Gestion de aparcamiento: destruir datos de matriculas
Un operador de aparcamiento o gestor de garaje trata mas datos personales de lo que parece: matriculas via camaras LPR, imagenes de entrada y salida, solicitudes de permiso con direccion y vehiculo, abonos y datos de pago, y a veces una tarjeta de aparcamiento para persona con discapacidad. Una matricula con una marca de tiempo muestra cuando alguien estuvo en un lugar, lo que hace estos datos mas sensibles que un simple ticket. Esta guia muestra, por parte, que conserva, cuando puede irse y como destruirlo de forma confidencial.
La respuesta rapida: los datos de matriculas e imagenes se conservan el menor tiempo posible, las imagenes en principio un maximo de cuatro semanas. La gestion de abonos y la facturacion entran en los siete anos fiscales. Las solicitudes de permiso no se conservan mas tiempo del necesario. Lo que pueda irse lo borra o lo hace destruir de forma confidencial con un certificado.
Por que una matricula es un dato personal
Una matricula parece anonima, pero es rastreable a una persona y es por tanto un dato personal bajo el RGPD. En combinacion con una marca de tiempo dice mucho: cuando alguien vino y se fue, con que frecuencia, y por tanto algo sobre sus desplazamientos. Un operador que registra matriculas con LPR trata asi informacion sensible, aunque no haya un nombre asociado. Con los permisos se anaden la direccion, el vehiculo y a veces una tarjeta de aparcamiento para persona con discapacidad, y esto ultimo toca datos de salud.
El RGPD exige la limitacion de conservacion, y con los datos de matriculas e imagenes eso pesa mucho. No conserve estos datos mas tiempo del necesario para la transaccion de aparcamiento o un incidente concreto, y borrelos despues. Solo la contabilidad tiene un plazo fijo de siete anos.
Plazos de conservacion por parte
El plazo varia segun el tipo de dato. El resumen siguiente da la linea principal. Cuente el plazo fiscal desde el fin del ejercicio y los demas plazos desde la transaccion de aparcamiento.
| Parte | Punto de partida | Plazo |
|---|---|---|
| Facturacion y gestion de abonos | Obligacion fiscal | 7 anos |
| Datos de matriculas (LPR) | El menor tiempo posible | borrar tras la transaccion |
| Imagenes de entrada y salida | Conservacion limitada | en principio 4 semanas |
| Permiso y tarjeta de discapacidad | Direccion, vehiculo, a veces salud | mientras sea necesario, destruir fino |
| Sanciones y control | Hasta resolucion y prescripcion | ligado a la finalidad |
| Correspondencia y borradores | Sin obligacion | depurar de inmediato |
Use esto como orientacion, no como fallo juridico definitivo. En caso de duda sobre un caso concreto, consulte con su delegado de proteccion de datos o asesor. El lado fiscal esta en la obligacion fiscal de conservacion de 7 anos.
Borrar matriculas e imagenes
Para los datos de matriculas e imagenes, el borrado tras el plazo es la norma. Asegurese de que su sistema elimina automaticamente las matriculas e imagenes en cuanto la transaccion de aparcamiento se completa o el corto plazo expira. Las imagenes las conserva en principio un maximo de cuatro semanas, y mas tiempo solo si muestran un incidente concreto aun en tramite. Lee mas sobre ello en cuanto tiempo conservar las imagenes de videovigilancia.
Si las imagenes o registros estan en soportes fisicos, o una sustitucion de sistema libera equipos, borrar un archivo no basta, porque el dato queda en el disco. Haga destruir esos soportes de forma confidencial, para que no queden perfiles de desplazamiento en equipos amortizados.
Permisos y la tarjeta de aparcamiento para persona con discapacidad
Un permiso de aparcamiento o de residente contiene una direccion y datos de vehiculo, y una tarjeta de aparcamiento para persona con discapacidad toca datos de salud, que son datos de categoria especial. Mantenga esas solicitudes aparte de forma reconocible, permitalas solo a quien las necesita y destruyalas a un nivel fino una vez que el permiso ha expirado y no hay motivo para conservarlas. Asi evita que una montana de solicitudes de permiso con datos sensibles quede anos por ahi.
