Home › Kennisbank › Woningfoto's en privacy na verkoop
Makelaardij

Woningfoto's en persoonsgegevens na verkoop: privacy op orde

· 6 min lezen · DeSnipperaar

Bij een verkoopopdracht schiet de makelaarsfotograaf tientallen beelden van de woning: buitenkant, woonkamer, slaapkamer, kinderkamer, badkamer, tuin. Na de transactie blijft dit beeldmateriaal vaak jaren rondslingeren op servers, in CRM-systemen en in backups. Daarnaast ligt er correspondentie met verkopers, kopers, bezichtigers en notaris. Dit artikel bespreekt de privacyrisico's van beeldmateriaal, de AVG-grondslag voor marketing, en hoe je beeld en persoonsgegevens ordentelijk vernietigt na verkoop.

Waarom een woningfoto persoonsgegeven kan zijn

Een foto van een lege verkoopwoning lijkt onschuldig, maar in de praktijk staan er vaak onbedoelde persoonsgegevens in beeld:

Een foto die familieleden herkenbaar toont, is een persoonsgegeven in de zin van AVG. Zelfs zonder gezicht in beeld kan een combinatie van adres en detail (naamplaatje, post, voertuig op oprit) herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon.

Grondslag voor marketing

Voor het publiceren van foto's op Funda, op de makelaarssite en in brochures is een grondslag nodig. In de verkoopovereenkomst wordt doorgaans toestemming van de verkopende eigenaar vastgelegd. Die toestemming is specifiek voor de verkoopperiode. Na de transactie vervalt het doel: de woning is verkocht, er wordt niet meer geadverteerd.

Wat doet de makelaar met de foto's na de transactie? Mogen die nog in het portfolio op de website? In het jaarmagazine? In training materiaal? Elk hergebruik vereist een geldige grondslag, en na verloop van doel moet de foto eigenlijk weg.

Intrekking van grondslag

De verkoper heeft het recht om toestemming in te trekken. Sommige makelaars ontvangen maanden of jaren na transactie een verzoek om foto's te verwijderen. Dan moet je niet alleen de website en Funda opruimen, maar ook:

Dit laatste, namelijk fysiek materiaal, vergeet men vaak. Drukwerk van verkoopbrochures, open-huis-folders en referentielijstjes met woningfoto's die ergens in een kast liggen, valt onder dezelfde intrekking.

Wat vernietig je na verkoop?

Fysiek materiaal

Digitaal materiaal (op dragers)

Digitale bestanden op servers wis je volgens interne procedure; bij vervanging van de drager zelf volgt fysieke vernietiging volgens DIN 66399 E-4.

Correspondentie koper en verkoper

Na transactie komt er vaak nog een staart van correspondentie: klachten over opleverstaat, vragen over verhuisdatum, navraag over contactgegevens van vorige bewoners. Deze brieven en e-mails bevatten persoonsgegevens en moeten net als de rest van het dossier na afloop van de bewaartermijn (zie ons artikel kantoorverhuizing wat vernietigen) ordentelijk vernietigd worden.

Vernietigingsnorm

Voor papieren materiaal met persoonsgegevens is DIN 66399 P-5 de geaccepteerde norm. Voor fotoafdrukken geldt hetzelfde: een fotoprint met een naamplaatje of gezicht in beeld is een persoonsgegeven op papier. Voor datadragers (SSDs, HDDs) is de norm E-4 respectievelijk H-4.

Mobiele werkwijze voor makelaarskantoor

DeSnipperaar komt met een shredderwagen naar je kantoor in regio Amsterdam-Noord. Papier en foto-afdrukken gaan direct door de shredder, datadragers in dezelfde sessie. De kantoormanager of DPO kijkt mee; na afloop krijg je een certificaat dat je koppelt aan het verwerkingsregister. Ideale frequentie voor de meeste kantoren: eens per half jaar of jaarlijks.

Privacy op orde na het verkoopseizoen?

Wij vernietigen papier, fotoafdrukken en datadragers op locatie. DIN 66399 P-5 voor papier, E-4 voor SSDs. Certificaat per opdracht.

Vraag een offerte aan

Documentatie voor AP en cliënten

Neem in het verwerkingsregister op: welke categorieën beeldmateriaal, welke retentie, welke grondslag (toestemming, uitvoering overeenkomst), welke vernietigingsroute. Bewaar certificaten gekoppeld aan opruimrondes. Bij een AVG-klacht of verzoek van een verkoper om bewijs dat bestanden verwijderd zijn, heb je dan iets in handen.

Branchepagina

Meer over privacy- en vernietigingspraktijk voor makelaars vind je op Makelaars & taxateurs. Lees ook over de bewaartermijn van NVM-dossiers na transactie.

Tijd om het verkoopseizoen af te ronden? Vraag vrijblijvend een offerte aan. Wij komen langs, kijken mee en zorgen dat het verleden echt verleden tijd wordt.