Overheid

Gemeenten: burgergegevens en archief vernietigen

12 juli 2026 · 10 min lezen · DeSnipperaar

Een gemeente beheert het archief van een hele stad: de basisregistratie personen, uitkeringen, Wmo- en jeugddossiers, belastingen, vergunningen en paspoortaanvragen. Anders dan een bedrijf mag een gemeente niet zelf beslissen wat weg mag. Twee regimes bepalen dat samen: de Archiefwet met de selectielijst, en de AVG. Deze gids laat zien wat blijvend bewaard moet worden, wat na de termijn vernietigd wordt en hoe u dat deel vertrouwelijk laat vernietigen.

Het snelle antwoord: een gemeente vernietigt archief niet naar eigen inzicht, maar volgens de selectielijst uit de Archiefwet. Die waardeert elk proces als blijvend bewaren of vernietigen na een vastgestelde termijn. Wat blijvend bewaard moet worden gaat naar een archiefbewaarplaats en verdwijnt nooit. Wat op de vernietigingslijst staat en waarvan de termijn is verstreken, laat u vertrouwelijk vernietigen met een certificaat.

Twee regimes: Archiefwet en AVG

Bij een gemeente lopen twee kaders door elkaar. De Archiefwet regelt welke overheidsinformatie blijvend bewaard blijft voor het collectieve geheugen en welke na verloop van tijd vernietigd wordt. De AVG regelt dat persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan nodig. Vaak wijzen die twee dezelfde kant op, maar niet altijd, en dan is de selectielijst leidend voor de vraag of iets bewaard of vernietigd moet worden.

Voor u als gemeente betekent dit dat u niet vertrekt vanuit een losse termijn per document, maar vanuit de vastgestelde waardering per proces. Die waardering vertelt of een stuk uiteindelijk naar de archiefbewaarplaats gaat of op enig moment wordt vernietigd. Pas als die vraag is beantwoord, komt de uitvoering aan bod.

De selectielijst: bewaren of vernietigen

De selectielijst waardeert alle werkprocessen van de gemeente. Elk proces krijgt de waardering blijvend bewaren of een vernietigingstermijn. Stukken met de waardering blijvend bewaren worden na verloop van tijd overgebracht naar een archiefbewaarplaats, zoals een streek- of stadsarchief, en worden nooit vernietigd. Stukken met een vernietigingstermijn worden na afloop van die termijn vernietigd, niet eerder en niet later dan verantwoord.

Vernietiging bij een gemeente is een formele handeling. Er wordt een vernietigingslijst opgesteld van wat vernietigd gaat worden, en de vernietiging vindt plaats met machtiging van de archivaris. Zo blijft controleerbaar wat is vernietigd en op welke grond. De feitelijke versnippering van dat deel is de laatste stap, en juist die stap moet vertrouwelijk en aantoonbaar gebeuren.

Bewaren of vernietigen per soort

Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. De precieze waardering en termijn staan in de selectielijst die voor uw gemeente geldt.

Soort informatie	Uitgangspunt	Bestemming
Besluiten, verordeningen, raadsstukken	Blijvend bewaren	archiefbewaarplaats
Vergunningen met blijvende waarde	Blijvend bewaren	archiefbewaarplaats
Uitkeringsdossiers (Participatiewet)	Vernietigen na termijn	vertrouwelijk vernietigen
Wmo- en jeugddossiers	Vernietigen na termijn	fijn niveau vernietigen
Belasting- en invorderingsstukken	Vernietigen na termijn	vertrouwelijk vernietigen
Reisdocument- en rijbewijsaanvragen	Vernietigen na termijn	fijn niveau vernietigen

Gebruik dit als richtlijn, niet als vervanging van de selectielijst. Bij twijfel over een proces raadpleegt u uw archivaris of de vastgestelde selectielijst. De algemene termijnlogica staat in de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

Wmo, jeugd en andere bijzondere gegevens

Een deel van het gemeentelijk archief bevat bijzondere persoonsgegevens. Wmo- en jeugddossiers gaan over gezondheid, gezinssituatie en zorg, en soms over veiligheid van kinderen. Deze gegevens vragen om extra bescherming: minder mensen mogen erbij, ze worden apart beveiligd en zodra de termijn is verstreken horen ze op een fijn niveau te verdwijnen. Ook het BSN, dat door het hele archief loopt, verdient die zorgvuldigheid.

