Microfilms, microfichas y cintas antiguas: soportes de archivo de antaño
En los archivos de empresa con más de 25 años de historia todavía aparecen: microfilms en latas metálicas, microfichas en carpetas de fichas, cintas DAT y VHS antiguas con grabaciones de dirección, a veces una colección de películas de 8 mm de una inauguración o un aniversario. Todos soportes pre-digitales con un contenido que aún puede ser sensible. Se pueden eliminar, pero no sin más en el contenedor de papel o de residuos. Este artículo describe cómo destruir estos soportes conforme a la norma DIN 66399.
¿Qué es qué?
Microfilm
Un rollo de película fotográfica de 16 mm o 35 mm, con documentos reducidos de forma secuencial. Un rollo de 30 metros contiene 600-2.400 páginas. Se usaba sobre todo en bancos, ayuntamientos, despachos de abogados y servicios de archivo en los años 60-90.
Microficha
Una tarjeta plana de plástico de 105×148 mm con una retícula de documentos reducidos. Una ficha puede contener 60-98 páginas, a veces más.
Cinta magnética (formatos antiguos)
- DAT (Digital Audio Tape): casete compacto para copias de seguridad, desde los años 90 hasta principios de los 2000.
- QIC y DLT: cintas de copia de seguridad más antiguas de entornos de centro de datos.
- VHS / Betacam: vídeos de dirección o de formación.
- U-matic y formatos anteriores: archivo de difusión.
- LTO de generaciones tempranas: sigue siendo cinta magnética. Lee sobre cómo eliminar cintas LTO para las generaciones más nuevas.
DIN 66399 para soportes pre-digitales
La norma reconoce para estos soportes la escala F (Film, para microfilm y microficha) y la escala T (Tape, para cinta magnética).
- F-3: partículas < 0,2 mm². Para películas generales con datos personales.
- F-4: < 0,1 mm². Para datos personales de categorías especiales.
- F-5 y superior: mayor finura para material clasificado.
- T-3: cinta destruida en fragmentos < 320 mm².
- T-4: < 30 mm².
- T-5: < 10 mm².
Para la mayoría de los archivos de empresa basta F-3 para las películas y T-3 para las cintas. Para archivos sanitarios, bancarios o de abogados elige F-4/T-4.
El microfilm es especialmente fino: un rollo de 30 metros contiene material legible suficiente para que, incluso en fragmentos a la mitad, siga siendo posible una reconstrucción parcial. No lo subestimes.
Método: no por la trituradora de papel
Importante. El microfilm, la microficha y la cinta magnética no van en una trituradora de papel. Tres razones.
- Diferencia de material. Las películas son celuloide o poliéster, no papel. Las cintas son poliéster con recubrimiento magnético. Una trituradora de papel no las procesa de forma fiable.
- Finura. La norma DIN F exige partículas por debajo de 1 mm². Las trituradoras de papel no llegan a eso.
- Contaminación. La cinta magnética y el celuloide no se mezclan con el flujo de reciclaje de papel.
Nosotros usamos una trituradora E/F/T independiente o una trituradora combinada de soportes duros que procesa estos materiales con la finura correcta.
Paso a paso
- Inventario: número de rollos de microfilm, número de carpetas de microficha, número de cintas.
- Clasificación por tipo: películas aparte de fichas aparte de cintas.
- Entrega en cajas o bolsas cerradas.
- Destrucción móvil en sus instalaciones o en nuestra planta según el volumen.
- Certificado con el número de unidades por tipo y la clasificación DIN.
Soportes especiales
Placas de vidrio y negativos
En algunos archivos todavía hay placas de vidrio (archivos fotográficos antiguos) o negativos de la fotografía pre-digital. Las placas de vidrio son frágiles y no se procesan en trituradora. Se muelen mecánicamente o se evacúan en un flujo de proceso seco aparte.
Tarjetas perforadas
En organizaciones con historia de TI anterior a 1990 aún te topas con alguna colección de tarjetas perforadas. Estas siguen la misma ruta que el papel confidencial habitual (P-3 es suficiente, P-5 para administración sensible).
Disquetes antiguos
Los disquetes de 3,5 y 5,25 pulgadas entran en la clasificación DIN T (equivalente a cinta magnética). Se pueden mezclar con otros soportes magnéticos en el mismo trayecto. No hace falta un procesamiento aparte.
¿Digitalizar primero o no?
Para archivos que quizá quieras consultar más adelante, digitalizar antes de destruir puede tener sentido. Existen servicios de microfilm a PDF. Ten en cuenta la decoloración y la unión por adhesivo de las películas antiguas. Para archivo que de forma demostrable ya no necesita consultarse (correspondencia antigua, expedientes obsoletos), destruir directamente suele ser la ruta correcta.
Para la prueba del plazo de conservación, consulta el resumen de plazos de conservación del RGPD.
¿Cuánto cuesta?
Los soportes pre-digitales suelen ser una parte pequeña de una limpieza total, pero más caros por kilo que el papel por el procesamiento aparte. Para la mayoría de los clientes es sensato incluir este flujo en un trayecto mayor de papel o de hardware. El sobrecoste se mantiene limitado y la cadena queda cerrada.
¿Microfilm, ficha y cintas antiguas? Combínalo con tu trayecto de papel.
Procesamos soportes de archivo pre-digitales en el mismo trayecto que tu papel confidencial. Clasificación DIN aparte por tipo en el certificado.
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