Fisioterapeutas, WGBO y destrucción de expedientes
La fisioterapia es una profesión sanitaria y por ello entra dentro de la Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). En concreto significa lo siguiente. Los expedientes de pacientes deben conservarse 20 años desde la última actuación. Para una clínica con un flujo regular de pacientes eso supone una acumulación de archivo considerable. Y tras 20 años rige una norma. Destruir, de la forma correcta. Este artículo describe el régimen y el método práctico.
El plazo WGBO en la práctica
El artículo 7:454 del BW (apartado 3) dice 20 años desde la última actuación, o tanto más como exija el «buen ejercicio profesional». Para la fisioterapia esto significa lo siguiente.
- Un paciente que tuvo su última consulta en 2006, expediente fuera en 2026.
- Un paciente que tuvo un tratamiento agudo en 2010 y nunca volvió, fuera en 2030.
- Un paciente menor de edad, 20 años desde el 18º cumpleaños.
Para el contexto más amplio de los plazos de conservación WGBO, lee WGBO 20 años para expedientes de pacientes.
¿Qué hay en un expediente de fisioterapia?
- Nombre y dirección, BSN, fecha de nacimiento.
- Anamnesis (historia médica).
- Hallazgos de la exploración.
- Plan de tratamiento y tratamientos realizados.
- Notas de evolución por consulta.
- Volante del médico de cabecera.
- Informe final al derivante.
- Administración de la facturación a la aseguradora sanitaria.
¿Cuándo puede desaparecer qué?
| Componente | Plazo |
|---|---|
| El expediente en sí (médico) | 20 años desde la última actuación (WGBO) |
| Facturación a la aseguradora sanitaria | 7 años fiscal, 10 años para disputas de facturación |
| Volante e informe final | 20 años como parte del expediente |
| Formularios de consentimiento | 20 años como parte del expediente |
| Expediente de reclamación | 5 años tras finalizar el procedimiento de reclamación |
El momento de destrucción de un expediente de fisioterapia es por lo general 20 años tras la última consulta. No 20 años tras abrirlo, el plazo corre desde la actividad más reciente.
Limpieza práctica
Una clínica de fisioterapia media tiene 1.500-3.500 expedientes activos a la vista, y por encima de eso un archivo de expedientes de más de 10 años. Enfoque.
- Inventaría los expedientes por año.
- Identifica los expedientes con última actuación de más de 20 años.
- Retíralos del archivo, colócalos en una caja cerrada.
- Planifica una destrucción móvil in situ.
Expedientes digitales
La mayoría de las clínicas de fisioterapia trabajan ya con un EPD (expediente electrónico de paciente) como Intramed, FysioRoadmap o Spotonmedics. Eso cambia el flujo de papel pero no lo elimina.
- Los expedientes en papel antiguos, anteriores a la digitalización, permanecen.
- Los volantes de los médicos de cabecera llegan a menudo aún en papel.
- Los formularios de consentimiento se firman a veces todavía en papel.
- Copias de seguridad del EPD en USB o disco duro.
Método de destrucción
- DIN P-5 o P-6 para expedientes en papel por el contexto sanitario WGBO.
- DIN H-5 para discos duros y SSD con copias de seguridad del EPD, lee triturar discos duros.
- Destrucción móvil in situ acorta la cadena en el contexto sanitario.
Combinar con otras clínicas sanitarias
Muchos fisioterapeutas comparten un centro de salud o centro médico con médico de cabecera, dietista, terapeuta del ejercicio. Una ruta de destrucción conjunta puede ser eficiente en logística.
- Punto de entrega propio por clínica.
- Certificado propio por clínica (el prestador sanitario es responsable del tratamiento).
- Un solo camión móvil para todo el edificio.
Documentación
- Registro de actividades de tratamiento con el plazo WGBO por categoría.
- Certificado de destrucción por encargo.
- Contrato de encargado del tratamiento con el proveedor.
- En una visitación KNGF, los certificados como prueba de un cierre de archivo cuidadoso.
Quiebra o traspaso de la clínica
En un traspaso de clínica de fisioterapia los expedientes van con el comprador de la clínica, no con el antiguo propietario. Base RGPD. El contrato de tratamiento con el paciente se mantiene a través de la actividad de la clínica. En caso de quiebra rige el régimen del administrador concursal, lee quiebra y archivo.
Destrucción anual para tu clínica de fisioterapia.
Acudimos en modo móvil por toda Noord-Holland. Destrucción en DIN P-5 con un certificado que encaja en tu expediente KNGF.
Lee más para prestadores sanitarios¿Planificar la limpieza de la clínica? Escríbenos a través de desnipperaar.nl con el número de expedientes y la fecha deseada.