Behandel dit deel daarom apart in uw vernietigingsproces. Wat op de vernietigingslijst staat en waarvan de termijn afloopt, gaat verzegeld mee en wordt fijn versnipperd, zodat niets reconstrueerbaar achterblijft. Zo voldoet u tegelijk aan de Archiefwet en aan de AVG.

Zo pakt u het aan in 6 stappen

1. Bepaal de waardering per proces op basis van de selectielijst.
2. Scheid blijvend te bewaren stukken af voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats.
3. Stel een vernietigingslijst op van wat na de termijn vernietigd mag worden.
4. Vraag machtiging van de archivaris voor de vernietiging.
5. Laat vertrouwelijk vernietigen op een fijn niveau, met bijzondere zorg voor Wmo en jeugd.
6. Bewaar het certificaat als bewijs bij de vernietigingslijst.

Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat

Het deel dat volgens de selectielijst vernietigd mag worden, laat u vertrouwelijk vernietigen op een fijn niveau, omdat het een BSN en vaak bijzondere gegevens bevat. Het papier en eventuele datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is. Bij het opschonen van oude systemen horen ook de digitale dragers erbij.

Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat hoort als bewijs bij de vernietigingslijst en toont aan dat de vernietiging zorgvuldig en aantoonbaar is gebeurd. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.

Veelgemaakte fouten

• Zelf bepalen wat weg mag. De selectielijst en de archivaris bepalen dat, niet de losse afdeling.
• Blijvend te bewaren stukken vernietigen. Die horen naar de archiefbewaarplaats, niet in de versnipperaar.
• Wmo- en jeugddossiers als gewoon papier behandelen. Bijzondere gegevens vragen een fijn niveau.
• Onversnipperd afvoeren. Burgergegevens op straat zijn een meldplichtig datalek.
• Geen certificaat bewaren. Zonder bewijs is de vernietigingslijst niet compleet.

Veelgestelde vragen

Mag een gemeente zelf bepalen wat vernietigd wordt?

Nee. Een gemeente werkt met de Archiefwet en de selectielijst. Die bepaalt per soort document of het blijvend bewaard moet worden of na een vastgestelde termijn vernietigd wordt. Vernietiging gebeurt op basis van een vernietigingslijst en met machtiging van de archivaris.

Wat is het verschil tussen bewaren en vernietigen bij de selectielijst?

De selectielijst waardeert elk proces. Stukken met de waardering blijvend bewaren gaan uiteindelijk naar een archiefbewaarplaats en worden nooit vernietigd. Stukken met een vernietigingstermijn worden na afloop van die termijn vernietigd.

Gelden voor Wmo- en jeugddossiers extra regels?

Ja. Wmo- en jeugddossiers bevatten bijzondere persoonsgegevens over gezondheid en gezinssituatie. Ze vragen om extra beveiliging, om een eigen bewaartermijn en om vernietiging op een fijn niveau zodra dat mag.

Hoe vernietigt een gemeente vertrouwelijk?

De te vernietigen stukken gaan verzegeld mee en worden op een fijn niveau versnipperd. Na afloop legt een certificaat van vernietiging vast wat, wanneer en op welk niveau is vernietigd, als bewijs bij de vernietigingslijst.

Conclusie

Een gemeente vernietigt archief niet naar eigen inzicht, maar volgens de Archiefwet en de selectielijst, met de AVG ernaast. Bepaal per proces de waardering, breng blijvend te bewaren stukken over naar de archiefbewaarplaats en stel voor de rest een vernietigingslijst op met machtiging van de archivaris. Het te vernietigen deel, met een BSN en vaak bijzondere gegevens, laat u vertrouwelijk vernietigen op een fijn niveau, met een certificaat als bewijs. Zo bewaart u wat het geheugen van de stad moet blijven en verdwijnt de rest veilig.

Lees ook: kinderopvang: kinddossiers en oudergegevens vernietigen, pensioenfondsen: deelnemersgegevens en vernietiging, verkiezingsmateriaal en stembiljetten vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

---

Gemeentearchief laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.

Gerelateerde sectorgidsen: Bibliotheken: leengegevens en ledendata vernietigen.