Wat mag bij papiervernietiging? De complete lijst
Bijna iedereen die voor het eerst een archief laat ophalen stelt dezelfde vraag. Moeten de nietjes eruit? En de paperclips, de plastic hoesjes, die zware metalen ordners? Het korte antwoord is dat u vrijwel niets hoeft voor te sorteren. Hieronder staat per materiaal wat er mag, wat wij er zelf uit halen en welke dingen echt in een aparte stroom horen.
Het korte antwoord in een tabel
| Materiaal | Mag mee? | Toelichting |
|---|---|---|
| Papier, alle soorten | Ja | De hoofdstroom, vernietigd op DIN 66399 P-5 |
| Nietjes | Ja | Gaan mee door de shredder |
| Paperclips | Ja | Worden na het snijden uitgefilterd |
| Tabbladen | Ja | Karton of plastic, beide prima |
| Ringbandmappen van karton | Ja | Mogen erin blijven zitten |
| Plastic insteekhoesjes | Ja | Losse hoesjes zijn geen probleem |
| Vertrouwelijk bedrukt karton | Ja | Dossieromslagen, mappen |
| Thermisch papier | Ja | Kassabonnen, pinbonnen, boardingpasses |
| Grote metalen ordners | Wij halen ze eruit | U hoeft ze niet leeg te maken |
| Harde schijven, SSD's, USB | Aparte stroom | Ander DIN-niveau, registratie op serienummer |
| Telefoons, tablets | Aparte stroom | Worden per stuk geprijsd |
| CD, DVD, backup tapes | Aparte stroom | Eigen snijniveau |
| Schone dozen zonder gegevens | Liever niet | Daar betaalt u onnodig voor |
Nietjes, paperclips en tabbladen
Dit is veruit de meest gestelde vraag en het antwoord is geruststellend. Nietjes en paperclips mogen gewoon blijven zitten. Een industriële shredder is gebouwd op een papierstroom waar metaal in zit, dus die haalt er geen schade van op. Na het snijden wordt het metaal met een magneet uit de snippers gehaald, zodat het papier schoon de recycling in kan.
Dat betekent dat u een ordner kunt pakken, de inhoud in de doos kunt laten glijden en verder niets hoeft te doen. De uren die kantoren vroeger kwijt waren aan het uittrekken van nietjes zijn simpelweg niet nodig.
Ordners, ringbanden en mappen
Ringbandmappen van karton mogen erin blijven. Grote metalen ordners, het type met een brede rug en een klemmechanisme, halen wij er zelf uit voordat het papier de shredder in gaat. U hoeft die dus niet vooraf leeg te maken, al scheelt het volume als u het wel doet. Een doos met lege ordners erin is nu eenmaal sneller vol dan een doos met alleen papier.
Wilt u het aantal dozen laag houden? Dan loont het om de ordners leeg te schudden en apart bij het oud papier te doen. Hoeveel dozen u ongeveer nodig heeft leest u in hoeveel papier zit er in een ordnerkast.
Plastic hoesjes, showtassen en folie
Losse insteekhoesjes en plastic showtassen mogen mee. Ze worden samen met het papier vernietigd en daarna uit de stroom gescheiden. Heeft u er heel veel, bijvoorbeeld een hele kast vol presentatiemappen, houd die dan liever apart. Een papierstroom met veel plastic erin is lastiger te verwerken en dat merkt u uiteindelijk in de prijs.
Gelamineerd papier en plastic pasjes vallen in dezelfde categorie. Een handjevol is geen probleem, een doos vol kunt u beter melden als u de offerte aanvraagt.
Karton en dossieromslagen
Vertrouwelijk bedrukt karton mag mee. Denk aan dossieromslagen, hangmappen en kartonnen tabbladen waar namen of dossiernummers op staan. Dat is precies het materiaal dat u niet zomaar bij het oud papier wilt zetten.
Schone verhuisdozen zonder enige informatie erop horen er juist niet in. Die bevatten geen gegevens, dus u betaalt dan voor het vernietigen van iets dat gewoon bij het oud papier kan. Dat is zonde van uw budget.
Bijzondere papiersoorten
Thermisch papier is de bekendste twijfelgevallen-categorie. Kassabonnen, pinbonnen en boardingpasses mogen gewoon bij het vertrouwelijke papier, er is geen aparte stroom voor nodig. Meer daarover leest u in thermisch papier, kassabonnen en boardingpasses.
Ook carbonpapier, doorschrijfsets en gekleurd papier gaan gewoon mee. Voor het vernietigingsniveau maakt de papiersoort niet uit, want P-5 slaat op de deeltjesgrootte en niet op het materiaal.
