Inventario para tu solicitud de presupuesto: ¿qué debes aportar?
Quieres solicitar un presupuesto de destrucción de archivo, pero no sabes con certeza qué necesita saber el proveedor. Un buen proveedor puede dar una indicación de precio con poca información. Pero «poco» no es lo mismo que «nada». Esto es lo que conviene indicar, y lo que explícitamente no hace falta que averigües.
El conjunto mínimo
Con estos cuatro datos solemos poder dar una indicación de precio en 24 horas:
- Ubicación y código postal. Para la distancia de desplazamiento desde nuestra base en Ámsterdam.
- Volumen aproximado. Número de armarios, cajas o metros lineales. Lee cuánto papel cabe en un armario de archivadores para una conversión rápida.
- Tipo de soporte. ¿Solo papel? ¿O también hardware, discos ópticos, tarjetas de plástico?
- Puntual o recurrente. Lee sobre puntual frente a recurrente si tienes dudas.
El conjunto extra útil
No es obligatorio, pero afina el presupuesto:
- Nivel DIN deseado. Por defecto P-5; para datos personales especiales P-6.
- Documentación requerida. ¿Certificado estándar, o también reportaje fotográfico, lista de IMEI, lista de números de serie?
- Accesibilidad de la ubicación. Ascensor, aparcamiento, muelle o escaleras.
- Presencia en la ubicación. ¿Quién es la persona de contacto, qué días está presente?
- Plazos concretos. Para el cierre anual, para una mudanza, para una auditoría.
Lo que no hace falta que averigües
- Peso exacto. Nosotros facturamos después según el peso real; tu estimación es solo para el presupuesto.
- Separar a mano los distintos volúmenes. Se pueden mezclar; los repartimos en la ubicación si hace falta.
- Quitar grapas, clips y carpetas de anillas. Nuestra trituradora industrial lo procesa.
- Ordenar los documentos cronológicamente. No es relevante para la destrucción.
- Retirar las fundas de plástico. En la destrucción móvil entran con el resto.
La mayor pérdida de tiempo en las organizaciones que solicitan por primera vez es contar con exactitud. Una estimación en cajas es más que suficiente.
Solicitud de ejemplo (breve)
Hola, somos un bufete de abogados en Ámsterdam-Noord, código postal 1034. Queremos vaciar nuestro archivo de más de 7 años, unos 8 armarios de archivo más 4 cajas de mudanza. Solo papel, sin hardware. Puntual, sin contrato. P-5 por el secreto profesional. Disponibles en la semana 23 o 24. Agradeceríamos indicación de precio y primera fecha libre.
Nuestra respuesta: indicación de precio en 24 horas, primera fecha libre, y cualquier pregunta adicional.
Solicitud de ejemplo (detallada)
Hola, departamento de TI de una pyme en Hilversum, 1217. Queremos destruir: archivo en papel (unos 12 armarios), 80 HDD antiguos, 30 SSD, 200 memorias USB, 50 tarjetas de acceso, y una colección de CD/DVD de copias de seguridad anteriores a 2010. P-5 para el papel, H-5 para el hardware, E-4 para las tarjetas. Requisitos: certificado con lista de números de serie por HDD/SSD, lista de IMEI para smartphones (no presentes en este encargo), reportaje fotográfico para el lote de SSD (lo exige el contrato del cliente). Plazo: 30 de junio por una auditoría ISO el 1 de julio. Agradeceríamos un presupuesto con la clasificación DIN indicada por separado para cada tipo de soporte.
Nuestra respuesta: presupuesto detallado en 24 horas, con precio por tipo de soporte.
¿Quién es tu punto de contacto en la ubicación?
Indica en la solicitud quién es el punto de contacto el día de la ejecución. No tiene que ser quien solicita. El operario se presenta, pregunta por esa persona, y recorre el proceso con ella. El punto de contacto:
- Indica al operario el punto de recogida o los armarios de archivo.
- Confirma el alcance (qué sí, qué no).
- Firma el certificado.
- Tiene acceso al ascensor, las llaves y el muelle.
Comprobación previa del plazo de conservación
Antes de solicitar el presupuesto, asegúrate de qué puede destruirse. Repasa tu inventario con la cheatsheet de plazos de conservación RGPD para las reglas estándar. Para plazos específicos por sector (sanidad, abogacía, financiero) usa los artículos concretos. Los documentos cuyo plazo aún no ha vencido no entran en esta ronda.
¿Qué incluye nuestro presupuesto?
- Precio por unidad o por peso.
- Coste base de desplazamiento (fijo).
- Posible suplemento por requisitos específicos (reportaje fotográfico, intervención en fin de semana, clasificación de alta seguridad).
- Total previsto según tu estimación.
- Disponibilidad: las dos primeras fechas propuestas.
- Periodo de validez (normalmente 30 días).
Basta un correo breve. Nosotros hacemos el resto.
Escribe en unas líneas: ubicación, volumen, tipo de soporte, plazo. Te respondemos en un día laborable con indicación de precio y fecha.
Lee más sobre el servicio de recogida¿Listo para un presupuesto? Escríbenos a través de desnipperaar.nl. Respondemos en horario laboral con indicación de precio y primera fecha libre.