¿Cómo elegir una empresa de destrucción de documentos fiable? La checklist de 12 puntos
Tirar papel confidencial no es difícil. Pero destruirlo de forma demostrable, segura y conforme al RGPD, y poder probarlo además ante un auditor o ante la autoridad neerlandesa de protección de datos, eso es un oficio. No todas las empresas que se llaman a sí mismas «servicio de destrucción de documentos» ofrecen el mismo nivel de seguridad, transparencia y certificación.
¿Cómo distingues unas de otras? Con estas 12 preguntas determinas si un proveedor hace de verdad lo que promete.
1. ¿Trabaja el proveedor con un contrato de encargado del tratamiento?
Esto no es opcional. En cuanto transfieres datos personales a un tercero, aunque sea de forma temporal y aunque sea para destruirlos, el RGPD (art. 28) obliga a un contrato de encargado del tratamiento por escrito (DPA).
Pregunta: «¿Puedes enviarme tu contrato de encargado del tratamiento estándar antes de hablar de una orden?»
Si un proveedor duda ante esto o dice que «no hace falta para destruir», aléjate. Más sobre la obligación del RGPD al externalizar lo lees en exigencias RGPD para la destrucción de documentos para pymes.
2. ¿Qué nivel DIN 66399 ofrece el proveedor?
La norma DIN 66399 determina cómo de pequeñas son las virutas tras la destrucción. El nivel P-4 es aceptable para documentos de oficina corrientes. El nivel P-5 es obligatorio para categorías especiales de datos personales (médicos, números BSN, copias de pieza de identidad).
Pregunta: «¿A qué nivel DIN 66399 destruyes el papel de serie?»
3. ¿Entrega el proveedor un certificado de destrucción?
Tras cada orden de destrucción debes recibir un certificado de destrucción con, como mínimo, fecha, cantidad, norma DIN aplicada y número de orden.
Pregunta: «¿El certificado de destrucción está incluido en el precio y puedes enviarme un ejemplo?»
4. ¿Se transporta tu material precintado?
Las empresas de destrucción profesionales transportan tus cajas o contenedores con un precinto numerado. Ese número de precinto figura en el albarán de recogida y en el certificado.
Pregunta: «¿Usas precintos numerados en el transporte y figuran los números de precinto en el albarán de recogida y en el certificado?»
5. ¿Cuánto tarda la destrucción tras la recogida?
En los mejores proveedores es en menos de 24 horas. Un almacenamiento intermedio más largo significa más riesgo. Incendio, robo, acceso no autorizado.
Pregunta: «¿En cuántas horas tras la recogida se destruye mi material?»
6. ¿Está el personal verificado?
Las empresas de destrucción serias trabajan con personal con VOG (certificado de antecedentes de conducta, Verklaring Omtrent Gedrag).
Pregunta: «¿Tu personal que ejecuta las órdenes dispone de un VOG?»
7. ¿Está asegurada la responsabilidad civil?
Pregunta: «¿Tienes un seguro de responsabilidad civil y cuál es el importe cubierto por siniestro?»
8. ¿Se factura sin recargos ocultos?
Recargos por combustible, costes de pedido pequeño, gastos administrativos, gastos de desplazamiento. Estas son las sorpresas más frecuentes.
Pregunta: «¿El precio indicado es todo incluido? ¿Hay recargos por combustible, gastos de desplazamiento o gastos administrativos?»
9. ¿Qué pasa con el papel tras la destrucción?
Los proveedores fiables lo retiran a través de socios de reciclaje certificados, de modo que el papel se transforma en material nuevo. Lee cómo funciona ese proceso de reciclaje en ¿qué pasa con el papel tras triturarlo?
Pregunta: «¿A qué tipo de gestor de reciclaje va el papel triturado?»
10. ¿Puedes presenciar la destrucción?
Pregunta: «¿Puedo, yo o un colega, estar presente o supervisar la destrucción?»
11. ¿Hace falta un contrato o puedes pedir por orden?
Pregunta: «¿Hay una compra mínima, una duración de contrato o un plazo de preaviso?»
12. ¿Con qué rapidez te atienden, también en caso de urgencia?
Ante una brecha de datos o una auditoría inesperada quieres que te atiendan en menos de 24 horas. Lee más sobre la destrucción en urgencia, cuándo y cómo.
Pregunta: «¿Ofreces destrucción en urgencia en menos de 24 horas y cuánto cuesta?»
La tarjeta de puntuación
Plantea estas 12 preguntas a cada proveedor que estés considerando. Una empresa que da una respuesta clara en los doce puntos tiene sus cosas en orden. ¿Un proveedor duda en más de dos de estos puntos? Entonces sigue buscando.
¿Quieres saber cómo puntúa DeSnipperaar en estas 12 preguntas?
Llámanos o consulta nuestros servicios y tarifas. Te damos una respuesta directa en los doce puntos.
Consulta nuestras tarifasPreguntas frecuentes
¿Qué es el sello CA+?
CA+ es un sello neerlandés para la destrucción de papel que impone requisitos a los contenedores de recogida, los medios de transporte y las ubicaciones de destrucción. No todos los proveedores fiables tienen este sello, pero es una señal positiva cuando está presente.
¿Es DIN 66399 lo mismo que CA+?
No. DIN 66399 es una norma técnica europea que define los tamaños de triturado. CA+ es un sello neerlandés para todo el proceso. Un proveedor puede cumplir la DIN 66399 sin tener CA+.
¿Debe una empresa de destrucción estar certificada en RGPD?
No existe un «certificado RGPD» legal para las empresas de destrucción. Lo que cuenta es que cumplan con un contrato de encargado del tratamiento, una seguridad adecuada, un certificado, personal con VOG y una protección demostrable durante el transporte.
¿Cómo sé si el personal tiene realmente un VOG?
Pregúntalo. Los proveedores fiables responden afirmativamente de inmediato. Las dudas o las respuestas evasivas son una señal de alarma.
¿Una oferta barata siempre es sospechosa?
No necesariamente. Pero si un proveedor es significativamente más barato, pregunta qué partes recorta. Un precio bajo sin contrato de encargado del tratamiento, certificado o transporte seguro no es un ahorro, es un riesgo oculto.
Conclusión
Elegir una empresa de destrucción de documentos no es una decisión de compra en la que el precio sea el único factor. Se trata del cumplimiento demostrable de tus obligaciones RGPD y de la seguridad jurídica que ofrece un certificado.
Usa las 12 preguntas de arriba como tu protocolo de compra estandarizado.
¿Comparar un proveedor? Llámanos o solicita un presupuesto a través de desnipperaar.nl. Te damos una respuesta directa en los doce puntos.