Financieel

Assurantietussenpersonen: klantdossiers vernietigen

23 juli 2026 · 10 min lezen · DeSnipperaar

Een assurantietussenpersoon beheert het volledige beeld van een klant. Polisdossiers, claim- en schadedata, betaalgegevens en bij levens- en zorgverzekeringen ook gezondheidsgegevens. Een deel valt onder de bewaarplicht van de Wft, een deel onder de fiscale regels en een deel hoort zo kort mogelijk bewaard te worden. Deze gids laat per onderdeel zien wat u bewaart, wanneer het weg mag en hoe u het vertrouwelijk laat vernietigen.

Het korte antwoord luidt als volgt. De kern van het advies- en bemiddelingsdossier houdt u onder de Wft doorgaans vijf jaar aan, de financiele administratie zeven jaar vanuit de fiscale bewaarplicht. Gezondheidsgegevens en overige klantdata bewaart u niet langer dan nodig voor het advies en de lopende polis. Wat weg mag, verdwijnt vertrouwelijk en met een certificaat.

Drie kaders: Wft, fiscaal en AVG

Bij een assurantiekantoor lopen drie kaders door elkaar. De Wft vraagt om een dossier waarin het advies en de bemiddeling zijn vastgelegd, met een eigen bewaartermijn van meestal vijf jaar. De fiscale bewaarplicht bepaalt dat uw administratie zeven jaar bewaard blijft. De AVG vraagt daarnaast om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig. De eerste twee kaders bepalen de ondergrens voor wat u moet bewaren, de AVG de bovengrens voor wat u niet te lang mag houden.

Behandel de klantdossiers daarom per soort. Een adviesnotitie heeft een andere status dan een kopie van een polisblad, een schademelding of een gezondheidsverklaring. Als u dat onderscheid maakt, bewaart u precies wat moet en ruimt u de rest op tijd op. Meer over de basis staat in Wft-dossiers 5 jaar bewaren.

Bewaartermijnen per onderdeel

De termijn verschilt per soort gegeven. Het volgende overzicht geeft de hoofdlijn. Reken de fiscale termijn vanaf het einde van het boekjaar en de Wft-termijn vanaf het einde van de dienstverlening of de polis.

Onderdeel	Uitgangspunt	Termijn
Financiele administratie en provisie	Fiscale bewaarplicht	7 jaar
Advies- en bemiddelingsdossier	Wft-zorgplicht	doorgaans 5 jaar
Clientonderzoek en identificatie	Wwft	5 jaar na einde relatie
Claim- en schadedata	Tot afwikkeling en fiscaal	doelgebonden + 7 jaar
Gezondheidsgegevens verzekering	Bijzondere gegevens, opslagbeperking	zo kort mogelijk
Correspondentie en concepten	Geen bewaarplicht	direct opruimen

Gebruik dit als richtlijn, niet als vervanging van uw eigen beleid. Bij twijfel raadpleegt u uw compliancefunctie of privacyadviseur. Het onderzoek naar de klant kent een eigen termijn, die u terugvindt in Wwft: 5 jaar clientonderzoek bewaren.

Gezondheidsgegevens: bijzondere persoonsgegevens

Bij levens- en zorgverzekeringen komt gevoelige informatie voorbij. Een gezondheidsverklaring, een medische onderbouwing bij een claim of een keuringsuitslag raakt aan gezondheidsgegevens. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens, waarvoor de AVG strengere eisen stelt. Houd die informatie herkenbaar apart van de gewone administratie, gebruik ze alleen voor het advies of de lopende polis en ruim ze daarna op. Bewaren omdat het ooit nog van pas kan komen is geen geldige grond.

Wees ook terughoudend met een kopie van een identiteitsbewijs. Zo'n kopie bevat een BSN en pasfoto en is gevoelig. Noteer alleen wat u werkelijk nodig heeft en bewaar geen losse kopieen langer dan noodzakelijk. Wat u wel op papier heeft gehad, ruimt u vertrouwelijk op.

Opruimen na afloop van de polis

Zodra een polis stopt, verschuift het doel van het dossier. De zorgplicht loopt nog een aantal jaren door en de administratie blijft fiscaal bewaard, maar veel losse stukken hebben geen grond meer. Claim- en schadedata die zijn afgewikkeld, oude offertes en verlopen gezondheidsverklaringen kunnen weg zodra de termijn is verstreken en er geen klacht of geschil meer speelt. De afwikkeling van claims en polissen bij de verzekeraar zelf staat in verzekeraars: claimdossiers en polissen vernietigen.

