VOG y control de entrenadores tras el fin del voluntariado
Cada vez más asociaciones deportivas piden un VOG (Verklaring Omtrent Gedrag, certificado de conducta) a entrenadores, monitores y directivos que trabajan con grupos vulnerables. Buena política, pero ¿qué haces con el documento de papel cuando el entrenador lo deja? ¿Lo conservas para siempre, por si acaso? ¿Lo tiras de inmediato al papel viejo? Entre esos dos extremos está la vía correcta. Este artículo lo ordena para juntas y personas de confianza.
¿Qué es exactamente un VOG?
El Verklaring Omtrent Gedrag lo emite Justis y confirma que una persona no tiene antecedentes penales relevantes para un fin concreto (en el deporte suelen ser perfiles de screening en torno al trabajo con menores). El documento en sí contiene datos personales: nombre, fecha de nacimiento y a veces lugar de nacimiento, además de una fecha de emisión y un número de certificado. Sobre la base del art. 10 del RGPD (datos de carácter penal) cae bajo una base estricta.
Plazo de conservación: corto
La directriz muy usada en las organizaciones de voluntariado es que el documento VOG de papel deja de ser necesario relativamente poco después del inicio de la actividad. Un enfoque habitual en la práctica:
- Recibes y compruebas el VOG al inicio del cargo.
- Registras en el expediente personal que se ha comprobado un VOG, con la fecha y el número de certificado.
- El documento físico no tiene por qué conservarse tras ese registro. Es habitual un plazo de unas semanas hasta una duración administrativa razonable tras la verificación.
- Después destruyes el documento original conforme al RGPD.
La idea: tienes prueba de la verificación (el registro), pero no mantienes en casa más tiempo del necesario un documento con datos personales y estatus penal. Consulta la directriz de tu federación deportiva o de NOC*NSF para el plazo exacto que encaja con tu reglamento.
Un registro de VOG en el expediente es prueba suficiente. Conservar el documento de papel hasta la jubilación no es diligencia, es una infracción de la limitación de conservación.
Al final del voluntariado
Cuando el entrenador o monitor lo deja, decae la base para conservar datos personales en el expediente del entrenador. Te encuentras entonces con tres montones de papel:
- Registro de VOG en el expediente: el documento puede haberse destruido ya antes. El registro se conserva conforme a la política (a menudo hasta el fin del cargo más un plazo razonable).
- Formularios de inscripción y datos personales: destruir tras el plazo correspondiente de la gestión de socios.
- Posibles expedientes disciplinarios: valorar aparte. A veces conservar más tiempo por posibles procesos jurídicos.
Expedientes disciplinarios y denuncias de conductas inapropiadas
Desde que el sector ha establecido protocolos sólidos en torno a las conductas inapropiadas, hay con más frecuencia un expediente disciplinario. Estos documentos son de por sí especialmente sensibles. Tratan de acusaciones, declaraciones de testigos, resultados de investigaciones. Los plazos de conservación para ellos suelen fijarlos:
- El reglamento de tu federación deportiva (KNVB, KNLTB, KNHB, NOC*NSF).
- La Comisión Disciplinaria o el Instituut Sportrechtspraak cuando se ha recurrido a ellos.
- El propio reglamento de integridad de la asociación.
Para estos expedientes rige: no destruir de forma improvisada. Acuerda con la junta y la persona de confianza qué plazo es aplicable, y documenta esa decisión.
Formularios de inscripción de entrenadores
Además del VOG, un expediente de entrenador suele contener:
- Formularios de inscripción con nombre, dirección y datos de contacto.
- Copias de licencias o títulos de entrenador.
- Registro de horas y compensaciones de voluntariado.
- Correspondencia sobre horarios, bajas, torneos.
Para los documentos financieros (compensaciones) rige el plazo fiscal de siete años. Para los demás documentos, un plazo razonable tras el fin del cargo. Consulta también el resumen de plazos de conservación del RGPD.
¿Cómo abordas la destrucción?
Los expedientes de entrenadores suelen contener documentos algo más sensibles que la gestión general de socios, precisamente porque el VOG y los posibles documentos disciplinarios tienen un componente penal. Dos exigencias prácticas:
- DIN 66399 P-5 para el papel con BSN o referencias penales.
- Sin acceso de personas no autorizadas durante el transporte o el almacenamiento.
La destrucción móvil en la sede del club encaja bien con eso. El camión acude, puedes mirar mientras las cajas desaparecen en la tolva, y el certificado está listo antes de que vuelvas a la sala de la junta. Sin cajas que acaban en el coche de un miembro de la junta y se olvidan allí en algún sitio.
¿Limpiar los expedientes de entrenadores?
Destrucción de documentos móvil en el terreno de tu club en Amsterdam-Noord y alrededores. P-5 para el papel, certificado justo al terminar, sin necesidad de transporte por voluntarios.
Solicita un presupuestoPapel de la persona de confianza
En muchas asociaciones la persona de confianza (VCP) participa en la gestión de los registros de VOG y de las denuncias. La VCP no es la archivera, pero a menudo sí tiene visión de qué documentos son sensibles. Implica este papel en tu ciclo anual: deja que la VCP firme también antes de que documentos sensibles vayan a destrucción.
En resumen
- No conserves el documento VOG físico más tiempo del estrictamente necesario. Registra la verificación en el expediente.
- Fin del voluntariado: repasa el expediente y separa lo financiero (7 años), lo general (plazo razonable) y los documentos disciplinarios (reglamento aparte).
- Usa una empresa de destrucción móvil que trabaje in situ y entregue un certificado.
- Conserva los certificados en la carpeta de la junta como prueba de diligencia con el RGPD.
Para el enfoque por sector consulta nuestra página Destrucción de documentos para clubes deportivos. ¿Dudas sobre una categoría concreta de tu archivo? Te asesoramos con gusto antes de que se vaya algo que aún debía conservarse un tiempo.