Pratique

Inventaire pour votre demande de devis : que fournir ?

26 mai 2026 · 6 min de lecture · DeSnipperaar

Vous voulez demander un devis de destruction d'archives, mais vous ne savez pas trop ce que le prestataire doit savoir. Un bon prestataire peut donner une indication de prix avec peu d'informations. Mais « peu » n'est pas la même chose que « rien ». Voici ce que vous devez fournir, et ce que vous n'avez explicitement pas à calculer.

Le jeu minimal

Avec ces quatre données, nous pouvons généralement donner une indication de prix sous 24 heures :

1. Lieu et code postal. Pour la distance de route depuis notre base à Amsterdam.
2. Ordre de grandeur du volume. Nombre d'armoires, de cartons ou de mètres linéaires. Lisez combien de papier contient une armoire de classeurs pour une conversion rapide.
3. Type de supports. Du papier seulement ? Ou aussi du matériel, des disques optiques, des cartes en plastique ?
4. Ponctuel ou récurrent. Lisez sur le ponctuel contre le récurrent en cas de doute.

Le jeu complémentaire utile

Non obligatoire, mais cela affine le devis :

• Niveau DIN souhaité. Par défaut P-5, P-6 pour les catégories particulières de données personnelles.
• Documentation requise. Certificat standard, ou aussi reportage photo, liste IMEI, liste de numéros de série ?
• Accessibilité du lieu. Ascenseur, parking, quai, ou escaliers.
• Présence sur place. Qui est la personne de contact, quels jours est-elle disponible ?
• Échéances spécifiques. Pour la clôture de l'exercice, un déménagement, un audit.

Ce que vous n'avez pas à calculer

• Le poids exact. Nous facturons ensuite sur le poids réel. Votre estimation sert au devis.
• Séparer manuellement les différents flux. Le mélange ne pose pas de problème. Nous séparons sur place si nécessaire.
• Retirer agrafes, trombones, classeurs. Notre déchiqueteuse industrielle les avale.
• Trier les documents par ordre chronologique. Sans intérêt pour la destruction.
• Retirer les pochettes plastique. En destruction mobile, elles passent aussi.

La plus grande perte de temps chez les organisations qui demandent pour la première fois est le comptage exact. Une estimation en cartons suffit largement.

Exemple de demande (courte)

Bonjour, nous sommes un cabinet d'avocats à Amsterdam-Noord, code postal 1034. Nous voulons vider nos archives de plus de 7 ans, environ 8 armoires d'archives plus 4 cartons de déménagement. Papier seulement, pas de matériel. Ponctuel, sans contrat. P-5 en raison du secret professionnel. Disponibles en semaine 23 ou 24. Indication de prix et date la plus proche, s'il vous plaît.

Notre réponse. Indication de prix sous 24 heures, date la plus proche disponible, éventuelles questions de suivi.

Exemple de demande (détaillée)

Bonjour, service informatique d'une PME à Hilversum, 1217. Nous voulons la destruction de : archives papier (environ 12 armoires), 80 vieux HDD, 30 SSD, 200 clés USB, 50 badges d'accès, et une collection de CD/DVD provenant de sauvegardes d'avant 2010. P-5 pour le papier, H-5 pour le matériel, E-4 pour les badges. Exigences : certificat avec liste de numéros de série par HDD/SSD, liste IMEI pour les smartphones (absents de cette mission), reportage photo pour le lot de SSD (le contrat client l'exige). Échéance : 30 juin en raison de l'audit ISO le 1er juillet. Devis avec classification DIN par type de support indiquée séparément, s'il vous plaît.

Notre réponse. Devis détaillé sous 24 heures, avec un prix par type de support.

Qui est votre interlocuteur sur place ?

Indiquez dans la demande qui est l'interlocuteur le jour de l'exécution. Ce n'est pas forcément le demandeur. L'opérateur passe, demande cette personne et déroule le processus avec elle. L'interlocuteur :

• Oriente l'opérateur vers le point de collecte ou les armoires d'archives.
• Confirme le périmètre (ce qui est inclus, ce qui ne l'est pas).
• Signe le certificat.
• A accès à l'ascenseur, aux clés, au quai.

Test des délais de conservation au préalable

Avant de demander un devis. Sachez avec certitude ce qui peut partir. Passez votre inventaire au crible de la fiche pratique des délais de conservation RGPD pour les règles standard. Pour les délais propres à un secteur (santé, juridique, financier), utilisez les articles spécifiques. Les documents dont le délai n'a pas encore expiré n'ont pas leur place dans ce tour.

Qu'y a-t-il dans notre devis ?

• Prix unitaire ou prix au poids.
• Frais de déplacement de base (fixes).
• Éventuel supplément pour exigences spécifiques (reportage photo, intervention le week-end, classification haute sécurité).
• Total attendu sur la base de votre estimation.
• Disponibilité. Les deux premières dates proposées.
• Validité (généralement 30 jours).

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Prêt pour un devis ? Écrivez-nous via desnipperaar.nl. Nous répondons pendant les heures ouvrées avec une indication de prix et la date la plus proche disponible.