Wat hoort niet in de vertrouwelijke papiercontainer?
Een afgesloten console of bak voor vertrouwelijk papier is praktisch. Medewerkers gooien er gewoonweg in wat weg moet. Te praktisch eigenlijk, want na een paar maanden vinden wij regelmatig een verzameling die ver voorbij papier gaat: een halflege batterij, een USB-stick, een oud telefoonboek met twee kapotte LED-lampjes ertussen. Het kost geld, het is een veiligheidsrisico, en in sommige gevallen levert het écht een datalek op. Hier is de lijst van wat écht niet in de papiercontainer hoort.
1. Batterijen en accu's
De grootste fysieke bedreiging. Lithium-batterijen kunnen kortsluiten als ze worden ingedrukt, en in een geperste baal vol papier is dat een brand met explosieve uitbreiding. Verzekeraars van papierfabrieken houden statistieken bij; batterijen zijn jaarlijks verantwoordelijk voor tientallen branden in de papierrecyclingketen. Knoopcellen, AA, telefoonbatterijen, laptopaccu's: alles los inleveren bij Stibat-inzamelpunten of de gemeente.
2. USB-sticks, geheugenkaarten en optische schijven
Niet alleen jammer (data wordt niet vernietigd zoals het hoort), maar potentieel een AVG-datalek. Een USB-stick met klantenadministratie die in de papiercontainer belandt en daarna door bedrijfsbeheerders ergens onderweg wordt gevonden, voldoet aan de definitie van datalek volgens de AP. Een organisatie die dat ontdekt heeft 72 uur om te melden. Wij schreven over dit scenario in USB-sticks en geheugenkaarten afvoeren.
3. Harde schijven
Hetzelfde verhaal, met grotere data en groter risico. Een afgekeurde HDD in de papiercontainer is een leverancier-zijde datalek wachtend om te gebeuren. Niet onze leverbeurt aan de papierfabriek; daar gaan ze op de loopband, worden gescand en eindigen ergens in een sorteer-omleiding. Geen vernietigingscertificaat, geen bewijs, wel risico. Voor HDD-vernietiging hebben wij een aparte mobiele HDD-shredder.
4. LTO-tapes en oude back-upcassettes
Magneetband behoort niet in de papierstroom. Bovendien is een LTO-tape in een papierfabriek niet zomaar ‘weg': hij wordt eruit gevist als contaminant, opnieuw afgevoerd, en de inhoud is in de tussentijd nog steeds leesbaar als de tape onbeschadigd blijft. Bekijk ons artikel over backup-tapes en LTO opruimen voor de juiste route.
5. Plastic mappen, ringbanden en clips
Geen direct datalek-risico, wel een operationeel probleem. Industriele papier-shredders eten nietjes en paperclips zonder bezwaar; ringbanden en hard plastic kunnen wel klemraken en doen schade aan messen. Voor mobiele vernietiging op locatie kunnen wij dat zonder probleem in de truck verwerken. Voor offsite afvoer in een gewone papiercontainer is het beter om mappen te legen.
6. Verbandgaas, voedselresten, koffieprut
De papiercontainer is geen prullenbak. Vervuiling met biologisch materiaal of vocht maakt papier minder of niet recyclebaar, en de hele baal kan op zoutwaarde dalen. Bovendien stinkt het na een week. Een schone papiercontainer is een gelukkige papierfabriek.
7. Boekje aan boekje en magazines met inkjet-foto's
Mag wel, maar dik gestapelde glossy magazines en gebonden boeken vragen meer cyclische capaciteit van de shredder. Bij de mobiele dienst geen issue; bij een kantoorshredder loop je sneller vast.
8. Carbonpapier en oude doorslagpapier
Carbon laat zwarte vlekken na in de pulper en kan de witheidsgraad van het eindproduct verlagen. Voor recycling-hoogwaardig zwart-op-wit is dit een nadeel. In moderne kantoren is carbon vrijwel verdwenen, maar in archieven van > 30 jaar oud kom je het nog tegen.
De vuistregel: alles wat geen papier of karton is, hoort niet in de vertrouwelijke papiercontainer. Twijfel? Bel ons of leg het apart in een doos ‘diversen'.
Wat dan wel?
- Papier en karton met vertrouwelijke gegevens. Met of zonder nietjes en paperclips.
- Documenten in plastic insteekhoezen. Voor mobiele vernietiging op locatie geen probleem, voor offsite afvoer eerst hoezen verwijderen.
- Doorbladerde magazines en interne nieuwsbrieven. Mits geen voedselvlekken.
- Oude printuitvoer en kladversies.
Wat doe je met de rest?
- Batterijen: Stibat-inzamelpunt (in elke supermarkt), of bij gemeentelijke milieustraat.
- USB-sticks, SD-kaarten, HDD's, SSD's, optische schijven, LTO-tapes: meegeven aan een leverancier die hardware-vernietiging biedt. Wij doen dat ook, in dezelfde rit als het papier.
- Mobiele telefoons: aparte sanitisering, want ze bevatten data, accu en metaal in één. Lees over mobiele telefoons aan het einde van lease.
- Plastic mappen en ringbanden: reguliere bedrijfsafvalstroom of recycling.
Communicatie naar medewerkers
De console-stickering helpt enorm. Een duidelijke pictogrammenrij van ‘wel' en ‘niet' op het deksel werkt beter dan een geprinte memo die niemand leest. Wij leveren op verzoek stickers met de standaardiconen. Een tweede tip: zet een aparte gele bin voor batterijen ergens centraal in de etage. Mensen gooien wat ze in de hand hebben in de eerstvolgende bak; geef ze een betere bak.
Bij twijfel: bel ons
Als je organisatie ergens een doos met ‘rare elektronica' tegenkomt, hebben we vrijwel altijd een passende vernietigingsroute. Het scheelt je een meldplicht-incident en kost weinig extra in dezelfde rit. Een datalek door een afgedwaalde USB-stick voldoet aan het AP-meldformulier; lees over de 72-uurs meldplicht om te zien wat zo'n incident kost in tijd en aandacht.
Één leverancier voor papier én hardware.
Wij combineren papiervernietiging met hardware-vernietiging in dezelfde mobiele rit. Één certificaat, één route, geen datalek-risico door verkeerde sortering.
Vraag een offerte aanOnzeker waar iets thuishoort? Mail ons een foto via desnipperaar.nl. We zeggen direct of we het meenemen of dat het via een andere route moet.