Marketing

Promotiemateriaal en oude visitekaartjes vernietigen

15 mei 2026 · 7 min lezen · DeSnipperaar

Bij elke huisstijlwijziging, fusie, rebranding of personeelswisseling ontstaan stapels achtergebleven materiaal. Een doos met visitekaartjes van een collega die twee jaar geleden vertrok, oude flyers met een verkeerd telefoonnummer, banners van een event in 2019, een carton met cadeauverpakkingen in de oude kleur. Wat doe je ermee? In de papierbak gooien is meestal voldoende voor de papier-recycling, maar voor merkbescherming is het soms te slordig. Een kort handvat voor wanneer je vernietiging serieus moet nemen.

Drie soorten merk-schade die je wil voorkomen

1. Verkeerde info in omloop. Een visitekaartje van een vertrokken collega met ‘directeur' eronder kan langs onverwachte kanalen weer opduiken. Een prospect twijfelt over wie de aanspreekpartner is.
2. Oude huisstijl die naast nieuwe leeft. Klanten zien dezelfde organisatie in twee gedaantes; verwarring over rebranding-status.
3. Onjuiste claims, prijzen of disclaimers. Folders waarin een product nog ‘NEW' heet, prijzen die niet meer kloppen, telefoonnummers die niet meer werken.

Geen van deze schaadt rechtstreeks vertrouwen, maar in optelsom geven ze het merk een rommelige indruk. Voor B2B-klanten in advies- en accountancy-branches kan het twijfel zaaien over kwaliteit van uitvoering.

Wat hoort daadwerkelijk in vernietiging?

• Visitekaartjes van vertrokken collega's of in oude huisstijl.
• Briefpapier en enveloppen met oud logo of verkeerde adressering.
• Folders, flyers, brochures met verlopen aanbiedingen of vorige seizoenscampagnes.
• Premiums met logo: bedrukte pennen, USB-sticks (let op: USB-sticks zijn data-dragers!), powerbanks, stressballetjes.
• Banners en displaymateriaal van events.
• Productverpakking in afgeschreven kleur of design.
• Persmappen met persoonsfoto's van uit dienst zijnde collega's.

Wel of niet door de papier-shredder?

Voor papier-gebaseerd materiaal (visitekaartjes, folders, brochures, briefpapier) gaat alles door onze mobiele cross-cut shredder op DIN P-5. Voor non-paper items hangt het van het materiaal af:

• Plastic bedrukte pennen, sleutelhangers: via aparte shredder of door breken in stukken.
• Bedrukte USB-sticks: behandelen als hardware met data, dus DIN E-niveau.
• Banners (PVC of textiel): in stukken snijden of aparte stoffen-shredderaar.
• Carton displays: mee in papierstroom.

Voor visitekaartjes is P-3 of P-4 voldoende. Het gaat om merkschade-preventie, niet om datalek-preventie.

Persoonsgegevens? Soms wel

Visitekaartjes lijken onschuldig, maar bevatten naam, functie, telefoon, e-mail en soms mobiel nummer. Onder de AVG zijn dit persoonsgegevens. Een grote stapel visitekaartjes van vertrokken collega's in een open vuilnisbak voldoet niet aan ‘passende technische maatregelen'. Voor een paar oude kaartjes is het overkill om een zaak van te maken; voor een doos vol écht aan vernietiging meegeven.

Speciale gevallen

Failliete BV of fusie

Bij een fusie of overname blijft vaak een grote voorraad oud-merkmateriaal achter. Beleid hier: alles wat de oude naam draagt en niet ge-rebrand kan worden, vernietigen binnen 90 dagen na rechtsoverneming. Bewaar het certificaat als bewijs van zorgvuldige overgang.

Politiek of campagnemateriaal

Na verkiezingen of campagnes blijft groot grafisch materiaal achter. Vrij van persoonsgegevens, dus geen AVG-issue, maar wel een merk-issue voor de organisatie of partij. Standaard P-3 voldoet.

Premium met chip (USB, powerbank met geheugen)

Behandelen als hardware. DIN E-4 of E-5 afhankelijk van inhoud. Vraag bij twijfel om aparte verwerking en vermelding op het certificaat.

Combineren met regulier archief

De meeste van deze materialen kunnen mee in dezelfde mobiele rit als je vertrouwelijk archief. Wij plaatsen op verzoek een aparte container voor ‘diversen branded' en geven daarvoor een aparte regel op het certificaat. Geen aparte rit nodig.

Aanbevelingen voor marketing- en HR-teams

1. Plan een opruimsessie direct bij elke huisstijl-of-naam-wijziging. Niet uitstellen.
2. Maak een lijst per categorie van wat hoort weg: visitekaartjes vertrokken collega's, oude folders, oude banners.
3. Plaats één aanleverpunt centraal voor alle medewerkers; niet apart per afdeling.
4. Combineer met archief-opruim. Bespaart een aparte rit.
5. Vraag een certificaat met aandeel branded materiaal indien gewenst voor merkbescherming-rapportage.

---

Klaar voor de rebrand? Mail ons via desnipperaar.nl met de omvang. We plannen een ophaalbeurt op het moment dat het uitkomt.