Sector

Pr- en communicatiebureaus: mediagegevens vernietigen

2 augustus 2026 · 10 min lezen · DeSnipperaar

Een pr- of communicatiebureau leeft van contacten. Journalistenlijsten, mediadatabases, genodigdenlijsten voor lanceringen, mailings naar redacties en de persoonsgegevens die daarbij horen. Daarnaast liggen er klantcampagnes, embargogevoelige stukken en oude projectarchieven met alles wat een merk niet op straat wil zien. Een deel valt onder de fiscale bewaarplicht, het grootste deel hoort zo kort mogelijk bewaard te worden. Deze gids laat per onderdeel zien wat u bewaart, wanneer het weg mag en hoe u het vertrouwelijk laat vernietigen.

Het snelle antwoord. Mediacontacten en journalistenlijsten houdt u actueel en niet langer aan dan de relatie loopt. Persoonsgegevens in mailings en genodigdenlijsten ruimt u op zodra het doel is vervallen. De facturatie en projectadministratie vallen onder de fiscale zeven jaar. Wat weg mag, verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat.

Twee kaders: actuele contacten en de AVG

Bij een communicatiebureau lopen twee belangen door elkaar. U wilt uw mediacontacten actueel en compleet houden, want een verouderde journalistenlijst kost u bereik. Tegelijk vraagt de AVG om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig en om per verwerking een geldige grond te hebben. Een naam, een redactie, een telefoonnummer en een voorkeur voor een onderwerp zijn persoonsgegevens, ook als ze zakelijk zijn.

Behandel de gegevens daarom per soort. Een lopend mediacontact heeft een andere status dan een genodigdenlijst voor een event dat al is geweest, of een concept persbericht dat nooit is uitgegaan. Als u dat onderscheid maakt, houdt u precies bij wat waarde heeft en ruimt u de rest op tijd op.

Bewaartermijnen per onderdeel

De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar en de overige termijnen vanaf het moment dat het doel vervalt.

Onderdeel	Uitgangspunt	Termijn
Facturatie en projectadministratie	Fiscale bewaarplicht	7 jaar
Mediacontacten en journalistenlijsten	Doelbinding, actueel houden	zolang de relatie loopt
Mailings en genodigdenlijsten	Toestemming of gerechtvaardigd belang	tot doel vervalt
Embargogevoelige en concept stukken	Vertrouwelijk, geen bewaarplicht	tot publicatie of vervallen
Oude projectarchieven	Na afronding en fiscaal	doelgebonden + 7 jaar
Correspondentie en concepten	Geen bewaarplicht	direct opruimen

Gebruik dit als richtlijn, niet als vervanging van uw eigen afweging per opdracht. Bij twijfel raadpleegt u uw privacyadviseur. De fiscale kant staat in de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

Journalistenlijsten en mailings actueel houden

Een mediadatabase veroudert snel. Journalisten wisselen van redactie, titels verdwijnen en contactpersonen geven aan een onderwerp niet meer te volgen. Een lijst die u jaren ongewijzigd laat, staat vol met gegevens die geen doel meer dienen en die u dus niet had mogen bewaren. Schoon de lijst daarom periodiek op. Verwijder contacten die niet meer kloppen en respecteer een verzoek om niet benaderd te worden.

Genodigdenlijsten voor een lancering of persmoment kennen een nog kortere houdbaarheid. Na het event is het doel vervallen. Wilt u dezelfde mensen voor een volgende campagne benaderen, dan heeft u een geldige grond nodig, geen bewaarde lijst van vorig jaar. Wat u op papier heeft gehad, van gedrukte adreslijsten tot naamkaartjes, hoort niet bij het oud papier maar wordt vertrouwelijk vernietigd. Dat geldt ook voor de exports die u ooit uitprintte. Hoe u met promotiestukken omgaat, leest u in promotiemateriaal en visitekaartjes vernietigen.