Werkt u met externe partijen die dossiers verwerken, dan legt u de afspraken over bewaren en vernietigen vast. Hoe dat eruitziet, leest u in de checklist voor de verwerkersovereenkomst.

Zo pakt u het aan in 6 stappen

1. Splits de gegevens in administratie, adviesdossier, clientonderzoek en gezondheidsdata.
2. Beperk identiteitsgegevens tot wat u werkelijk nodig heeft.
3. Behandel gezondheidsgegevens apart en ruim ze op na het advies of de polis.
4. Houd de Wft- en fiscale termijnen aan per soort dossier.
5. Verzamel wat weg mag in afgesloten bakken, niet bij het oud papier.
6. Laat vertrouwelijk vernietigen met een certificaat en noteer het in uw register.

Laat vertrouwelijk vernietigen met certificaat

Klantdossiers laat u vertrouwelijk vernietigen, omdat ze identiteits-, financiele en soms gezondheidsgegevens bevatten. Het papier en eventuele datadragers gaan verzegeld mee en blijven dat tot de vernietiging, zodat de keten gesloten is. Ook een oude kantoorcomputer of back-up met polisdossiers hoort erbij.

Na afloop ontvangt u een certificaat van vernietiging met datum, hoeveelheid en niveau. Dat certificaat is uw bewijs richting de AVG dat u zorgvuldig heeft gehandeld. Noteer de vernietiging in uw verwerkingsregister. Wij halen op binnen 20 km van Amsterdam zonder voorrijkosten, werken landelijk via gebundelde ophaalrondes en rekenen een vaste prijs per doos of rolcontainer. Inleveren op locatie is niet mogelijk, het werkt op afspraak via ophalen.

Veelgemaakte fouten

• Gezondheidsgegevens als gewoon papier behandelen. Bijzondere gegevens vragen om extra zorg.
• Polisdossiers eindeloos bewaren. Na de Wft- en fiscale termijn vervalt de grond.
• Kopie-ID's verzamelen. Noteer alleen wat u werkelijk nodig heeft.
• Onversnipperd weggooien. Een polisdossier op straat is een meldplichtig datalek.
• Geen bewijs bewaren. Zonder certificaat kunt u de vernietiging niet aantonen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet een assurantietussenpersoon een klantdossier bewaren?

De kern van het advies- en bemiddelingsdossier houdt u onder de Wft doorgaans vijf jaar aan, gerekend vanaf het einde van de dienstverlening. De financiele administratie valt onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Overige klantgegevens bewaart u niet langer dan nodig.

Mag ik gezondheidsgegevens uit een levens- of zorgverzekering bewaren?

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en vragen extra terughoudendheid. Bewaar ze alleen zolang ze nodig zijn voor het advies of de lopende polis en ruim ze daarna vertrouwelijk op. Houd ze herkenbaar apart van de gewone administratie.

Wat doe ik met een polisdossier na afloop van de verzekering?

Bewaar wat de Wft en de fiscale regels vragen en ruim de rest op. Zodra de bewaartermijn is verstreken en er geen klacht of geschil meer speelt, laat u het dossier vertrouwelijk vernietigen.

Hoe vernietig ik klantdossiers AVG-conform?

Vertrouwelijk en met een certificaat van vernietiging. Papier en datadragers gaan verzegeld mee en de vernietiging wordt genoteerd in het verwerkingsregister.

Conclusie

Een assurantietussenpersoon werkt met identiteits-, financiele en soms gezondheidsgegevens van elke klant, tussen de Wft, de fiscale bewaarplicht en de AVG in. Houd het adviesdossier aan volgens de Wft-termijn, bewaar de administratie zeven jaar en wees terughoudend met gezondheidsgegevens en identiteitskopieen. Wat na afloop van de polis geen grond meer heeft, ruimt u op. Laat het vertrouwelijk vernietigen met een certificaat als bewijs. Zo voldoet u aan alle kaders en beschermt u de gegevens van uw klanten.

Lees ook: belastingadviseurs: klantdossiers vernietigen, salarisadministratie: loongegevens vernietigen, kredietbemiddelaars: klantdossiers vernietigen en de AVG-bewaartermijnen cheatsheet.

---

Klantdossiers laten ophalen? Vraag een offerte aan via desnipperaar.nl. Binnen een paar minuten heeft u een vaste prijs, inclusief certificaat als bewijs.