Logistiek en transport: vrachtbrieven, CMR en archief vernietigen
Een transportbedrijf produceert per rit een papierstroom: CMR-vrachtbrieven, palletbonnen, retourbonnen, douanedocumenten, ladingmanifesten. Daarnaast bewaart het chauffeursdossiers, lease-administratie van trucks, ADR-vergunningen, tachograafgegevens. Het regime is een mix van fiscaal-civielrechtelijk-CMR-AVG. Dit artikel zet de bewaartermijnen op een rij.
De relevante regimes
- AWR / fiscaal: 7 jaar voor administratie.
- CMR (verdrag voor wegvervoer): 1 jaar voor klachten over zending; verlengd tot 3 jaar bij grove schuld.
- Douaneverdragen: 7 jaar voor douanedocumenten (DGV/AGS).
- ADR (gevaarlijke stoffen): 5 jaar voor incident-administratie.
- Tachograaf-data: minimaal 1 jaar (Verordening EU 165/2014), Nederlandse praktijk vaak 2 jaar.
- AVG: chauffeursdossiers en klantadministratie volgens algemene termijnen.
Bewaartermijnen per categorie
| Categorie | Termijn |
|---|---|
| CMR-vrachtbrief | 1 jaar (CMR), 7 jaar (fiscaal) |
| Aflever- en retourbon | 5 jaar |
| Douaneverklaring (T1, T2, EUR.1) | 7 jaar |
| ADR-vergunning per zending | 5 jaar |
| Tachograafdata | 1 jaar (EU), 2 jaar (NL praktijk) |
| Chauffeursdossier (rij-uren) | 2 jaar |
| Klanten- en opdrachtenadministratie | 7 jaar (fiscaal) |
| Lease-administratie trucks | 7 jaar na einde lease |
| Camerabeelden van laad/los | 4 weken |
De langste fiscale termijn (7 jaar) is in de regel leidend voor papierarchief; CMR-aansprakelijkheidstermijn van 1 jaar wordt zelden alleen gebruikt voor verkorting.
Specifieke aandacht
Persoonsgegevens van chauffeurs
- Rijbewijs-kopie en BSN: noodzakelijk voor loonadministratie, dus bewaring 5 jaar na uit dienst.
- Tachograaf-data is persoonsgegeven; dossier per chauffeur.
- Klachten over chauffeur: 2 jaar na afhandeling.
Klantgegevens (verzender en geadresseerde)
- NAW van geadresseerde op CMR is persoonsgegeven.
- Bewaartermijn volgt fiscale 7-jaars regel.
- Daarna actief verwijderen.
Douanedocumenten
Apart traject; vaak in een aparte map georganiseerd. Bewaring 7 jaar verplicht onder DWU (Douanewetboek van de Unie).
De praktische opruim
- Inventariseer per kalenderjaar: hoeveel kasten, hoeveel dozen.
- Identificeer documenten van > 7 jaar: alles wat onder fiscaal valt.
- Identificeer documenten van > 5 jaar voor ADR en aflever-bonnen.
- Plan mobiele vernietiging op locatie.
- Vernietigen op DIN P-4 of P-5.
Voor een bredere opruim-werkwijze, lees hoe organiseer je een archief-opruimdag.
Hardware in transport
- Boordcomputers en GPS-systemen: data over routes en chauffeur. Bij vervanging vernietigen.
- Tablets in cabine: apps met klantcorrespondentie en routedata. Lees smartphones en tablets vernietigen.
- Centrale systemen: TMS (Transport Management System) servers bij vervanging.
- Camerabeelden van trucks of laadterrein: lees camerabeelden bewaartermijn.
Voor expediteurs en logistieke service providers
Expediteurs hebben een uitgebreidere papierstroom door diverse vervoers- en douanedocumenten. Goede praktijk: jaarlijkse opruim na de jaarafsluiting, in samenhang met de declaratiecontrole.
Mobiele vernietiging op transport-locatie.
Wij komen langs op je terminal of kantoor. Vernietiging op DIN P-4 of P-5 met certificaat dat past bij je financiele en CMR-administratie.
Vraag een offerte aanTransportarchief aan opruim toe? Mail ons via desnipperaar.nl.