Home › Kennisbank › Backupmedia bij de MSP
IT

Backupmedia bij de MSP: wie is eigenaar, wie vernietigt?

· 6 min lezen · DeSnipperaar

Bij veel MSPs stapelen de LTO-tapes, externe SSDs en USB-backupschijven op in serverracks en kasten. Ze horen bij cliënten, maar staan fysiek bij de MSP. Wanneer een cliënt overstapt, een contract eindigt of de bewaartermijn verloopt, komt de vraag: wie mag, of moet, dit vernietigen? En hoe leg je dat vast? Dit artikel beantwoordt die vraag praktisch.

Eigenaarschap: data versus drager

Maak onderscheid tussen juridisch eigenaarschap van de fysieke drager en AVG-verantwoordelijkheid voor de data erop. De drager zelf kan eigendom zijn van de MSP (inkoop, afschrijving). De data erop zijn vrijwel altijd eigendom, of in ieder geval verantwoordelijkheid, van de cliënt. Dat betekent: als MSP ben je verwerker in de zin van AVG art. 28, ook als de tape fysiek op jouw naam staat.

Gevolg: de cliënt bepaalt wanneer vernietigen mag, binnen de wettelijke kaders. De MSP voert uit en documenteert. Zonder schriftelijke opdracht of contractuele afspraak mag je geen cliëntdata vernietigen, zelfs niet als je de drager zelf gekocht hebt.

Verwerkersovereenkomst: de juiste clausules

Neem in de verwerkersovereenkomst met elke cliënt op:

Bewaartermijnen voor backups

Er is geen wettelijke bewaartermijn voor ‘een backup’ als zodanig. Wat je wel moet afleiden: de bewaartermijn van de onderliggende data. Een backup van loonadministratie valt onder zeven jaar fiscale bewaarplicht. Een backup van een ontslagen medewerker met uitgevoerd recht op vergetelheid moet binnen redelijke termijn verdwijnen, inclusief uit tape-archieven.

Dat laatste is lastig: als een cliënt een AVG-verzoek tot wissing krijgt, moet je ook de backup-tapes meenemen. Praktisch werken MSPs met rolling schemas van 6 weken of 3 maanden, waarna tapes worden hergebruikt of vernietigd. Langere archieven (jaarback-ups) krijgen aparte behandeling.

Degaussen versus schredderen

Degaussing (demagnetiseren) maakt magnetische tapes onbruikbaar, maar werkt niet op SSDs. Schredderen werkt op alles. In de praktijk:

Voor een MSP is een gemengde route praktisch: LTO via mobiele vernietiging (shredder), SSDs en disks in dezelfde sessie. Eerste keuze: één mobiel bezoek waarbij alle dragers door dezelfde wagen gaan.

Certificaat per cliënt

Belangrijk: groepeer dragers per cliënt, niet per batch. Wanneer de MSP tapes van vijf cliënten op één dag laat vernietigen, wil je vijf certificaten, niet één gecombineerd certificaat. Reden: elke cliënt heeft z'n eigen verwerkingsregister en moet kunnen aantonen dat juist zijn data vernietigd is.

DeSnipperaar werkt standaard met certificaat-per-opdracht. Je geeft bij intake aan welke dragers bij welke cliënt horen, en krijgt bijpassend gesplitste certificaten terug.

Cloud-exports en hybride backups

Backups van cliënten staan niet altijd op tape. Sommige MSPs exporteren naar cloud-object-storage en houden daarnaast een lokale tape-copy voor ramp-herstel. Vernietiging van de lokale kopie en bevestiging van cloud-deletion moeten beide geregeld zijn. Cloud-provider levert soms een soort bevestiging van deletion, maar de tape blijft fysiek aanwezig totdat je hem laat vernietigen.

Stapel tapes en losse dragers opgeruimd?

Wij rijden langs met de shredderwagen, vernietigen per cliënt en leveren gesplitste certificaten. DIN 66399 H-4 voor tapes, E-4 voor SSDs.

Vraag een offerte aan

Branchepagina

Meer praktijkinformatie over onze aanpak voor MSPs vind je op IT-dienstverleners & MSPs.

Klaar om de backup-kast leeg te maken? Vraag vrijblijvend een offerte aan. Geen contract, geen minimum.