VvE

Notulen en jaarstukken VvE: bewaartermijn en vernietiging

21 januari 2026 · 6 min lezen · DeSnipperaar

Een Vereniging van Eigenaars (VvE) is een rechtspersoon van rechtswege die ontstaat zodra een gebouw wordt gesplitst in appartements­rechten. Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek regelt de basis, de splitsingsakte en het modelreglement vullen de rest in. Met de jaren groeit het archief: notulen, jaarstukken, onderhouds­rapporten, verzekerings­polissen, correspondentie met eigenaren en leveranciers. Dit artikel zet op een rij wat moet blijven en wat mag weg, en hoe de VvE of de beheerder de vernietiging praktisch organiseert.

Drie lagen VvE-documenten

Het archief valt ruwweg in drie lagen uiteen, elk met hun eigen bewaarlogica.

Laag 1: permanent

• Splitsingsakte en tekeningen.
• Statuten en reglementen (huishoudelijk reglement, modelreglement).
• Notulen van algemene ledenvergaderingen (ALV).
• Besluitenlijst en besluitenregister.

Deze stukken vormen de juridische ruggengraat van de VvE en worden in de praktijk permanent bewaard. Ze zijn nodig bij verkoop van appartementen, bij geschillen, bij renovatiebesluiten en bij vervanging van de beheerder. Notaris en bank vragen er geregeld om. Vernietigen is hier zelden aan de orde.

Laag 2: zeven jaar of langer

• Jaarrekening, balans en resultatenrekening.
• Begrotingen en servicekosten­afrekeningen.
• Facturen en betalingsbewijzen.
• Bankafschriften en kasboeken.
• Contracten met leveranciers en aannemers (inclusief termijn aansprakelijkheid).

Voor deze categorie geldt de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Onroerend-goed-gerelateerde stukken kennen soms een termijn van tien jaar (herzieningstermijn BTW, verborgen gebreken). Bij grootschalig onderhoud blijf je de facturen en werktekeningen gemakkelijk twintig jaar bewaren, omdat dat past bij de verjaringstermijn van verborgen gebreken in de bouw.

Laag 3: korter dan zeven jaar

• Operationele correspondentie met eigenaren.
• Klachtenbrieven en mails over geluidsoverlast, lekkages, parkeren.
• Werklijsten en kleine offertes die niet geleid hebben tot opdracht.
• Concepten van notulen en vergader­stukken.

Deze categorie mag gefaseerd weg. Voor gewone correspondentie zonder juridische staart volstaat twee tot vijf jaar bewaren, al naar gelang het onderwerp. Persoons­gegevens die er niet meer toe doen, vernietig je zodra het doel vervalt (AVG art. 5 lid 1 sub e).

Een VvE-archief dat nooit wordt opgeschoond, wordt een aansprakelijkheids­probleem: bij een datalek raak je meer gegevens kwijt dan je ooit had mogen bewaren.

Bestuursvergaderingen en commissies

Notulen van de ALV zijn formeel en blijven. Notulen van bestuurs­vergaderingen en commissie­vergaderingen (kascommissie, technische commissie) zijn formeel niet verplicht om te bewaren, maar in de praktijk verstandig zolang de besluiten nog doorwerken. Ruimhartig bewaren kan, mits je wel opruimt als personen niet meer in functie zijn en hun correspondentie geen belang meer heeft.

Persoonsgegevens in het VvE-archief

De VvE verwerkt per definitie persoons­gegevens van eigenaren: naam, adres, bankrekening, vaak e-mail en telefoon. Bij achterstanden komt daar financiële informatie bij. De VvE is verwerkings­verantwoordelijke; de beheerder doorgaans verwerker. Dat vraagt om een verwerkers­overeenkomst tussen VvE en beheerder. Zie onze verwerkersovereenkomst checklist.

Digitaal of papier?

Veel kleinere VvE's werken nog deels op papier: de map van de voorzitter, de ordner van de penningmeester, de doos met oude offertes. Beheerders zetten steeds meer digitaal in eigen portalen. Beide archieven bestaan vaak naast elkaar. Bij opruiming:

1. Inventariseer wat er is (papier en digitaal).
2. Splits per categorie in de drie lagen hierboven.
3. Vernietig wat buiten termijn valt, op beide media.
4. Documenteer in een kort vernietigings­verslag dat bij de ALV­stukken komt.

Mobiele vernietiging bij de beheerder

Een VvE-beheerder die meerdere VvE's bedient, heeft vaak een gemeenschappelijk archief in een kantoor­ruimte. Een jaarlijkse mobiele vernietigings­ronde bij de beheerder is voor de meeste situaties voldoende. De vernietigings­wagen komt langs, papier gaat op locatie door de snijkoppen volgens DIN 66399 P-5, elke VvE ontvangt een certificaat voor de eigen administratie. Bij grote VvE's of bij overdracht van het beheer kan een extra ronde praktisch zijn.

Samengevat

• Splitsingsakte, reglementen en ALV-notulen permanent bewaren.
• Jaarstukken en facturen zeven jaar, onderhouds­contracten langer.
• Correspondentie en kladstukken na twee tot vijf jaar vernietigen.
• VvE is verwerkings­verantwoordelijke, beheerder is verwerker.
• Een jaarlijkse mobiele vernietigings­ronde bij de beheerder dekt het in de meeste gevallen af.

Meer branchespecifieke informatie vind je op onze pagina voor VvE's en VvE-beheerders. Lees ook over ledenlijsten en persoonsgegevens bij bestuurswissel.