Mayoristas: destruir datos de clientes
Un mayorista trabaja con los datos de compradores profesionales: cuentas de clientes y contactos, datos de credito y de pago, historial de pedidos y entregas y una contabilidad completa de compras y ventas. Una parte entra en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos, otra no se conserva mas tiempo del necesario para la relacion comercial. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: la contabilidad de compras y ventas se conserva siete anos por la obligacion fiscal. Las cuentas de clientes, los contactos y las antiguas bases de clientes no se conservan mas tiempo del necesario para la relacion comercial. Lo que pueda irse desaparece de forma confidencial y con un certificado como prueba.
Dos marcos: obligacion fiscal y RGPD
En un mayorista se cruzan dos marcos. La obligacion fiscal le obliga a conservar su contabilidad durante siete anos, incluidas las facturas, los datos de pago y la contabilidad de compras y ventas de sus clientes. Junto a ella rige el RGPD, que exige no conservar los datos personales mas tiempo del necesario. La obligacion fiscal fija el minimo de lo que debe conservar, el RGPD el maximo de lo que no puede guardar demasiado tiempo.
Muchos empresarios creen que el RGPD solo afecta a los consumidores. No es asi. Un mayorista suministra a empresas, pero detras de cada cuenta de cliente hay personas: un comprador, un contacto, un firmante autorizado. Su nombre, su correo profesional y su telefono son datos personales. Trate por tanto los datos de clientes por tipo, asi conserva exactamente lo que debe y depura el resto a tiempo.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde el momento en que la relacion comercial queda liquidada.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Contabilidad de compras y ventas | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Facturas y datos de pago de clientes | Contabilidad fiscal | 7 anos |
| Cuentas de clientes y contactos | Mientras dure la relacion | ligado a la finalidad |
| Historial de pedidos y entregas | Hasta liquidacion y fiscal | ligado a la finalidad + 7 anos |
| Evaluacion de credito y limites | Lo mas limitado posible | el menor tiempo posible |
| Antiguas bases de clientes y soportes | Sin obligacion | depurar y destruir |
Use esto como orientacion, no en sustitucion de su propio asesoramiento fiscal. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos y los plazos mas amplios estan en la guia rapida de plazos de conservacion del RGPD.
Los datos de clientes profesionales tambien son datos personales
El mayor punto ciego en los mayoristas es suponer que el B2B queda fuera del RGPD. Una cuenta de cliente contiene el nombre de un contacto, un telefono directo, un correo profesional y a veces un movil privado. Eso son datos de una persona fisica y por tanto datos personales. Mientras dure la relacion comercial tiene una base para conservarlos. Si un cliente dejo de pedir hace anos, esa base decae y la cuenta debe depurarse.
Lo mismo vale para notas extensas de CRM sobre un contacto, desde informes de llamadas hasta preferencias. Conserve solo lo que necesita para la colaboracion. Un principio que tambien se aplica a una tienda online que trata datos de clientes, donde la misma limitacion de finalidad es la norma.
Datos de credito, de pago y de pedido
Los mayoristas suministran a menudo a cuenta y trabajan con limites de credito. La evaluacion de credito de un cliente, el historial de pago y posibles expedientes de cobro son datos sensibles que revelan la situacion financiera de un cliente. Mantenga esa informacion aparte de forma reconocible y no la conserve mas tiempo del necesario para la evaluacion y su liquidacion. Las facturas y los datos de pago en si entran en la contabilidad fiscal de siete anos y se van despues.
El historial de pedidos y entregas es util para la actividad, pero tambien aqui hay un limite. Una vez liquidada la relacion de suministro y pasado el plazo fiscal, la finalidad de conservar los datos detallados decae. Lo que aun quiera guardar para analisis conviene conservarlo anonimizado, de modo que ya no sea atribuible a una persona.
Antiguas bases de clientes y soportes
En un mayorista se acumulan a lo largo de los anos antiguas bases de clientes. Listas CRM exportadas, acuerdos de precio por cliente, albaranes en papel y un servidor de oficina antiguo o un soporte de copia con todo el historial. El papel no va al contenedor de papel abierto, porque una lista de clientes en la calle es una brecha de datos notificable. Y un disco duro viejo que tira conserva datos recuperables, incluso tras un reinicio.
Trate por tanto los soportes antiguos con el mismo cuidado que el papel confidencial. Un servidor, portatil o disco externo retirado con ficheros de clientes se destruye fisicamente, no solo se borra. Como separar el papel confidencial en la oficina y hacer que se retire con seguridad se explica en destruir papel confidencial en la empresa.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad fiscal, cuentas de clientes, datos de credito y bases antiguas.
- Trate los contactos como datos personales, incluso en una relacion B2B.
- Conserve la contabilidad siete anos por la obligacion fiscal.
- Depure las cuentas de clientes inactivas en cuanto termine la relacion comercial.
- Reuna lo que pueda irse en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
Los datos de clientes se destruyen de forma confidencial, porque contienen datos de contacto, de credito y de pago de sus clientes. El papel y los posibles soportes viajan precintados y siguen asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Un servidor de empresa antiguo, un portatil o un soporte de copia con ficheros de clientes tambien forma parte de ello.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir datos de clientes?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Creer que el B2B queda fuera del RGPD. Los contactos son simplemente datos personales.
- Conservar cuentas de clientes inactivas indefinidamente. Sin relacion comercial la base decae.
- Tratar los datos de credito como contabilidad ordinaria. Exigen una prudencia adicional.
- Borrar los soportes antiguos en lugar de destruirlos. Un reinicio deja los datos recuperables.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Cuanto tiempo debe conservar un mayorista los datos de clientes?
La contabilidad de compras y ventas, las facturas y los datos de pago entran en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Las cuentas de clientes y los contactos no se conservan mas tiempo del necesario para la relacion comercial y su liquidacion.
Puedo conservar antiguas bases de clientes para marketing?
No, no sin mas. Conserva una base de clientes para una finalidad. Si esa finalidad desaparece porque un cliente no pide desde hace anos, la base decae y depura el fichero. Conservar por si acaso no es una razon valida.
Los contactos profesionales tambien son datos personales?
Si. El nombre, el correo profesional y el telefono de un contacto pertenecen a una persona fisica y entran en el RGPD. Incluso en una relacion B2B, protege esos datos y los depura a tiempo.
Como destruyo datos de clientes y soportes antiguos conforme al RGPD?
De forma confidencial y con un certificado de destruccion. El papel viaja precintado y un servidor, copia o disco duro antiguo con datos de clientes se destruye fisicamente. La destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un mayorista trabaja con datos de contacto, de credito y de pago de cada cliente, entre la obligacion fiscal y el RGPD. Conserve la contabilidad de compras y ventas siete anos, trate los contactos como datos personales y depure las cuentas de clientes inactivas en cuanto termine la relacion comercial. Los datos de credito y de pedido no se conservan mas tiempo del necesario. Lo que pueda irse lo hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi cumple ambos marcos y protege los datos de sus clientes.
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