Multifunciones e impresoras: el disco duro olvidado al fin del leasing
La fotocopiadora del pasillo ya no es una fotocopiadora. Es una impresora de red con función de escaneo, fax, relé de correo, disco duro y, por defecto, un sistema Linux o de firmware que retiene los documentos un tiempo. Lo que a principios de los años 2000 empezó como una optimización operativa (almacenar las copias en búfer para ganar velocidad) ha crecido hasta convertirse en un archivador que nadie llama así. Y entonces llega el fin del leasing, y el proveedor se lleva el aparato. ¿Qué pasa con ese disco?
¿Qué hay en el disco duro de una multifunción?
- Archivo de escaneo: todos los documentos que pasaron por la función de escaneo, a veces guardados durante meses.
- Búfer de impresión: trabajos de impresión recientes en caché, con su contenido.
- Registro y contenido de fax: en aparatos con función de fax.
- Libreta de direcciones: direcciones de correo, contactos, a veces vinculación con Active Directory o Exchange.
- Datos de autenticación: quién escaneó o imprimió y cuándo, con su id de tarjeta o código de acceso.
- Vínculos con la nube: credenciales de «scan to OneDrive», «scan to Box», «scan to email».
- Firmware y archivos de configuración con ajustes de red, rangos de IP, a veces claves WPA.
Una multifunción media en una pyme de 50 empleados ve pasar en tres meses una cantidad interna de documentos equivalente a medio archivador lleno de papel.
¿Qué hacen las empresas de leasing con eso?
Las condiciones del leasing suelen ser imprecisas. Práctica estándar:
- El proveedor se lleva el aparato. Sin un paso de saneamiento separado por defecto.
- Reacondicionamiento para reventa. Al mercado de segunda mano, a menudo fuera de los Países Bajos.
- El disco duro se queda dentro salvo que se acuerde expresamente de antemano.
- Sin certificado de destrucción salvo como producto adicional de pago.
La pregunta «¿qué pasa con el disco duro?» casi nunca figura en una oferta de leasing estándar. Quien no la hace, no obtiene respuesta.
¿Qué hay que preguntar antes del fin del leasing?
- ¿Tiene el aparato un disco duro o SSD con almacenamiento persistente?
- ¿Hay una función de «data overwrite» integrada? Muchas multifunciones modernas la tienen, pero a veces no está activada.
- ¿Ejecuta la empresa de leasing ese sobrescrito antes de la recogida?
- ¿Recibo una declaración de saneamiento o un certificado?
- ¿Puedo sacar el disco duro y destruirlo yo mismo?
La respuesta a la pregunta 5 suele ser sí, a cambio del rescate del valor residual. Para multifunciones con datos de clientes o escaneos médicos suele ser lo más sensato.
Tres rutas para el disco duro
Ruta 1: sobrescrito integrado por el firmware del aparato
Muchas multifunciones (Canon, Ricoh, Konica Minolta, HP) tienen un kit de sobrescrito de datos que reescribe el búfer en cada trabajo, y una función de borrado de fin de vida que reinicia todo el disco. Cumple NIST 800-88 Clear, a veces Purge.
- Ventaja: sin un paso separado, sin coste, el disco se queda en el aparato para la reventa.
- Inconveniente: requiere la colaboración de la empresa de leasing para ejecutar de verdad el borrado y aportar prueba de ello.
Ruta 2: disco duro fuera, al reacondicionador (sin disco)
Un aparato sin disco duro tiene menos valor residual, pero ningún riesgo de datos. El disco duro va a un flujo de destrucción separado.
- Ventaja: certeza, ruta de destrucción propia para el disco duro.
- Inconveniente: cierta pérdida de valor residual, y no todas las empresas de leasing aceptan un aparato sin su disco duro original.
Ruta 3: aparato entero a la trituradora
Para los casos en que la organización no quiere ningún riesgo, o con multifunciones averiadas: el aparato entero triturado. Eso significa ningún valor residual de reacondicionamiento, pero ningún riesgo de datos.
- Ventaja: certeza al máximo nivel.
- Inconveniente: la opción más cara, sin valor residual.
¿Qué hacemos nosotros?
Hacemos la ruta 2 con más frecuencia. El cliente saca el disco duro en el viernes de IT previo al fin del leasing (la mayoría de las multifunciones tienen un tornillo para el panel de servicio, el disco duro con su cable SATA va simplemente en una bandeja). Vamos la semana siguiente y trituramos en DIN H-4 o H-5. La multifunción vuelve sin disco a la empresa de leasing. Lea sobre la mecánica de la trituración de discos duros en cómo se tritura un disco duro.
Especial para centros sanitarios
Las multifunciones por las que han pasado expedientes de pacientes piden DIN H-5. Eso significa en la práctica: ruta 2 (disco duro fuera) o ruta 3 (triturar el aparato entero). El sobrescrito por software es demasiado justo para los datos de la WGBO. Lea sobre los plazos de conservación generales de la WGBO.
¿Qué pones en el contrato de leasing?
Para los futuros contratos de leasing, añada un párrafo:
- A petición, el proveedor ejecuta NIST 800-88 Purge antes de la recogida, con declaración de saneamiento.
- O bien: el cliente retira el disco duro antes de la recogida, la empresa de leasing acepta el aparato sin disco con ajuste del valor residual.
- Sin recogida sin una ruta de datos acordada de antemano.
Retire el disco duro, nosotros hacemos el resto.
Planifique un trayecto antes de su fin de leasing. Trituramos el disco duro in situ en DIN H-4 o H-5, con certificado. La multifunción vuelve sin disco a la empresa de leasing.
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