Architectenbureaus: tekeningen en bouwdossiers vernietigen
Een architectenbureau dat 30 jaar bestaat heeft een archief vol grootformaat tekeningen, projectdossiers, bestekken, contracten met opdrachtgevers en aannemers. Daarnaast tegenwoordig BIM-modellen, foto-archieven en cloud-opslag. De vraag is: wat moet weg, wat moet bewaard, en hoe vernietig je een rol A0-tekeningen op een AVG- en BNA-conforme manier?
Bewaartermijnen voor architecten
| Categorie | Termijn |
|---|---|
| Opdrachtovereenkomst en facturen | 7 jaar fiscaal |
| Bouwtekeningen en bestekken (eigen werk) | 20 jaar (auteursrecht-bewaring) |
| Bouwdossiers (uitvoeringsfase) | 10-12 jaar (verborgen gebreken-termijn) |
| Vergunningen en omgevingsbesluiten | 10 jaar |
| BIM-modellen en CAD-bestanden | 20 jaar (auteursrecht) |
| Klantcorrespondentie zonder fiscaal belang | 3 jaar |
| HR en sollicitatie | Standaard AVG-termijnen |
De auteursrechtelijke 70-jaars-termijn (na overlijden auteur) staat los van de bedrijfsmatige bewaring; de bedrijfsmatige termijnen zijn doorgaans korter.
Wat zit er in een bouwdossier?
- Programma van eisen en opdrachtbevestiging.
- Schets-, voorlopig- en definitief-ontwerp.
- Bestek en technische omschrijving.
- Tekeningen op A0/A1-formaat.
- Vergunningstrajecten en omgevingsbesluiten.
- Aannemerscontracten en wijzigingsorders.
- Toezichtrapportages.
- Eindcontrole en oplevering.
- Foto-archief van de bouw.
Voor specifieke aspecten van bouwdossiers, lees ons artikel over bouwbedrijven en de UAV-GC-dossier-oplevering.
Vernietiging van A0-tekeningen
Grootformaat tekeningen passen niet door een gewone kantoorshredder. Onze mobiele industriele shredder verwerkt ze zonder problemen:
- A0-rollen worden in één keer ingevoerd.
- Verschillende papiergewichten (200-300 g/m² voor architectuur-tekenpapier) geen probleem.
- Gerolde tekeningen ontrolt de truck zelf.
- Gevouwen tekeningen mogen ook.
Op DIN P-4 of P-5 afhankelijk van vertrouwelijkheid (klantnaam op tekening kan privacy-relevant zijn).
Een A0-tekening die in tweeen wordt geknipt levert geen veilige vernietiging op. De informatie blijft leesbaar; pas een industriele shredder met cross-cut maakt reconstructie onmogelijk.
Digitale opslag en CAD-archieven
- Lokale CAD-werkstations: bij vervanging HDD/SSD apart vernietigen, lees HDD shredderen.
- Externe back-ups op USB of HDD: oude versies vernietigen.
- Cloud-CAD (BIM 360, BIMcollab): retention policy via leverancier.
- Plotter-buffers: sommige plotters bewaren laatste opdrachten in cache; bij vervanging meenemen.
Foto-archief van bouwprojecten
Foto's van bouwsites zijn doorgaans niet AVG-relevant tenzij personen herkenbaar zijn. Voor publicatie of marketing: model-release of gegeven toestemming. Voor archief: verwijderen na 5-10 jaar, behalve voor portfolio-relevante projecten die in doorlopende publicaties gebruikt worden.
Klanten met bijzondere geheimhouding
Voor klanten in defensie, particuliere woningen van prominente personen, beveiligde objecten, of bedrijfslocaties met gevoelige IP: hogere vertrouwelijkheidsklasse. Vernietiging op DIN P-5 of P-6, met registratie per collo en fotodocumentatie als bewijs.
Aanbevolen werkwijze
- Inventariseer per project: oplevering wanneer, eventuele wijzigingen sindsdien.
- Voor projecten met oplevering > 10-12 jaar geleden: bouwdossier kan weg.
- Eigen archief-tekeningen blijven 20 jaar (auteursrecht-bewijs).
- Combineer papieren en grootformaat in één mobiele rit.
- Combineer met hardware-vernietiging als IT-vervanging speelt.
Branche-context
Voor de bredere context van bouwsector-archief, lees onze artikelen voor bouwbedrijven en keuringsrapporten en bouwtekeningen vernietigen.
A0-tekeningen ophalen en vernietigen.
Wij rijden naar je bureau met een industriele shredder die grootformaat papier zonder problemen verwerkt. Met certificaat per opdracht.
Vraag een offerte aanTijd om je bouw-archief op te ruimen? Mail ons via desnipperaar.nl.
Ook interessant: Ingenieursbureaus: projectdossiers vernietigen.