Embargogevoelige stukken en oude projectarchieven

Een pr-bureau werkt met informatie die pas op een afgesproken moment naar buiten mag. Embargostukken, concept persberichten, strategiedocumenten en cijfers van een klant zijn goud waard voor wie ze te vroeg in handen krijgt. Zolang een campagne loopt bewaart u ze zorgvuldig, maar zodra ze zijn gepubliceerd of vervallen verliezen de concepten hun waarde. Laat ze niet slingeren in een la of op een oude schijf.

Na afronding van een opdracht blijft er vaak een projectarchief achter met briefings, drukproeven, fotomateriaal en klantgegevens. Houd de administratie aan voor de fiscale termijn en ruim het creatieve materiaal op zodra de verantwoording rond is. Zo houdt u een reclamebureau-archief hanteerbaar, net als beschreven in reclamebureaus: klantcampagnes en archief. Werkt u met respondent- of onderzoeksdata voor een campagne, dan gelden de aandachtspunten uit marktonderzoeksbureaus: respondentdata vernietigen.

Zo pakt u het aan in 6 stappen

1. Splits de gegevens in administratie, mediacontacten, mailings en projectarchief.
2. Schoon de journalistenlijsten op en verwijder verouderde of ongewenste contacten.
3. Ruim genodigdenlijsten op zodra het event voorbij is en er geen grond meer is.
4. Beperk embargostukken tot de looptijd van de campagne.
5. Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
6. Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.

Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat

Campagnestukken en mediagegevens laat u vertrouwelijk vernietigen, omdat ze persoonsgegevens, klantgeheimen en embargogevoelige informatie bevatten. Het papier en eventuele datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is. Ook een oude laptop, telefoon of back-up met een mediadatabase of klantpresentatie hoort erbij. Meer achtergrond vindt u in vertrouwelijke documenten vernietigen.

Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG en richting uw klant dat u zorgvuldig heeft gehandeld. Noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.

Veelgemaakte fouten

• Journalistenlijsten jarenlang ongewijzigd laten. Een verouderde lijst dient geen doel meer.
• Genodigdenlijsten hergebruiken zonder grond. Na het event is het doel vervallen.
• Embargostukken laten slingeren. Te vroeg uitgelekte informatie schaadt de klant.
• Onversnipperd weggooien. Een klantpresentatie op straat is een meldplichtig datalek.
• Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang bewaart een pr-bureau mediacontacten en journalistenlijsten?

Zolang de relatie loopt en de gegevens actueel zijn. Een mediacontact is een persoonsgegeven, dus u houdt de lijst schoon en verwijdert journalisten die van functie zijn veranderd of hebben aangegeven niet benaderd te willen worden. Er is geen vaste termijn, wel de plicht om niet langer te bewaren dan nodig.

Mogen wij persoonsgegevens uit mailings en genodigdenlijsten bewaren voor latere campagnes?

Alleen met een geldige grond. Een genodigdenlijst voor een eenmalig event heeft na afloop geen doel meer. Hergebruik voor een volgende campagne vraagt om toestemming of een aantoonbaar gerechtvaardigd belang. Zonder grond ruimt u de lijst op.

Hoe lang bewaren wij factuur- en projectgegevens van klantcampagnes?

De facturatie en projectadministratie vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Het creatieve en embargogevoelige materiaal in een projectarchief houdt u niet langer aan dan nodig voor de afronding en verantwoording van de opdracht.

Hoe vernietigen wij vertrouwelijke campagnestukken AVG-conform?

Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging. De handeling noteert u in uw verwerkingsregister als bewijs.

Conclusie

Een pr- of communicatiebureau werkt met mediacontacten, klantgeheimen en embargogevoelige stukken, tussen actueel relatiebeheer en de AVG in. Houd de journalistenlijsten schoon en actueel, ruim genodigdenlijsten op zodra het doel vervalt en bewaar de administratie zeven jaar. Embargostukken en oude projectarchieven verliezen na publicatie hun waarde. Wat weg mag, laat u vertrouwelijk vernietigen met een certificaat als bewijs. Zo beschermt u uw klanten, uw contacten en uw reputatie.

Lees ook: softwarebedrijven: klantdata vernietigen, webhosting en cloudproviders: klantdata vernietigen, uitgeverijen: abonnee- en auteursgegevens vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

---

Mediagegevens laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.