Home › Kennisbank › NVM-dossiers na transactie
Makelaardij

NVM-dossiers na transactie: bewaartermijn en vernietiging

· 6 min lezen · DeSnipperaar

Een makelaarsdossier bevat gevoelige gegevens: identificatiebewijzen van koper en verkoper, inkomensstukken voor financierbaarheid, taxatierapporten, koopaktes, correspondentie, bankafschriften voor Wwft. Na de transactie, notaris en afkoeling blijft het dossier bestaan. Maar niet voor altijd. Dit artikel legt uit welke termijnen relevant zijn voor makelaars, welke NVM-gedragscode-verplichtingen meespelen, en hoe vernietiging in de praktijk georganiseerd wordt.

De NVM-gedragscode als vertrekpunt

NVM-makelaars zijn gebonden aan de Erecode en gedragsregels van de brancheorganisatie. Daarin wordt zorgvuldigheid en geheimhouding voorgeschreven, zowel tijdens als na de dienstverlening. Concrete bewaartermijnen staan er niet altijd expliciet in: die volgen uit wettelijke kaders waaraan de NVM-makelaar zich moet houden, met name de Wwft, de AVG en de fiscale bewaarplicht.

Wwft: 5 jaar na einde cliëntrelatie

Makelaars zijn Wwft-plichtig voor bemiddeling bij aan- en verkoop van onroerend goed. Dit betekent cliëntonderzoek, identificatie en meldplicht bij ongebruikelijke transacties. Al die documentatie (kopie legitimatie, UBO-check, transactiedossier) moet minimaal vijf jaar na einde van de cliëntrelatie of na uitvoering van de transactie bewaard worden. Zie ook Wwft 5 jaar cliëntonderzoek.

Fiscale bewaarplicht: 7 jaar

Administratieve stukken met fiscale relevantie, zoals facturen, courtagenota's, grootboek en kostenoverzichten van het kantoor, vallen onder zeven jaar. Deze termijn raakt vooral de kantooradministratie. Gegevens rondom vastgoed zelf (aanschaf- en verkoopgegevens die relevant zijn voor overdrachtsbelasting of WOZ) kunnen langer relevant zijn, maar dat zit meestal bij de eigenaar en de notaris, niet bij de makelaar.

AVG-opslagbeperking

Artikel 5 lid 1 sub e AVG stelt dat persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. Zodra de wettelijke termijnen verstreken zijn, moet vernietigd worden, tenzij een andere grondslag blijft bestaan (bijvoorbeeld lopende tuchtzaak of geschil). Het ‘voor de zekerheid’-argument is onder de AVG geen geldige grondslag.

Een makelaarskantoor dat alle dossiers sinds oprichting op zolder bewaart, heeft op enig moment identificatiekopieën uit 2001 in huis. Dat is een datalek wachtend om te gebeuren.

Een werkbare termijnmatrix voor makelaars

Praktijk van opruimen na tijdvak

Veel kantoren werken met een jaarlijkse opruimdag. Dossiers die 5 jaar (of 7 jaar voor de fiscale component) na afronding zijn, gaan in vernietigingszakken of -containers. Scheiding tussen Wwft-materiaal en fiscale stukken bespaart werk: je vernietigt wat mag, je bewaart wat moet.

Vernietigingsnorm

Makelaarsdossiers bevatten persoonsgegevens, BSN-nummers (op identificatiekopieën), financiële gegevens en soms bijzondere categorieën (medische gegevens in taxatie bij scheidingszaken). De norm voor vertrouwelijke persoonsgegevens is DIN 66399 P-5. Een gewone kantoorshredder is onvoldoende. Lees de achtergrond in DIN 66399 uitgelegd P-5 P-6.

Mobiele vernietiging op kantoor

Voor makelaarskantoren in de regio Amsterdam-Noord komt DeSnipperaar met een mobiele shredderwagen naar je kantoor. De dossiers verlaten het pand niet intact. Jij of je vestigingsmanager kijkt mee via het zijraam en tekent na afloop het certificaat. Een jaarlijkse ronde is voor de meeste kantoren voldoende; wij adviseren bij grote volumes of bij seizoenspieken (voor- en najaarsopruiming).

Jaarlijkse opruimronde van oude koopdossiers?

Wij komen naar je kantoor, vernietigen de verjaarde dossiers ter plekke volgens DIN 66399 P-5 en leveren direct een certificaat. Geen contract, geen minimum.

Vraag een offerte aan

Registratie in verwerkingsregister

Leg in het AVG-verwerkingsregister vast: welke categorieën dossiers, welke bewaartermijn, welke vernietigingsverwerker. Koppel het certificaat per opruimronde. Bij een AP-inspectie of tuchtklacht is dit je bewijs dat je het opruimen gestructureerd doet, in plaats van ‘alles op zolder’.

Branchepagina

Meer over onze aanpak voor makelaars, taxateurs en vastgoedkantoren vind je op Makelaars & taxateurs. Lees ook over privacy van woningfoto's na verkoop.

Klaar om de archiefkast aan te pakken? Vraag vrijblijvend een offerte aan. Wij denken mee over wat wel en niet onder de strenge norm hoeft.