Inventarisatie voor je offerte-aanvraag: wat lever je aan?
Je wil een offerte voor archiefvernietiging aanvragen, maar bent onzeker wat de leverancier moet weten. De goede leverancier kan met weinig informatie al een prijsindicatie geven. Maar ‘weinig' is niet hetzelfde als ‘niets'. Hier is wat je hoort op te geven, en wat je expliciet niet hoeft uit te zoeken.
De minimale set
Met deze vier gegevens kunnen wij doorgaans binnen 24 uur een prijsindicatie geven:
- Locatie en postcode. Voor rij-afstand vanaf onze basis in Amsterdam.
- Volume in orde van grootte. Aantal kasten, dozen of strekkende meter. Lees hoeveel papier zit er in een ordnerkast voor een snelle conversie.
- Soort drager. Alleen papier? Of ook hardware, optische schijven, plastic kaarten?
- Eenmalig of recurring. Lees over eenmalig versus recurring als je twijfelt.
De handige extra-set
Niet verplicht, maar verfijnt de offerte:
- Gewenst DIN-niveau. Standaard P-5; voor bijzondere persoonsgegevens P-6.
- Vereiste documentatie. Standaard certificaat, of ook fotorapportage, IMEI-lijst, serienummerlijst?
- Toegankelijkheid van de locatie. Lift, parkeren, kade, of trap.
- Aanwezigheid op locatie. Wie is contactpersoon, op welke dagen aanwezig?
- Specifieke deadlines. Voor de jaarafsluiting, voor een verhuizing, voor een audit.
Wat je niet hoeft uit te zoeken
- Exact gewicht. Wij rekenen achteraf op werkelijk gewicht; jouw schatting is voor offerte-doeleinden.
- Verschillende stromen handmatig scheiden. Mengen kan; we verdelen op locatie indien nodig.
- Nietjes, paperclips, ringbanden eruit. Onze industriele shredder verwerkt het.
- Documenten op chronologie sorteren. Niet relevant voor vernietiging.
- Plastic mapjes verwijderen. Bij mobiele vernietiging gaat het mee.
De grootste tijdverspilling bij organisaties die voor het eerst aanvragen is exact-tellen. Een schatting in dozen volstaat ruim.
Voorbeeldaanvraag (kort)
Hallo, wij zijn een advocatenkantoor in Amsterdam-Noord, postcode 1034. We willen ons archief van > 7 jaar oud opruimen, ongeveer 8 archiefkasten plus 4 verhuisdozen. Alleen papier, geen hardware. Eenmalig, geen contract. P-5 vanwege beroepsgeheim. Beschikbaar in week 23 of 24. Graag prijsindicatie en eerste vrije datum.
Antwoord van ons: prijsindicatie binnen 24 uur, eerste vrije datum, eventuele aanvullende vragen.
Voorbeeldaanvraag (uitgebreid)
Hallo, IT-afdeling van een MKB-organisatie in Hilversum, 1217. We willen vernietiging van: archief papier (ongeveer 12 kasten), 80 oude HDD's, 30 SSDs, 200 USB-sticks, 50 toegangsbadges, en een collectie CD/DVDs van pre-2010 backups. P-5 voor papier, H-5 voor hardware, E-4 voor pasjes. Vereisten: certificaat met serienummerlijst per HDD/SSD, IMEI-lijst voor smartphones (niet aanwezig in deze opdracht), fotorapportage voor de SSD-batch (klantcontract eist het). Deadline: 30 juni vanwege ISO-audit op 1 juli. Graag offerte met DIN-classificatie per type drager apart vermeld.
Antwoord van ons: gedetailleerde offerte binnen 24 uur, met prijs per type drager.
Wat is je aanspreekpunt op locatie?
Vermeld in de aanvraag wie aanspreekpunt is op de uitvoeringsdag. Het hoeft niet de aanvrager te zijn. De operator komt langs, vraagt naar die persoon, en doorloopt het proces met haar of hem. De aanspreekpunt:
- Wijst de operator naar het verzamelpunt of de archiefkasten.
- Bevestigt de scope (wat wel, wat niet).
- Tekent het certificaat.
- Heeft toegang tot lift, sleutels, kade.
Bewaartermijn-toets vooraf
Voor je offerte aanvraagt: weet zeker wat weg mag. Loop je inventarisatie tegen de AVG-bewaartermijnen cheatsheet langs voor de standaardregels. Voor sectorspecifieke termijnen (zorg, advocatuur, financieel) gebruik je de specifieke artikelen. Documenten waarvan de termijn nog niet is verstreken horen niet in deze ronde.
Wat staat er in onze offerte?
- Stuksprijs of gewichtsprijs.
- Basisrijkost (vast).
- Eventuele meerprijs voor specifieke eisen (fotorapportage, weekendinzet, hoogveiligheidsclassificatie).
- Verwacht totaal op basis van jouw schatting.
- Beschikbaarheid: eerste twee voorgestelde data.
- Geldigheidsduur (doorgaans 30 dagen).
Een korte mail volstaat. Wij doen de rest.
Schrijf in een paar zinnen: locatie, omvang, type drager, deadline. Wij komen binnen een werkdag terug met prijsindicatie en datum.
Lees meer over de ophaalserviceKlaar voor een offerte? Mail ons via desnipperaar.nl. Wij reageren binnen werkuren met prijsindicatie en eerste vrije datum.