Como abordarlo en 6 pasos
- Divida los datos en contabilidad, matriculas e imagenes, permisos y control.
- Configure el borrado para que matriculas e imagenes desaparezcan automaticamente tras su finalidad.
- Trate los permisos y la tarjeta de discapacidad aparte y a un nivel de destruccion fino.
- Evalue los expedientes de control segun la resolucion y la prescripcion.
- Reuna el papel y los soportes antiguos en contenedores cerrados, no al contenedor de papel.
- Haga destruir de forma confidencial con un certificado y anotelo en su registro.
Destruir confidencialmente con certificado
El papel con datos de permisos y control y los soportes antiguos con datos de matriculas e imagenes se destruyen de forma confidencial, porque contienen perfiles de desplazamiento y a veces datos de salud. El material viaja precintado y sigue asi hasta la destruccion, de modo que la cadena queda cerrada. Las imagenes digitales las borra en el sistema, los soportes en los que estaban van para destruccion.
Despues recibe un certificado de destruccion con la fecha, la cantidad y el nivel. Ese certificado es su prueba ante el RGPD de que actuo con cuidado. Anote la destruccion en su registro de tratamiento. Recogemos en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam sin gastos de desplazamiento, trabajamos a escala nacional mediante rondas de recogida agrupadas y cobramos un precio fijo por caja o contenedor con ruedas. La entrega en persona no es posible, funciona con cita mediante recogida.
Quiere destruir datos de aparcamiento?
Indiquenos que tiene y obtiene un precio fijo. Lo recogemos precintado, lo destruimos al nivel DIN correcto y recibe un certificado para su expediente RGPD. Sin gastos de desplazamiento en un radio de 20 km alrededor de Amsterdam.
Solicite un presupuestoErrores frecuentes
- Conservar las matriculas indefinidamente. Una matricula con marca de tiempo es un perfil de desplazamiento y se conserva el menor tiempo posible.
- Guardar las imagenes demasiado tiempo. El plazo es en principio de cuatro semanas.
- Tratar la tarjeta de discapacidad como papel ordinario. Toca datos de salud.
- Desechar soportes de grabacion antiguos sin borrar. Las imagenes siguen en ellos hasta su destruccion.
- No guardar prueba. Sin certificado no puede demostrar la destruccion.
Preguntas frecuentes
Es una matricula un dato personal?
Si. Una matricula es rastreable a una persona y es por tanto un dato personal bajo el RGPD. En combinacion con una marca de tiempo muestra cuando alguien estuvo en un lugar, lo que hace los datos sensibles y exige un plazo de conservacion corto.
Cuanto tiempo puedo conservar las imagenes de camara de un aparcamiento?
En principio conserva las imagenes un maximo de cuatro semanas, mas tiempo solo por un incidente concreto aun en tramite. Despues se borran o los soportes de grabacion se destruyen.
Cuanto tiempo conservo los permisos de aparcamiento y abonos?
La facturacion y la gestion de abonos entran en la obligacion fiscal de conservacion de siete anos. Las solicitudes de permiso con direccion, vehiculo y a veces una tarjeta de aparcamiento para persona con discapacidad no se conservan mas tiempo del necesario para la finalidad.
Como destruyo datos de aparcamiento conforme al RGPD?
Borre los datos de matriculas e imagenes tras el plazo y haga destruir el papel y los soportes antiguos de forma confidencial con un certificado. La destruccion se anota en el registro de tratamiento.
Conclusion
Un operador de aparcamiento trata matriculas e imagenes que juntas forman un perfil de desplazamiento, mas permisos con a veces datos de salud. Conserve la contabilidad siete anos, borre las matriculas e imagenes tras su corto plazo y trate los permisos y la tarjeta de discapacidad aparte. El papel y los soportes de grabacion antiguos los hace destruir de forma confidencial con un certificado como prueba. Asi no conserva nada demasiado tiempo y protege los datos de desplazamiento de sus clientes.
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