Sport

VOG et screening des encadrants après la fin d'une mission bénévole

5 novembre 2025 · 6 min de lecture · DeSnipperaar

De plus en plus d'associations sportives demandent un VOG (Verklaring Omtrent Gedrag, extrait de bonne conduite) aux entraîneurs, aux encadrants et aux membres du bureau qui travaillent avec des publics vulnérables. C'est une bonne politique, mais que faites-vous du document papier quand l'entraîneur arrête ? Le garder pour toujours, au cas où ? Le jeter directement au recyclage ? La bonne approche se situe entre ces deux extrêmes. Cet article la détaille pour les bureaux et les personnes de confiance.

Qu'est-ce qu'un VOG exactement ?

Le VOG est délivré par Justis et confirme qu'une personne n'a pas d'antécédent judiciaire pertinent pour un objectif précis (dans le sport, il s'agit généralement de profils de screening liés au travail avec des mineurs). Le document lui-même contient des données personnelles. Nom, date de naissance et parfois lieu de naissance, ainsi qu'une date de délivrance et un numéro d'extrait. Au titre de l'article 10 du RGPD (données à caractère pénal), il relève d'une base juridique stricte.

Un délai de conservation court

Une ligne directrice couramment appliquée dans les organisations de bénévoles est que le VOG papier n'est plus nécessaire assez peu de temps après le début de la mission. Une approche fréquente en pratique :

• Vous recevez et vérifiez le VOG au début de la mission.
• Vous notez dans le dossier personnel qu'un VOG a été vérifié, avec la date et le numéro d'extrait.
• Le document physique n'a pas besoin de rester après cet enregistrement. Une durée de quelques semaines jusqu'à une durée administrative raisonnable après vérification est courante.
• Vous détruisez ensuite le document original conformément au RGPD.

L'idée : vous gardez la preuve du contrôle (l'enregistrement), mais vous ne conservez pas plus longtemps que nécessaire un document contenant des données personnelles et un statut judiciaire. Consultez les recommandations de votre fédération sportive ou du NOC*NSF pour la durée exacte qui correspond à votre dispositif.

Un enregistrement du VOG dans le dossier suffit comme preuve. Garder le document papier jusqu'à la retraite n'est pas de la diligence mais une infraction au principe de limitation de la conservation.

À la fin d'une mission bénévole

Quand l'entraîneur ou l'encadrant arrête, la base juridique pour conserver des données personnelles dans le dossier de l'entraîneur disparaît. Vous vous retrouvez alors face à trois piles de papier :

1. Enregistrement du VOG dans le dossier : le document a peut-être déjà été détruit plus tôt. L'enregistrement est conservé selon votre politique (souvent jusqu'à la fin de la mission plus une durée raisonnable).
2. Formulaires d'inscription et données personnelles : à détruire après la durée applicable au fichier des membres.
3. Éventuels dossiers disciplinaires : à évaluer séparément. Parfois une conservation plus longue en raison de possibles procédures juridiques.

Dossiers disciplinaires et signalements de comportements inappropriés

Depuis que le secteur a mis en place des protocoles solides sur les comportements inappropriés, les dossiers disciplinaires apparaissent plus souvent. Ces éléments sont par nature très sensibles. Ils contiennent des accusations, des témoignages et des résultats d'enquête. Les délais de conservation sont généralement fixés par :

• Les règles de votre fédération sportive (KNVB, KNLTB, KNHB, NOC*NSF).
• La Tuchtcommissie ou l'Instituut Sportrechtspraak lorsqu'ils sont saisis.
• La politique d'intégrité propre à l'association.

Pour ces dossiers, ne détruisez pas au cas par cas. Convenez avec le bureau et la personne de confiance de la durée applicable, et documentez ce choix.

Formulaires d'inscription des entraîneurs

À côté du VOG, un dossier d'entraîneur contient souvent :

• Des formulaires d'inscription avec nom, adresse et coordonnées.
• Des copies de licences ou de diplômes d'entraîneur.
• Des relevés d'heures et des notes de frais de bénévolat.
• De la correspondance sur les plannings, les annulations, les tournois.

Pour les éléments financiers (notes de frais), le délai fiscal de sept ans s'applique. Pour le reste, une durée raisonnable après la fin de la mission. Voir aussi l'aide-mémoire des délais de conservation RGPD.

Comment réaliser la destruction ?

Les dossiers d'entraîneur contiennent souvent des éléments un peu plus sensibles que le fichier général des membres, précisément parce que le VOG et les éventuels éléments disciplinaires comportent une composante judiciaire. Deux exigences pratiques :

• DIN 66399 P-5 pour le papier contenant un BSN ou des références pénales.
• Aucun accès par des personnes non autorisées pendant le transport ou le stockage.

La destruction sur site au club-house convient très bien. Le camion passe, vous pouvez regarder les cartons disparaître dans la trémie, et le certificat est prêt avant que vous ne soyez de retour dans la salle du bureau. Pas de cartons qui finissent dans la voiture d'un membre du bureau et qui sont oubliés quelque part.

Le rôle de la personne de confiance

Dans de nombreuses associations, la personne de confiance (VCP) participe à la gestion des enregistrements de VOG et des signalements. La VCP n'est pas l'archiviste, mais elle a souvent de la visibilité sur les éléments sensibles. Associez ce rôle à votre cycle annuel. Faites contresigner la VCP avant que des éléments sensibles ne partent à la destruction.

En bref

• Ne gardez pas le document VOG physique plus longtemps que strictement nécessaire. Enregistrez le contrôle dans le dossier.
• Fin de mission bénévole : parcourez le dossier et séparez les éléments financiers (7 ans), généraux (durée raisonnable) et disciplinaires (règles distinctes).
• Utilisez un partenaire de destruction sur site qui travaille sur place et délivre un certificat.
• Conservez les certificats dans le classeur du bureau comme preuve de diligence RGPD.

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Voir notre page sectorielle Destruction de documents pour les clubs sportifs. Vous hésitez sur une catégorie précise de votre archive ? Nous réfléchissons volontiers avec vous, avant que quelque chose ne parte alors qu'il fallait le garder un peu plus longtemps.