Wat echt in een aparte stroom hoort
Alles wat gegevens digitaal opslaat gaat apart. Dat is geen administratieve regel maar een technische. Een harde schijf heeft een ander DIN 66399-niveau nodig dan papier. Elk stuk wordt bovendien op serienummer geregistreerd zodat u per drager kunt aantonen dat hij vernietigd is. Dat lukt niet als hij tussen twintig kilo snippers zit.
- Harde schijven en SSD's. Apart aanleveren, wij registreren het serienummer. Zie harde schijf vernietigen.
- USB-sticks en geheugenkaarten. Klein maar ze tellen mee, zie USB-sticks en geheugenkaarten afvoeren.
- Telefoons en tablets. Worden per stuk geprijsd.
- CD, DVD en Blu-ray. Hebben een eigen snijniveau, zie CD, DVD en Blu-ray vernietigen.
- Backup tapes. Apart, met certificaat per tape.
Het goede nieuws is dat dit geen extra rit kost. Datadragers kunnen in dezelfde ophaal mee als het papier, ze gaan alleen niet in dezelfde doos. Hoe wij dat doen staat op datavernietiging.
Hoeft u echt niets voor te sorteren?
Voor het overgrote deel klopt dat. De enige scheiding die wij vragen is papier aan de ene kant en datadragers aan de andere kant. Alles daarbinnen mag door elkaar. U hoeft niet op jaartal te sorteren, niet op afdeling en niet op documenttype.
Wat wel helpt is even melden wat u ongeveer heeft als u de prijs opvraagt. Een schatting van het aantal dozen en het aantal datadragers is genoeg voor een vaste prijs vooraf.
Weten wat uw vernietiging kost?
Geef door hoeveel dozen of containers u heeft en u krijgt een vaste prijs vooraf. Geen voorrijkosten binnen 20 km van Amsterdam, certificaat bij elke opdracht. De werkwijze voor papier staat op papier laten versnipperen en de tarieven op onze prijzenpagina.
Vraag een offerte aanVeelgestelde vragen
Moeten nietjes en paperclips eruit?
Nee. Nietjes, paperclips en tabbladen mogen gewoon in de doos of rolcontainer blijven zitten. De shredder verwerkt ze mee en het metaal wordt er na de vernietiging uitgefilterd. U hoeft niets voor te sorteren.
Mogen ordners en ringbanden mee?
Ringbandmappen van karton mogen erin blijven. Grote metalen ordners halen wij er zelf uit voordat het papier de shredder in gaat, dus u hoeft die niet vooraf leeg te maken.
Mogen plastic insteekhoesjes bij het papier?
Losse insteekhoesjes en plastic showtassen mogen mee. Ze worden samen met het papier vernietigd en daarna uit de papierstroom gescheiden. Grote hoeveelheden plastic kunt u beter apart houden, dat scheelt in de verwerking.
Mag karton bij papiervernietiging?
Vertrouwelijk bedrukt karton mag mee, bijvoorbeeld mappen en dossieromslagen. Schone verhuisdozen zonder gegevens horen niet in een vernietigingsopdracht thuis, want daar betaalt u dan onnodig voor.
Mogen harde schijven en USB-sticks in dezelfde doos?
Nee. Datadragers gaan in een aparte stroom omdat ze een ander DIN 66399-niveau nodig hebben en per stuk op serienummer worden geregistreerd. Ze kunnen wel in dezelfde ophaal mee, alleen niet door elkaar met het papier.
Mag thermisch papier zoals kassabonnen mee?
Ja. Kassabonnen, pinbonnen en boardingpasses mogen gewoon bij het vertrouwelijke papier. Er is geen aparte stroom voor thermisch papier nodig.
Conclusie
De praktische regel is eenvoudig. Papier met alles wat eraan vastzit mag in een doos of rolcontainer. Alles wat data digitaal opslaat gaat apart. Nietjes, paperclips, tabbladen, kartonnen mappen en plastic hoesjes hoeft u niet te verwijderen. Grote metalen ordners halen wij er zelf uit.
Twijfelt u over een specifiek materiaal? Meld het bij de aanvraag, dan zegt u het een keer en weet u zeker dat het goed gaat.
Klaar om op te ruimen? Bekijk onze archiefvernietiging voor een compleet archief of papier laten versnipperen voor losse dozen. Binnen 5 minuten heeft u een vaste prijs.
Meer over dit onderwerp: Archief opruimen, een stappenplan.