Agencias de comunicacion: destruir datos de medios
Una agencia de RP o comunicacion vive de sus contactos. Listas de periodistas, bases de datos de medios, listas de invitados para lanzamientos, mailings a las redacciones y los datos personales que van con ello. Ademas hay campanas de clientes, piezas bajo embargo y archivos de proyectos antiguos con todo lo que una marca no quiere ver en la calle. Una parte entra en la obligacion fiscal de conservacion, la mayor parte debe conservarse el menor tiempo posible. Esta guia muestra, parte por parte, que conserva, cuando puede irse y como hacerlo destruir de forma confidencial.
La respuesta rapida: los contactos de medios y las listas de periodistas los mantiene al dia y no mas tiempo del que dure la relacion. Los datos personales de los mailings y las listas de invitados los depura en cuanto la finalidad decae. La facturacion y la administracion de proyectos entran en los siete anos fiscales. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado.
Dos marcos: contactos al dia y RGPD
En una agencia de comunicacion se cruzan dos intereses. Quiere mantener sus contactos de medios al dia y completos, porque una lista de periodistas desactualizada le cuesta alcance. Al mismo tiempo, el RGPD exige no conservar los datos personales mas tiempo del necesario y tener una base valida por cada tratamiento. Un nombre, una redaccion, un numero de telefono y una preferencia por un tema son datos personales, tambien cuando son profesionales.
Trate por tanto los datos por tipo. Un contacto de medios en curso no tiene el mismo estatus que una lista de invitados de un evento ya pasado, o que un borrador de nota de prensa que nunca salio. Al hacer esa distincion, sigue exactamente lo que tiene valor y depura el resto a tiempo.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el momento en que la finalidad decae.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Facturacion y administracion de proyectos | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Contactos de medios y listas de periodistas | Limitacion de finalidad, mantener al dia | mientras dure la relacion |
| Mailings y listas de invitados | Consentimiento o interes legitimo | hasta que decae la finalidad |
| Piezas bajo embargo y borradores | Confidencial, sin obligacion | hasta publicacion o caducidad |
| Archivos de proyectos antiguos | Tras el cierre y fiscal | ligado a la finalidad + 7 anos |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de su propia valoracion por encargo. En caso de duda, consulte con su asesor de privacidad. El lado fiscal esta en la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Mantener al dia listas de periodistas y mailings
Una base de datos de medios envejece rapido. Los periodistas cambian de redaccion, desaparecen cabeceras y algunos contactos indican que ya no siguen un tema. Una lista que deja sin cambios durante anos esta llena de datos que ya no sirven a ninguna finalidad y que por tanto no deberia haber conservado. Depure por tanto la lista periodicamente. Elimine los contactos que ya no son correctos y respete una peticion de no ser contactado.
Las listas de invitados para un lanzamiento o un acto de prensa tienen una vida util aun mas corta. Tras el evento, la finalidad ha decaido. Si quiere contactar a las mismas personas para una campana siguiente, necesita una base valida, no una lista guardada del ano pasado. Lo que ha tenido en papel, desde listas de direcciones impresas hasta tarjetas identificativas, no va al papel usado sino que se destruye de forma confidencial. Eso vale tambien para los exports que alguna vez imprimio. Como gestionar el material promocional se explica en destruir material promocional y tarjetas de visita.
Piezas bajo embargo y archivos de proyectos antiguos
Una agencia de RP trabaja con informacion que solo puede salir en un momento acordado. Piezas bajo embargo, borradores de notas de prensa, documentos de estrategia y cifras de un cliente valen oro para quien las consigue demasiado pronto. Mientras una campana esta en marcha las conserva con cuidado, pero en cuanto se publican o caducan, los borradores pierden su valor. No los deje sueltos en un cajon o en un disco viejo.
Tras el cierre de un encargo suele quedar un archivo de proyecto con briefings, pruebas de imprenta, material fotografico y datos de clientes. Conserve la administracion durante el plazo fiscal y depure el material creativo en cuanto la rendicion de cuentas este cerrada. Asi mantiene manejable un archivo de agencia de publicidad, como se describe en agencias de publicidad: campanas de clientes y archivo. Si trabaja con datos de encuestados o de investigacion para una campana, se aplican los puntos de atencion de institutos de investigacion de mercado: destruir datos de encuestados.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en administracion, contactos de medios, mailings y archivo de proyecto.
- Depure las listas de periodistas y elimine los contactos desactualizados o no deseados.
- Depure las listas de invitados en cuanto el evento haya pasado y ya no haya base.
- Limite las piezas bajo embargo a la duracion de la campana.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Las piezas de campana y los datos de medios se hacen destruir de forma confidencial, porque contienen datos personales, secretos de clientes e informacion bajo embargo. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un ordenador portatil antiguo, un telefono o una copia de seguridad con una base de datos de medios o una presentacion de cliente forma parte de ello igual. Encontrara mas contexto en destruir documentos confidenciales.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba, ante el RGPD y ante su cliente, de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir datos de medios?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Dejar las listas de periodistas sin cambios durante anos. Una lista desactualizada ya no sirve a ninguna finalidad.
- Reutilizar las listas de invitados sin base. Tras el evento, la finalidad ha decaido.
- Dejar sueltas las piezas bajo embargo. Una informacion filtrada demasiado pronto perjudica al cliente.
- Tirar sin triturar. Una presentacion de cliente en la calle es una brecha de datos notificable.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo conserva una agencia de RP los contactos de medios y las listas de periodistas?
Mientras dure la relacion y los datos esten al dia. Un contacto de medios es un dato personal, asi que mantiene la lista limpia y elimina a los periodistas que han cambiado de funcion o han indicado que no quieren ser contactados. No hay un plazo fijo, pero si la obligacion de no conservar mas tiempo del necesario.
Podemos conservar los datos personales de los mailings y las listas de invitados para campanas posteriores?
Solo con una base valida. Una lista de invitados para un evento puntual ya no tiene finalidad una vez pasado. Reutilizarla para una campana siguiente exige un consentimiento o un interes legitimo demostrable. Sin base, depura la lista.
Cuanto tiempo conservamos los datos de factura y de proyecto de las campanas de clientes?
La facturacion y la administracion de proyectos entran en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. El material creativo y bajo embargo de un archivo de proyecto no se conserva mas tiempo del necesario para el cierre y la rendicion de cuentas del encargo.
Como destruimos las piezas de campana confidenciales conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel y los soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion. La operacion la anota en su registro de tratamiento como prueba.
Conclusion
Una agencia de RP o comunicacion trabaja con contactos de medios, secretos de clientes y piezas bajo embargo, entre la gestion activa de la relacion y el RGPD. Mantenga las listas de periodistas limpias y al dia, depure las listas de invitados en cuanto la finalidad decae y conserve la administracion siete anos. Las piezas bajo embargo y los archivos de proyectos antiguos pierden su valor tras la publicacion. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi protege a sus clientes, sus contactos y su reputacion.
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