por elemento
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el momento en que la finalidad decae.
| Elemento | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Administracion de suscripciones y de cobro | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Contratos de autor y liquidaciones de regalias | Mientras corran los derechos + fiscal | duracion del contrato + 7 anos |
| Datos de suscriptores y lectores | Ligado a la finalidad, limitacion de conservacion | hasta el fin de la suscripcion + fiscal |
| Fuentes editoriales | Confidencial, proteccion de fuentes | lo mas breve posible |
| Ficheros de direcciones antiguos | Sin base | depurar de inmediato |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de sus propios acuerdos. En caso de duda, consulte con su asesor contable o de privacidad. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Datos de suscriptores, lectores y direcciones
Un fichero de suscriptores es el nucleo de muchas editoriales. Nombre, direccion, forma de pago y los titulos a los que alguien esta suscrito forman juntos un perfil detallado. Mientras la suscripcion corre necesita esos datos. Si alguien se da de baja, la base decae en su mayor parte, mientras que el lado del pago aun entra en el plazo fiscal. Divida por tanto el expediente. Los asientos financieros se conservan siete anos, los demas datos de perfil se depuran en cuanto ya no sirven a una finalidad.
Los ficheros de direcciones antiguos son un riesgo conocido. Suscriptores que se han mudado, suscripciones de prueba caducadas y listas de direcciones compradas se acumulan en carpetas y viejas exportaciones. Sin base actual, deben irse. Los datos de pago y de cobro merecen atencion extra, porque contienen numeros de cuenta y autorizaciones. Para el tratamiento de los datos de pago de los clientes vale lo mismo que para una tienda online que destruye datos de clientes.
Contratos de autor y administracion de derechos de autor
Los contratos de autor no son correo corriente. Fijan derechos, licencias y acuerdos de regalias que corren anos, a veces decadas. Mientras un titulo este a la venta o aun se liquiden regalias, conserva el contrato y la administracion que lo acompana. Los pagos en si entran ademas en la obligacion fiscal de conservacion. Solo cuando todos los derechos y obligaciones quedan liquidados decae la base para conservar el expediente.
Atencion a las distintas versiones. En las negociaciones surgen borradores, anexos y direcciones antiguas de autores que no tiene que conservar todos. Conserve el contrato definitivo y la administracion de regalias y depure los borradores obsoletos y los datos personales en cuanto ya no sirven a una finalidad.
Fuentes editoriales y proteccion de fuentes
Las redacciones trabajan con fuentes que exigen confidencialidad. Listas de contactos, notas, grabaciones y correspondencia con informantes pueden poner a personas en una posicion vulnerable si se filtran. La proteccion de fuentes aqui no es solo un principio periodistico sino tambien una razon para tratar con cuidado el almacenamiento y la destruccion. Conserve el material de fuentes no mas tiempo del necesario para la publicacion y el seguimiento y mantengalo aparte de forma reconocible de la administracion ordinaria.
Lo que depura, lo depura de forma confidencial. Una lista de fuentes tirada o un viejo cuaderno de notas en el papel para reciclar es exactamente el tipo de fuga que quiere evitar. Como destruir material confidencial de forma segura se explica en nuestra guia sobre destruir documentos confidenciales.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, suscriptores, contratos de autor y fuentes editoriales.
- Conserve la contabilidad siete anos, contados desde el fin del ejercicio.
- Conserve los contratos de autor mientras de ellos deriven derechos o regalias.
- Depure los ficheros de direcciones antiguos y las suscripciones dadas de baja en cuanto la base decae.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no en el papel para reciclar.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los datos de suscriptores, autores y fuentes se hacen destruir de forma confidencial, porque contienen datos de identidad, de pago y a veces sensibles. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un servidor de redaccion antiguo, una copia de seguridad con el fichero de suscriptores o un portatil dado de baja forma parte de ello igualmente.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
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Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar los suscriptores dados de baja indefinidamente. Tras la liquidacion y el plazo fiscal, la finalidad decae.
- Amontonar contratos de autor y borradores. Conserve el contrato definitivo y depure el resto.
- Tratar las fuentes editoriales como papel ordinario. Exigen cuidado extra.
- Dejar los ficheros de direcciones antiguos sin tocar. Sin base actual, deben irse.
- Tirar sin triturar. Un fichero de suscriptores en la calle es una brecha de datos notificable.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo debe conservar una editorial los datos de suscriptores y de cobro?
La administracion de suscripciones y de cobro entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Los demas datos de perfil de los suscriptores no se conservan mas tiempo del necesario, por lo general hasta el fin de la suscripcion y su liquidacion.
Cuanto tiempo conservo los contratos de autor y la administracion de derechos de autor?
Los contratos de autor se conservan mientras de ellos deriven derechos u obligaciones de regalias, lo que puede durar anos. Los pagos entran en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Solo cuando todo queda liquidado decae la base.
Puedo conservar o tirar libremente las fuentes editoriales?
Conserve el material de fuentes no mas tiempo del necesario para la publicacion y el seguimiento y mantengalo aparte de forma confidencial. Nunca lo tira sin triturar, porque una lista de fuentes filtrada puede poner a personas en peligro.
Como destruyo los datos de una editorial conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y la destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Una editorial trabaja con datos de suscriptores, autores y fuentes que tienen cada uno su propio plazo y sensibilidad, entre la obligacion fiscal de conservacion y el RGPD. Conserve la contabilidad siete anos, conserve los contratos de autor mientras de ellos deriven derechos y sea prudente con los datos de lectores, de fuentes y de direcciones. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple ambos marcos y protege los datos de sus suscriptores, autores y fuentes.
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